Getting Things Done – David Allen

Getting Things Done (GTD) é um método de gerenciamento de tempo proposto no livro homônimo de David Allen. A base é organizar e realizar uma coisa de cada vez, aquilo que tem mais valor e não perder tempo ou gerar stress com aquilo que não será feito agora ou ainda está por definir.

Faz lembrar Effectuation da profª Saras, antes de ir atrás de planos dependentes que vão gerar desperdício, retrabalho, ou parar aguardando informações, comece gerando valor com aquilo que está ao seu alcance e dos seus parceiros, isto gerará uma visão positiva sobre a parte e o todo.

David Allen propõe algo racional com ciclos de revisão, para não se preocupar com aquilo que não pode ser iniciado imediatamente. Sua filosofia, ou perspectiva, diz é preciso focar no que é possível e factível, antes de ficar se enrolando com o que está enrolado.

Neste sentido, também nos faz lembrar o conceito de Definition Of Ready da comunidade Scrum (não conta até o momento do Scrum Guide), posto que para algo poder ser feito é preciso que tenha um mínimo de entendimento e especificação que o torne factível sem tanto desperdício e retrabalho.

O site do David Allen é https://gettingthingsdone.com/

Na proposta do autor, é preciso manter filas para redistribuir ou relegar aquilo que não está pronto para ser feito, de forma a retirar do dia-a-dia o que gera stress sem gerar valor. Assim, ele propõe passos para se auto-organizar em relação a prioridades e foco:

É preciso capturar as pendências, esclarecer sua qualidade e prioridade, organizá-las em listas para então refletir, desapegar e engajar-se no que mais importa, uma coisa por vez.

Vale para tudo, tem a ver com auto-facilitação, posto que ele recomenda que frente a cada compromisso, como uma reunião, é preciso entender o seu papel e contexto frente a ela, para estabelecer o valor (slogan), a timeboxe e decidir como gerar o máximo com o mínimo de esforço.

Ainda mais alinhado, ele propõe que dediquemos 15 minutos antes de iniciar algo para mapear e apropriar-se do contexto, tempo e esforço necessário, o que me faz lembrar da técnica dos 7 minutos no início de cada dia para limpar a pauta, comunicar e focar naquilo que mais gera valor.

A seguir as listas propostas por ele, base da sua perspectiva em gestão do tempo, desapegando daquilo que não está na pauta imediata, além destas há uma 7ª que diz respeito a um repositório de dados, informações, conhecimentos, desafios que compõem um banco de ideias, não são tarefas.

  1. Tarefas de projetos normalmente estão vinculadas a outras tarefas;
  2. Caixa de entrada é tudo aquilo que é avulso e demanda mais de 2 minutos;
  3. Próximas ações são aquelas que não tem prioridade ou data de entrega;
  4. Agenda ou calendário estão aquelas com data marcada;
  5. Lista de espera são as que foram delegadas a outros;
  6. Algum dia talvez, quem sabe.

Finalmente, estabelecer algo como ciclos de PDCA, o que é previsível, ele propõe ciclos constates de revisão, no início de cada dia, no início de cada semana, porque as coisas mudam ou podem mudar, logo, possuem riscos e oportunidades que não podem ser desprezadas.

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