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Alguns canvas que podem acelerar um debate sobre priorização

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E que tal um canvas básico para priorização, usados principalmente para acelerar os insumos para debate, alinhamento e organização de ideias. Levantamentos prévios e brainstorming modelam rapidamente um canvas de forma colaborativa, para então iniciar o mais importante, o debate e argumentações necessárias para convergir e co-criar um ranking de possibilidades.

A riqueza no uso de canvas como aceleradores nos mantém focados no melhor tempo possível para debate, justificativas, contraditórios, um item que inicialmente aparecer no quadrante ideal não garante resignação, mas materializa um mapa visual que em muito facilita o debate, opinião, argumentação e tomada de decisão baseado em estratégia, objetivos, forças e oportunidades.

Lean Project Canvas

Lean Project Canvas foi proposto por Brad Swanson com o objetivo de criar um artefato que facilitasse a priorização de portfólios sob um mindset ágil e visual de proposta de valor para o negócio. Não uso todos os campos, mas caso-a-caso selecionamos quais fazem sentido e montamos uma ficha simplificada que torna mais fluido …

O lado esquerdo do canvas trata de percepções de mercado, enquanto o lado direito diz respeito a produto/serviço. A análise quantitativa de valor para o negócio e custos se utiliza de uma série parcial de Fibonacci, o que acaba permitindo uma leitura transversal comparativa entre pontos de Valor para o negócio e de Custo.

lean-project-canvas-1

Matriz de Priorização

No canvas de priorização temos um eixo cartesiano representado pelos potenciais benefícios e a facilidade de implementação, considerando-se que em meio ao processo de mapeamento os projetos maiores são fracionados e tornam-se programas, contendo MVPs e Releases, considerando validação e antecipação de valor, pela validação de hipóteses ou geração de negócios.

As 5 forças de Porter

Michael Porter propôs uma análise de negócio e mercado através de uma avaliação das forças contextuais que podem afetar a capacidade de uma empresa ganhar e reter seus clientes. Assim, propôs uma análise do microambiente, em um mapa de intensidade competitiva, diretamente relacionada à lucratividade: Poder de negociação dos clientes – Tamanho do mercado, Dimensionamento por compra, Diferenciais entre competidores, Sensibilidade ao preço, Custo e habilidade na troca; Poder de negociação dos fornecedores – N° e porte dos fornecedores, Singularidade do produto/serviço, Custo da mudança, Habilidade em trocar; Risco de novos competidores – Tempo para entrada de novos, Custo de entrada, Economia de escala, Barreiras de conhecimento para entrada, Barreiras tecnológicas; Risco de substitutos – Tendências de mercado, Probabilidade de inovação, Riscos tecnológicos e (In)satisfação com a solução atual; Competitividade do segmento – Número de competidores, Competências essenciais, Diferencial competitivos, Variação de preços, Lealdade dos clientes.

Matriz ANSOF

Mais uma técnica ancestral, na sua origem é uma técnica para planejamento estratégico de marketing, mas assim como outros tantos, os classifico como poderosas dinâmicas para aquecimento neural, como estabelecer uma discussão e brainstorming relativo a exploration x exploitation – ANSOFF, H. I. (1957), Strategies for Diversification, Harvard Business Review, Vol. 35 Issue 5, Sep/Oct.

Matriz-ANSOFF

3 horizontes da McKinsey

Baghai , Coley e White em 2000 propuseram o modelo dos Três Horizontes, permitindo que a gerência sênior visse como seria uma organização realmente ambidestra, no conceito de que empresas precisam executar modelos de negócios existentes e simultaneamente inovar, alavancando a visão de distribuição e preparação para o futuro, valorizando um equilíbrio entre produtos e programas estáveis e de inovação.

Matriz BCG

No canvas de mercado proposto pela Boston Consulting Group, temos um eixo com a percepção de nossa participação de mercado e outro com as perspectivas de expansão e crescimento deste mercado. No canvas clássico com quatro quadrantes, incluo frequentemente mais dois para enquadrar e visualizar ideias, possibilitando mapear produtos e serviços, tanto quanto discutir nossa estratégia.

Uso o canvas abaixo para mapear os produtos e serviços de interesse da empresa para um evento de alinhamento, debate e priorização de portfólio de programas e projetos, como todos os outros, o objetivo é servir de base para os debates, argumentações e tomadas de decisão para priorização e sequenciamento, confirmando os projetos em curso ou alterando-os.

Matriz RAB

Priorização exige percepção de valor real e contextual, por isso um canvas escolhido pode ajudar a visualizar o todo, são técnicas inquestionáveis em situações de baixo controle sobre prioridades e tempo, proporcionando o estabelecimento de critérios iniciais, que podem evoluir caso já tenhamos um modelo mental que realize formal ou informalmente este exercício, de forma periódica e sempre que necessário.

RAB e GUT são bem ortodoxas, ainda lembradas por algumas pessoas, mas que ao contrário dos modelos visuais simplificados hoje bastante difundidos, geram um sentimento de complexidade e rigidez devido a ter muitos campos numéricos e tal, reflexo de uma época em que valorizava-se mais números e sofisticação que artefatos mais leves e fluidos, coloridos e visuais.

RAB

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2020 já está valendo, melhor revisar sua estratégia, portfólio e estrutura

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Nos últimos anos tenho com frequência me envolvido com eventos para organização de portfólios e programas, algo que proporciona a todos os envolvidos uma oportunidade de exercitar um debate bem mais amplo do que um produto ou projeto. Partimos sempre de um alinhamento de missão e visão, debatemos propósito e direcionadores estratégico, para então esclarecer o mapa de programas, projetos e iniciativas.

Não importa se é uma startup que iniciou com uma única ideia, uma empresa P, M ou G, todas merecem ter um mapa estratégico que materialize ideias, planos e execuções em portfólio, sub-portfólios, programas, banco de ideias. Se inexistem projetos grandes como existiam no século XX, mas sim programas que representam todos os MVP’s, MMP’s, releases, é preciso ter uma única visão daquelas mais importantes.

Nunca um planejamento é igual ao outro, sempre depende das características da empresa, pessoas envolvidas, por isso exige um levantamento prévio de informações sobre estrutura e planos, para assim organizar o material e abordagem. O ano de 2020 está aí, melhor iniciar com um alinhamento estratégico, com um brainstorming entre os principais interessados para convergência entre objetivos e execuções.

1. Preliminares

Tudo inicia com uma reunião prévia e um pacto, seguido de um breve trabalho de resgate, pesquisa e organização, mapeando o 5w2h do portfólio que queremos, definir quem são os envolvidos, onde estão as informações disponíveis, como organizar e o que precisamos para nos reunirmos com sucesso, o que temos sobre portfólio, sub-portfólios, programas e projetos em 5 status – recentemente entregues, em curso, próximos aguardando para iniciar, backlog e novidades. Também faz parte a proposta de uma agenda e programação para o planejamento.

Há dois grandes aspectos a serem levantados nas preliminares, a estrutura e portfólio, pois saber qual o organograma, times, squads ou esteiras é tão importante quanto saber no que estão trabalhando e irão trabalhar. Uso muito aqui a representação fantástica do PMRank do Ricardo Vargas, é preciso saber a estratégia, os filtros, estabelecer o funil, conhecer as esteiras atualmente disponíveis em suas características e dimensionamento para garantir a melhor distribuições e resultados práticos.

2. Planejamento

Reunir as pessoas necessárias e compatíveis ao desafio, em uma programação que gere um grande alinhamento estratégico, apresentação dos levantamentos realizados, sempre dou preferência para montar este mapa em uma parede, oportunizando momentos para debate e brainstorming, validação, ranqueamento e sequenciamento dos principais itens nos 5 status propostos. Algumas vezes (não é exceção), a estratégia não esta clara e a construção de direcionadores ou objetivos estratégicos para o ano, semestre ou mesmo trimestre é necessário.

o sequenciamento básico é uma boa abertura com as boas-vindas, provavelmente contando com um quebra-gelo seguido por um alinhamentos e uma fala significativa do sponsor ou stakeholder, com frequência o presidente, VP ou um diretor, temos então a apresentação da situação atual, usualmente por pasta, diretoria ou área em seus 5 status, as vezes com foco mais no que está em curso e próximos, talvez com algumas propostas de mudança ou não, depois um debate, ranqueamento, sequenciamento e esclarecimento de próximos passos.

3. Iterativo-incremental-articulado

Desde o início vamos pactuando como criar ou resignificar ciclos de acompanhamento e tomadas de decisão, de forma a manter o portfólio vivo, sendo debatido em sua execução e oportunizando adaptações e ajustes se necessário para aproveitar ao máximo abordagens ágeis, ao mesmo tempo top-down e bottom-up, decisões de negócio e estratégia, por outro efeitos positivos e eventualmente negativos da execução.

Os três passos são essenciais, uma preparação adequada para não confiar na memória e improviso criativo, o alinhamento e organização do portfólio geral ou parcial, a garantia de uma agenda recorrente de acompanhamento, garantindo o melhor aproveitamento deste modelo. A partir daí é PDCL, Kaizen, Scrum, Kanban, seguir ciclos de execução que antecipe a entrega de maior valor e aprendizados.

O modelo mental a consolidar vem do Lean Startup, Design Thinking, Service Thinking, Human Centered Design, … manter ciclos vivos de aprendizado e melhoria, busca por entrega do principal e maior valor a cada passo, aproximando-se ao máximo das partes envolvidas, como clientes, stakeholders, equipes, parceiros, antecipando validação de hipóteses e uma visão holística do todo e partes.

Times são um reflexo de suas pessoas

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As margens do rio Pinheiros, iniciamos as 7h30AM para preparar a sala para receber mais de 100 profissionais de uma área de apoio estratégica ao atendimento, comercial e pós-vendas de nossa maior Telecom.

Kits com cadernos e canetas da empresa e da Sputnik, sala lindona, cadeiras dispostas inicialmente em auditório e contagem regressiva para instaurar o caos, formar times, abrindo espaços e dispondo material.

Material básico para os 8 exercicios práticos e dinâmicas para fixação que acontecerão durante 4 horas, 2 pela manhã e 2 a tarde. Folhas A3 e A4, alguns pré-impressos, muitos postits e canetinhas.

Que comecem os jogos, boas-vindas, alinhamento estratégico e vamos nós … paradigmas de mercado, fundamentos essenciais para gestão do tempo, organização, aceleradores, etc, small project philosophy e fracionamento.

Até o final da manhã tivemos um quebragelo, exercicios de entendimento, brainstorming e facilitação. Antes do almoço trocamos para uma sala maior, com mesas, vista, balanços, … 🙂

A tarde, auto-conhecimento, pessoas e carreira, da roda da carreira a value proposition. Após teorias e praticas sobre desenvolvimento humano, uma discussão e praticas sobre modelagem de times de alta performance.

Ao final, muito sobre conexões, debate e exercicio sobre redes e gestão do conhecimento. A tarde, logo após o almoço, bate aquela letargia, mas rolou tudo bem até o fim, ao perguntar sobre insights quase todos levantaram as mãos.

Na pratica, menos de 4 horas, com boas-vindas, apresentação, quebra-gelo, troca de sala, mesmo assim uma adesão total aos exercicios praticos, trabalhos e debates em grupo. Foi um sucesso, do inicio ao fim.

A equipe de organização foi ótima, um evento para mais de 100 é uma experiência fascinante, e foi melhorando durante o dia. A métrica são sorrisos, cabeças acenando positivamente na medida que novas tecnicas são experimentadas.

Sempre com muitos insights sobre outras formas em alguns momentos, na parceria com o João e Raíssa, mas acima de tudo o sentimento de ver a todo momento anotações, brilho nos olhos, cenários futuros de mudanças.

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Vem aí mais uma edição da Geração DUX

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O programa Geração DUX para desenvolvimento de lideranças tem turmas anuais com teoria, promove vivência, treinamentos, oficinas, visitas e contatos que fomentam a preparação de novos líderes, inspiradores, com atitude, pautados pela ética e pertencimento a uma sociedade mais justa e sustentável. Quem promove o programa é a Fundação Gerações.

A “Fundação Gerações” é uma organização sem fins lucrativos, com foco no terceiro setor gaúcho. Como meio, apoiar projetos de valor social por meio de fundos de investimento e pela formação de jovens líderes – http://geracaodux.com.br –  apoio institucional do CIEE/RS, UniRitter e Instituto Jama, mantenedoras como AES Sul, Gerdau, Vonpar e FMSS.

Em 2019 tive o privilégio de poder compartilhar um workshop para a galera, conhecer cada um é uma aventura, não há nenhum padrão previsível, área de atuação, curso, mas um perfil apaixonante a procura de conhecimento e muitos com históricos de voluntariado e compartilhamento desde cedo, buscando ali novos saberes que igualmente repassarão.

A edição 2020 ainda está aberta para inscrições e selecionará turmas que debaterão uma grande amplitude de conhecimentos e participarão de diferentes vivências, com o intuito de desenvolverem diferentes hard e soft skills, incentivando o desenvolvimento de jovens líderes para o mundo melhor que queremos.

Dá uma olhada nos dois vídeos abaixo, um sensacional sobre a edição 2018 e algumas dicas com Fernando Schüler:

Qualquer profissional que não seja filho de chocadeira (*) deveria compartilhar e divulgar iniciativas como essa, qualquer um que tenha jovens na família, filhos de amigos, vizinhos, … deveria fazer chegar esse tipo de oportunidade e outras tantas como S2B, S2BA, Aceleradora de equipes do CI do TecnoPUC, Torneio Empreendedor, Arduino Day, TecnoPUC Experience, uma edição de Startup Weekend na sua cidade, …

É triste quando comento, ouvir de jovens que eles não ficaram sabendo a tempo, por um lado eles precisam aprimorar seu networking, por outro me pergunto que tipo de exemplo são seus pais, tios e adultos de seu atual networking, que ao ver algo sensacional para eles não se preocupam em compartilhar, cita-los em posts ou comentários, … alguns chegam a curtir, mas é algo mecânico, porque curtiram e não se deram ao trabalho de fazer chegar aos seus.

Filho de chocadeira é uma expressão regional quando o pinto nasceu sozinho, aprendeu a se virar sem vínculos e por isso não tem habilidade alguma em pensar em ajudar os seus, reproduzir o carinho e atenção que (não) recebeu quando nasceu dentro de uma chocadeira … Chocadeira é uma máquina para fazer chocar ovos …

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Primeiro workshop Toolbox 360° pocket de 4Hrs em 2020

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Uma noite de Toolbox 360° em um workshop pocket de 4hrs na sala multiuso da área 51 … falamos muito de Team Building, desde o individual, carreira, com destaques para equipes e conexões, passando por lideranças … a galera entrou na brincadeira e rolou muita interação \o/

Pra quem não conhece a área 51, é um ecosistema de inovação e empreendedorismo nos altos da Lucas de Oliveira, no antigo prédio do seminário Concórdia, onde está a sede de algumas empresas beeeeem conhecidas dos Gaúchos 🙂 http://www.aarea51.cc/

O workshop completo tem 9Hrs, mas o desafio era passar o recado em 4Hrs, sem perder a sua essência e conteúdo essencial, focado em Team Building, desenvolvimento humano, sinergia e facilitação. A base é o profissional do século XXI, paradigmas, alguns jogos e alegorias didáticas, mas muitas técnicas para auto-conhecimento e melhorias cotidianas.

Receita: Uma sala instigante, multiuso, com sofás, mesas e mesinhas, cadeiras e poltronas, três projetores, ar e iluminação mais que variada e com oportunidades, uma galera que após um bom quebra-gelo, divertido e inusitado entraram no jogo e muita inetração. Uma apresentação bem provocativa e chamativa, temas interessantes e 100% alinhados a vida de todos 🙂

  • Mercado, organizações, paradigmas, expectativas;
  • Fundamentos de gestão do tempo, grupo, técnicas;
  • Planejamento de carreira, auto-conhecimento, metas;
  • Senso de time, desde a modelagem a ciclos Kaizen;
  • Liderança, suas prerrogativas e perspectivas;
  • Conexões, redes intra e inter, gestão do conhecimento.

No meio de tudo isso, exercícios práticos variados, o jogo Desafio Toolbox, a técnica Toolbox Wall, muitos debates e colaboração, diferentes provocações e sugestões entre presentes para solucionar desafios propostos por eles, coisas da vida real, problemas e ideias. A prática de fracionamento, valoração, priorização e planejamento.

Foi muito legal, pretendo fazer mais destes pockets por aí, semana que vem, dia 18 será em SP para mais de cem pessoas de uma Telecom, 4Hrs novamente, sempre com novos desafios, ajustando a cada empresa e suas expectativas, conforme sua realidade e momento … depois compartilho aqui como rolou o segundo pocket de 2020, ok.  o/

Há alguns anos já tinha sido convidado a ir na área 51 e na época o foco era metodologias ágeis, em especial Scrum, foi um dia inteiro, 8Hrs de fundamentos, princípios ágeis, Scrum, Kanban, Lean. Ontem perguntei quem estava presente naquela oportunidade e algo em torno de uns 40% estavam ali novamente … duas vezes? Ou gostaram ou é karma!

O workshop e jogo possui personagens, muito chique, criados pela Luisa Audy, a partir deles temos os vídeos animados de divulgação e tutorial, que foram feitos pela Luisa e o de baixo pela AnimaPocket da Adri Germani, parceira na organização e realização de vários TecnoTalks:

 

Modelos ancestrais de melhoria contínua valem para todos

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Venho me dedicando a apoiar profissionais, times e empresas a repensarem a forma de trabalhar, esse desafio me induz a ampliar mais e mais minha caixa de ferramentas em todos os sentidos. Por outro lado, quanto mais se ampliam as opções, mais os alicerces são os mesmos, como a filosofia Kaizen e o ciclo de Deming, ou Schewhart.

PDCA e Kaizen é tipo uma volta a origem, pequenas iterações evolutivas – planejando (Plan), executando (Do), acompanhando (Check) e aprendendo (Act ou mais recentemente Learn, PDCL). Se pensarmos em métodos ágeis, tudo e todos estão baseados neste conceito básico e essencial, se pegarmos tudo o mais que hoje se destaca, idem.

PDCA é uma metodologia pétrea

O Ciclo de Deming, ícone de uma filosofia aplicada a empresas, grupos e pessoas, que quase escoteiramente tem o bordão “Aprender fazendo!”. A seguir uma imagem, ela é melhor que mil palavras, eu estava brifando cada passo, mas me dei conta que ficaria muito longo, para cada estágio do ciclo tenho uma dezena de posts sobre técnicas destinadas a retrospectivas, gap analisys, modelagem, validação, planejamento, execução, … retroalimentação.

Kaizen é uma filosofia essencial

Assim como no ciclo de Deming, a filosofia e sequenciamento de técnicas inerentes a filosofia Kaizen para melhoria contínua é o draft de tudo o que venho depois, quer seja Agile, variações do Design Thinking, do Lean Startup. Baby steps, em ciclos como o PDCA, destacando o protagonismo dos envolvidos, o bom ser inimigo do ótimo. A imagem diz tudo, além do princípio de que cada um pode e deve contribuir, não é preciso aguardar alguém ou verba, com um pouco de sinergia, auto-organização, criatividade e bom senso é possível evoluir, mitigar, contornar, enxugar e evoluir de forma gradual.

Senão vejamos, se lembrarmos que o ciclo de Deming, iniciado por Schewhart, e os princípios Lean representados pela filosofia Kaizen nos remetem à década de 50 e que muito do que referenciamos como métodos, frameworks e modelos ágeis como o Scrum, Kanban, XP, muitos do que citamos para inovação e disrupção como o Lean Startup e Design Thinking, todos tem em seu cerne a geração de pequenos ciclos, de entrega antecipada de valor, validação e melhoria.

Quando nos afastamos um pouco, é possível ver lá embaixo de tudo, pilares do PDCA e Kaizen em ação, não importa se você é de TI, negócio, marketing, pessoas, financeiro, logística, secretaria, limpeza, … todos podem partir do óbvio, valorizar o coletivo, contar com os envolvidos, incentivar a auto-organização, gap analisys, pareto, fracionamento, priorização, ideação, proposição e experimentação, para aprender, evoluir, recomeçar tudo outra vez  :o)

Minhas primeiras aulas de GP na graduação é “Eu S.A.”, nelas compartilho uma visão onde tudo e todas as técnicas e boas práticas que tão bem usamos no trabalho para empresas e produtos, também são úteis para planejar nossa carreira. Ao pensarmos grande demais, tudo fica mais difícil, muitas vezes entra em postergação indefinida, mas ao fracionar o todo em pequenos pedaços e priorizando-os, tudo fica mais fácil, inclusive nosso cérebro responde melhor e se engaja com pequenas conquistas intermediárias.

Tenho muitos posts sobre carreira, mais ainda sobre comportamento, teorias e modelos … todo e qualquer plano, estratégico, tático ou operacional se beneficia ao fracionar, priorizar e executar, gerar resultados parciais, com aprendizados e correções do plano.

 

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Jogo: Uma variação do jogo do Crachá

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Integração, o jogo do crachá é um jogo de apresentação, em um viés mais formal ou bem informal, mas que gera um resultado cênico muito interessante, especialmente quando estamos iniciando uma jornada de Team Building. Conforme o evento, proponho uma apresentação mais descontraída, como apelido, hobby, paixões, sonhos ou cargo, tempo de casa, etc.

Na versão mais conhecida, cada participante tem um postit grande ou folha A5 colorida com seu nome, ao iniciar todos circulam pela sala e vão interagindo de dois em dois, trocando temporariamente as folhas e se apresentando conforme proposto, desenham parte do rosto (nariz ou orelhas ou olhos ou queixo) uns dos outros e destrocam.

Alguns facilitadores focam só no desenho que uns fazem dos outros de forma colaborativa e cumulativa, pode iniciar só pelos olhos, o próximo faz o nariz, outro a boca e assim por diante até completar, alguns vão cadenciando, dizendo o tempo disponível e qual parte é para desenhar a cada interação, … eu deixo bem livre e vou interferindo de forma sutil.

Em uma das versões que uso, peço que peguem a folha A5 de qualquer cor, façam um risco vertical no meio e a cada interação escrevam algo no “crachá” do outro que tenha lhe chamado a atenção, uma informação que tenha lhe chamado a atenção, lembrando que colaborem para um desenho do rosto do colega que ocupe toda a metade esquerda da folha A5.

Pois vamos à variação, em um trabalho de facilitação para team building eu tinha seis equipes de duas áreas de negócio, cada mesa com 7 a 10 profissionais, pedi para eles montarem seus crachás em um formato de apresentação que gerou muita integração. Um por vez se apresentava, falando de sua trajetória, tempo de casa, atuação, aprendizados e sonhos.

Imagine 8 pessoas na mesa, um começa a se apresentar e um dos outros pega uma folha A5, coloca o nome de guerra de quem estava se apresentando, inicia o desenho, escreve uma palavra ou expressão sobre o colega, em seguida passa adiante a folha A5 e cada um dos outros vão complementando. Dica, peça que no decurso da apresentação os colegas possam acrescentar algo sobre quem está se apresentando, um elogio, um feedback, … é muito legal! Ao final colam um postit pequeno com o papel que a pessoa representada na A5 irá exercer dali em diante, projeto e/ou operação.

Após todos os A5 preenchidos com a “foto” desenhada por todos e palavras que o caracterizam, o time monta uma representação sobre si mesmo na parede, exercício que suscita uma discussão saudável sobre fluxo, papéis internos e externos, parceiros, outras equipes, gestão, cliente, apoio, … que também terão suas folhas A5. Este é um bom começo para um debate e desenho de processo, reuniões, ciclos, momentos, etc …

https://jorgeaudy.com/2018/07/04/mural-do-time/