A técnica de priorização conhecida como Matriz RICE, acrônimo de Reach, Impact, Confidence, and Effort, é usada para avaliar e priorizar projetos, ideias ou iniciativas com base em quatro fatores-chave: Alcance, Impacto, Confiança e Esforço.
Com outras técnicas, como as matrizes GUT, RAB, 2×2 e Eisenhower, são opções aderentes a priorização em determinados contextos. O modelo RICE ajuda equipes a tomar decisões sobre quais iniciativas seguir, quantificando o valor potencial de cada projeto.
Ele foi desenvolvido pela equipe de produto da Intercom para enfrentar os desafios de priorizar ideias concorrentes de maneira eficaz. Os Quatro Fatores-Chave estão abaixo descritos:
1°) Alcance (Reach): Mede quantos usuários ou clientes serão afetados dentro de um período específico de tempo. Por exemplo, se esperamos que um recurso impacte 1.000 usuários (pode ser em um dia, semana, mês, trimestre, etc). Esse fator ajuda as equipes a entender o público beneficiado e avaliar o impacto potencial de suas iniciativas;
2°) Impacto (Impact): Avalia o efeito da iniciativa sobre os usuários ou sobre o negócio. Pode ser medido em termos de otimização de um processo (horas salvas), aumento de receita, redução de custos, etc. O impacto pode ser quantitativo ou usar uma escala comparativa de 3 ou 5 pontos (ex: 3 para impacto massivo, 2 para médio impacto, 1 para impacto médio);
3°) Confiança (Confidence): Representa a certeza das estimativas de Alcance e Impacto. É baseada em dados de apoio e pode ser classificada como 1 para alta (100%), 0.8 para média (80%) ou 0.5 baixa (50%). Uma confiança maior indica evidências mais fortes que apoiam a iniciativa, com dados que a corroborem ou se bseados apenas em opinião;
4°) Esforço (Effort): Mede os recursos, tempo ou trabalho necessários para implementar a iniciativa. Em software, por exemplo, inclui o ciclo completo até a entrega, como análise, desenvolvimento, testes e estabilização. Pode ser em custo, tempo ou recursos, como pessoas-mês, custo baseado em horas/pessoas ou métricas similares.
O objetivo é criar um ranking baseado em RICE = (R × I × C) / E. Esta fórmula multiplica as pontuações de Alcance (Reach), Impacto (Impact) e Confiança (Confidence) … este total é dividido pelo Esforço (Effort) para fornecer uma pontuação única a cada iniciativa.
A comparação entre os totais das iniciativas gera um ranking, classifique os projetos com base em seus totais RICE para determinar quais iniciativas devem ser priorizadas. É normal termos vários totais iguais, onde aplicamos critérios de desempate, como cronologia, riscos envolvidos ou experiência calibrada (debate seguido de decisão).
Estabelendo um processo colaborativo de priorização, o principal benefícios da RICE é a decisão baseadas em dados, evitando a intuição ou decisão por impulso individual. Também aumenta a clareza e alinhamento entre equipe e partes interessadas, alinhando expectativas a restrições e impacto. As decisões alocam recursos maximizando o valor gerado por elas.
Um exemplo prático aplicado da Matriz RICE em iniciativas de automações, com vistas a otimização de processos, é o número de 10 profissionais beneficiados, salvando (reduzindo) 20 horas/mês por profissional beneficiado, com uma confiança de 80% (pois temos poucos dados comprobatórios). Finalmente, a TI orçou seu desenvolvimento em 0,5 mês (meio mês).
Na planilha abaixo a esquerda, temos os números para R*I*C, que são de alçada da área demandante/impactada, gerando um total parcial composto por Alcance, Impacto e Confiança. A planilha a direita inclui o cálculo de esforço a partir da estimativa realizada por profissionais de tecnologia, permitindo o score final calculado pela divisão de RIC por E (esforço).
A partir do cálculo completo da Matriz RICE é possível estabelecer um ranking final ou usar suas variáveis para o cálculo de ROI (Retorno sobre Investimento ou Taxa de Eficiência Financeira) ou PayBack (tempo para retorno do investimento). Importante destacar que o ranking da RICE, de ROI ou Payback podem gerar variações na priorização … é uma escolha consciente.
Ilustrativamente, de forma bastante simplificada, podemos ter um ROI básico multiplicando RIC pelo valor/hora/médio dos profissionais beneficiados e E (esforço) pelo valor/mês/médio dos profissionais de projeto. Com o cálculo do ROI, podemos também calcular o PayBack Simples dividindo o Custo pelo Ganho.
Obs importante: É claro que o cálculo de ROI e PayBack acima é uma ilustração didática demonstrando que a Matriz RICE pode ser um passo explícito em direção ao cálculo de ROI e PayBack. O exemplo não indidualiza a relação horas/pessoa pelo seu valor, nem outros ganhos, da mesma forma nos custos diretos ou indiretos além do valor/pessoa médio.
Jorge Horácio "Kotick" Audy 