Retrospectivas

Retrospectiva

A reunião de retrospectiva é a nossa BUSSOLA, a cada duas semanas de trabalho, a equipe se reune para ver de onde venho, onde esta e para onde quer ir. Precisa avaliar como trabalhou, se atingiu os objetivos, como melhorar, como ser mais feliz fazendo o que faz e como tentar executar com mais qualidade e produtividade, pois valor para o negócio também faz parte de nossos sonhos.

Algumas premissas básicas, ser uma reunião construtiva, com foco no futuro e não lavagem de roupa suja ou busca de culpados. Também é dar espaço, não podemos forçar ninguém a falar, deixe que o tempo e a maturidade no método se encarregue de achar a hora certa da equipe se abrir e falar as claras sobre suas dificuldades, acertos e erros.

Eu sou chefe escoteiro e tenho como premissa para manter a atenção, foco e criatividade, a necessidade de planejar eventos interessantes, com atividades variadas e atrativas, alinhadas a valores, crenças e objetivos. Por exemplo, não vá direto ao ponto, antes garanta a atenção, quebre o modelo-mental e “ligue na tomada”, comece com um quebra-gelo, um jogo rápido e divertido.

Exemplo de programação para uma retrospectiva

15′) Quebra-Gelo : Use uma bola ou rolo de fio de mão em mão em ordem aleatória e peça para cada um falar alguma coisa de sí, algo fora do usual, como “Hobbies?” ou algo da sua história profissional como “O que deixou passar e hoje não mais deixaria?” ou “O que topou e hoje não toparia?”;

15′) Valores : Coloque números de 1 a 5 no chão e pince algumas frases sobre os valores e crenças da empresa ou negócio, peça que para cada frase, cada um fique no índice de adesão, número 1 se não fazemos nada, até o número 5 para caso façamos muito o que a frase diz (ex:Resultado a qualquer custo!);

75′) Processo : Análise dos artefatos gerados durante o último Sptint (ciclo de desenvolvimento de duas semanas), como o quadro de tarefas, diagramas como burndown e story tracking, registros como a daily tracking, murais de lembretes para retrospectivas, etc, com o objetivo de identificar pontos de melhoria a partir daqui, com foco em valor, qualidade, produtividade e prazer em fazer. Deve-se registrar as sugestões e acordar alguns planos de ação, com data e responsável;

15′) Fechamento : Uma avaliação da reunião de retrospectiva que esta acabando, com feedback sobre seus resultados ou um jogo rápido onde cada um escreverá um ponto forte e um ponto a crescer em um colega, na mesma ordem realizada no jogo do início da retrospectiva.

10′) Revalidação do pacto : No final, podemos mostrar o pacto da equipe na parede e perguntar a cada um se incluiria ou excluiria algo, para então repactuar “o que queremos” e “o que não queremos”, fechando com uma frase de incentivo ao trabalho em equipe, aprendizado contínuo e resultados.

Não há e não deve ter um formato único, devemos nos esforçar para termos sempre um local e uma programação diferente, sempre que possível, de forma a permitir a quebra da rotina e do modelo-mental vigente. Se queremos inovação e engajamento, é preciso oferecer exatamente isto em nossas retrospectivas, não queremos nunca mais do mesmo.

Variado & Atrativo

Local – Já fizemos em um espaço equivalente a um mini-museu com a história da empresa, em uma sala de reuniões do último andar destinado mais a diretoria, em diversas salas de reuniões do TecnoPUC, ao ar livre, em uma sala de shaft de ar condicionados que a empresa colocou grama artificial, como se fosse um terraço, etc.

Dinâmicas – Há uma infinidade de modelos, técnicas e oportunidades a utilizar, como pequenos treinamentos para introdução de novos conceitos ou reciclagens, uso de games ou dinâmicas divertidas para fixação de conhecimento ou criando exemplos para que a equipe reflita e desafie-se a melhorar sempre mais.

Games – Há um site chamado http://tastycupcakes.org/pt, que possui uma infinidade de games e dinâmicas de fixação de conceitos ágeis, alguns de alguns minutos e outros muitos para mais de uma hora, é só uma questão de usar com sabedoria. Tem os de fixação de conceitos de Kanban, de daily, de planning, de iterações, de métricas, de user stories, tem de tudo, para todos gostos.

Café – Uma opção que surtiu um efeito muito legal de integração é realizar um café coletivo cedinho pela manhã, em que cada um traga alguma coisa e coloque na mesa, oportunidade para os que gostam de fazer em casa um bolo ou biscoitos. Durante o café, aproveitem e coloquem um assunto divertido, para que cada um se posicione, tranformando o próprio café no quebra-gelo.

Quadros com diagnóstico, desejos e planos de ação

Prepare um quadro em que as sugestões, diagnósticos e planos que emergirem durante a retrospectiva fiquem registrados e que depois possam ser mantidos a vista, podendo ser em diferentes formatos, podemos usar um “Scrum Board” [to do-doing-done], ou um grande quadrado riscado na horizontal e vertical, com quadrantes para visualizar o índice de crença e execução dos ítens analisados, com 5 linhas – pessoas, ambiente, ferramentas, método e produto – etc.

A recomendação é que o quadro de diagnóstico, desejos e planos de ação, da forma como foi montado durante a retrospectiva sejam afixados junto as mesas de trabalho do time, para que não sejam esquecidos e sejam usados a favor de um bom ambiente e da melhoria contínua, pessoal, profissional e metodológica em prol de melhores resultados para o ecossistema e negócio.

Na prática, tudo é para trazer todos de corpo e alma para esta discussão, é debater e criar micro-planos de ação para todas as oportunidades de melhorias que venham a ser levantadas pela equipe, sem preconceitos ou filtros, desde o aspecto inter-pessoal, ecossistema, metodológico e entrega de valor ao negócio.

Depois de concluir aqui, leia “Retrospectivas ao ar livre“, conheça algumas de nossas “Dinâmicas para Retrospectivas” e entenda melhor as radicais diferenças filosóficas e posturais entre “Retrospectiva e Daily“.

“Percurso de Gilwell”

No escotismo há um treinamento aos jovens chamado “Percurso de Gilwell”, onde o jovem vê na bússola o azimute (angulação) a seguir, registra dados do entorno e estima a distancia a ser percorrida, para então ir até lá, medindo seus passos e, ao chegar, registra e define novo objetivo a partir de novo Azimute.

Desta forma, cada jovem, aferindo e ajustando seu trajeto, terá ao final de alguns kilometros, dados suficientes de reconhecimento do local, para desenhar um mapa do percurso e entorno, com grande exatidão e riqueza de detalhes.

Traço aqui uma analogia entre um Sprint (2 semanas de desenvolvimento) e um trecho do “percurso de Gilwell”, tem-se um objetivo, estimativa, velovidade, métrica e dados adicionais sobre o entorno, mas o importante é que a cada trecho, afere-se e faz-se a correção e definição do novo objetivo, com novo azimute, estimativa, velocidade, métrica e complementos, um trecho por vez, até concluir todo o percurso e assim ter condições de montar o mapa completo.