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Operações também precisam ser ambidestras, exponenciais e absortivas

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Nos últimos 10 anos tenho participado majoritariamente de projetos para desenvolvimento de software usando frameworks e técnicas ágeis, mas recentemente vem crescendo o envolvimento maior de equipes de operações que ganharam consciência da importância disto.

Processos de operações não podem consumir recorrentemente todo o tempo disponível para eles … não tem receita de bolo, é importante sistematizar ciclos de auto-avaliação e feedbacks em busca de oportunidades, experimentação e melhoria contínua.

Recentemente estava conversando com uma área de suporte em uma instituição financeira, a realidade deles é atender os processos previstos, o desafio é enxugar o melhor possível para que estejam aptos a incrementar novos fluxos, produtos e serviços.

Em uma conversa rápida, citando auto-conhecimento, pareto e cynefin, já foi possível perceber fluxos parcialmente automatizados ou sem automatização, que poderiam eliminar desperdícios operacionais desnecessários no processo atual, como filas, gargalos, tempo e sobrecarga.

A base sempre é auto-conhecimento, quem somos e o que fazemos, visando um mapa de oportunidades, identificando o mais valoroso, repensando os fluxos de maior potencial, alguns casos carecendo apenas de ideação, outros exigindo investimento, etc.

Ambidestria

É preciso entregar o que está previsto e compromissado, mas buscar garantir algum tempo para debater inovação, melhorias e automação. Desta forma, temos os serviços vigentes e a inovação asyncronamente sendo executados pelas equipes, de forma auto-organizada.

As vezes, em meio a uma operação diária, equipes consomem até seu último minuto em atendimento, não reservando ou tendo um plano de ação claro para a otimização de seus processos, desperdiçando boas oportunidades de mudanças, melhorias e automação.

Eu sempre ilustro que se temos sobrecarga diária de trabalho, reservar tempo para melhorias sempre parece impossível, mas se não fizermos isso, provavelmente nunca teremos tempo livre para melhorar e ir além. Para termos tempo livre, é preciso gerenciar melhor nosso tempo, não é mágico, mas via de regra, possível.

Organizações Exponenciais

Nem só empresas novas, startups, disruptivas e tecnológicas pensam em ser exponenciais, qualquer empresa deve ter em seu DNA o objetivo de preparar-se para crescer sem aumento de custos diretamente proporcionais. É a diferença entre uma empresa linear e uma exponencial, temos que estar prontos para crescer sem dôr.

O pensamento exponencial parte do princípio de que tudo merece debate e proposição de otimização, muitas vezes envolvendo automações ou simplificações, para que seja possível crescermos sem necessariamente contratar mais e mais pessoas e recursos, de forma diretamente proporcional e altamente onerosa.

Capacidade de Absorção

Durante o mestrado lembro que realizamos debates sobre os conceitos de Capacidade de Absorção de uma organização, como sendo a habilidade de perceber mudanças no mundo ao seu redor e converter isso em melhorias em seus produtos, serviços e processos.

O foco era a absorção de novos conhecimentos e a conversão destes em inovação e empreendedorismo em diferentes extratos e substratos organizacionais, gerando mudanças melhor protagonizadas por seus colaboradores a partir da orquestração e sinergia de informações e conhecimentos externos e internos.

Conclusão

Temos a alegoria do lenhador, se parar periodicamente para afiar o seu machado terá sempre maior produtividade, pois parando para afiar terá que aplicar menos força por menos vezes. Se pensar que parar alguns minutos é ruim, desperdiçará horas adicionais de sobrecarga com um machado sem fio.

Que tal começar com um storytelling com o relato de suas atividades, somado a um How Might We ou 5w2h para perguntas significativas, talvez um Role Model Canvas e o redesenho de processos usando princípios de Pareto e Cynefin para elaboração de planos de ação que via de regra gera grandes aprendizados.

A chave é a conscientização de que é preciso estar atento não só as suas entregas e metas, mas reservar parte de seu tempo para o debate construtivo sobre melhoria contínua de seus processos, ambiente, ferramentas e pessoas.

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Mudança não é uma ação, mas um processo contínuo de transformação

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Propor-se a uma transição para diferentes formas de estrutura e cultura organizacional pode ser feito sem a negação daquilo que sabemos fazer, fruto de décadas ou anos de experimentação, que na prática define quem somos, o que temos e fazemos.

Partindo-se deste fato, auto-conhecimento e valorização de quem somos é a pedra fundamental da mudança, seguindo um sincretismo entre Kaikaku e Kaizen, equilibrando mudanças de curto prazo quando necessárias e mantendo evolutivas continuas, ambas de forma sinérgica e acordadas entre os envolvidos.

Esta opção é a regra na maioria das empresas, as mudanças estão se dando de forma gradual e continuada, independente da metodologia, framework ou processos desenhados, percebe-se ganhos nas primeiras semanas, mas demandam anos para uma transformação cultural consistente.

Práxis

Ao iniciar, é preciso estabelecer ritmo às mudança, uma entrada mais estratégica, top-down a partir de propósito e objetivos estratégicos, portfólio e processos que serão repensados em suas dinâmicas internas, outra bottom-up resignificando nosso trabalho, permitindo às pessoas, equipes e lideranças em uma nova relação e conexões.

Top-Down, compreendendo a estratégia e apoiando a mudança a partir de projetos e processos prioritários, estabelecendo boas práticas de gestão de portfólio e governança de projetos, estabelecendo os principais pontos para instigar modelos com maior comunicação, iterativo-incrementais-articulados.

Toda e qualquer mudança precisa ter um ritmo sustentável, é preciso mudar, mas o negócio e o mercado não para, então por onde e em que ritmo mudar é importante. A frase que uso é que mudança não pode ser justificativa para não entregar, se transformação demanda tempo, garantir a continuidade do negócio é sempre imediato.

Nesta abordagem, minha convicção é que princípios e valores são mais importantes que o método ou framework, se são iterativo-incrementais e propõe-se a gerar as condições para feedback e melhoria contínua, vamos em frente com Scrum, XP, Kanban ou Lean, as retrospectivas gerarão a evolução necessária e possível.

Bootom-Up, ao mesmo tempo em que há um foco estratégico, tambem devemos apoiar a auto-organização em seu sentido mais primário, através da resignificação das pessoas e do seu trabalho, onde cada área e equipe debata e estabeleça sua tática e contribuição neste processo de mudança organizacional.

O primeiro e mais relevante passo é definir uma nova relação inter-pessoal, pessoas, equipes, áreas, interconexões internas e externas. Não só times, mas fomentar a construção de redes segundo o modelo Dual de Kotter, a estrutura funcional como substrato de redes e conexões fluidas.

Eu acredito em dinâmicas voltadas a auto-conhecimento, 5w2h, Role Model Canvas, fluxos de trabalho, processos, gargalos e desperdícios. Para então encontrar por onde será mais valoroso começar a mudar, enxugar, otimizar, de forma equalitária, melhores processos e ambientes geram pessoas mais satisfeitas e engajadas.

Meu mestrado foi usando uma pesquisa baseada no modelo JSM (Job Strain Model) de Karasek, um modelo que relacionava o controle que o próprio time através de seus integrantes tem sobre a forma de atender as demandas que lhe são priorizadas, esta relação positiva gera satisfação e provavelmente melhor performance.

Um processo baseado em auto(re)construção e (re)significação de pessoas, times, liderançãs e conexões são o substrato desejado para sustentação tanto de Kaikaku quanto Kaizen de forma sustentável e positiva, com ganhos a todos os envolvidos de forma proporcional (equidade).

A tempo, entre a abordagem top-down e a bottom-up, há uma chamada middle-out, de igual ou maior relevância, posto que havendo um pacto entre executivos, lideranças e gestores pela experimentação de uma nova forma organizacional de pensar. Este pacto é essencial para a NÃO anulação dos esforços em projetos e equipes.

Uma vez estabelecendo-se o exercício de novas formas de pensar e fazer, por um lado de forma pragmática e objetiva, evoluindo o planejamento e execução de projetos, processos ou operações, de outro desenvolvendo pessoas, equipes, lideranças e conexões, este será o substrato para a mudança e crescimento desejados.

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Opção para Team Building – Desenvolvimento de Times!

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Que tal estabelecer o debate das disciplinas organizacionais, especialmente as quatro primeiras, humanas e essenciais – Pessoas, Equipes, Lideranças e Conexões? O objetivo é estabelecer um processo alinhado a princípios Lean ou ao sistema STATIC do Kanban para entendimento, aprimoramento, organização, experimentação e melhoria contínua. A partir deste estudo, técnicas e boas práticas inerentes a projetos, operações, produtos ou serviços poderão ser escolhidas:

Aquecimento – A técnica dos 7 minutos, um 5w2h, uma matriz CSD, uma matriz SWOT, uma dinâmica inclusiva e colaborativa para instigar a empatia e sinergia entre os participantes. O objetivo é trazer todo mundo pra sala, ao mesmo tempo esquecer o telefone tocando e outros compromissos para fazer valer o momento;

Senso de Time – Um Role Model Canvas, discutir nossa missão, restrições, parcerias, informações (avaliação), ferramentas e finalmente a identificação de quais seriam nossos fluxos de trabalho, uma relação e observações sobre como entram demandas ou entregas e quais destes fluxos são mais relevantes (Pareto);

Jornadas – Debate daquela jornada mais relevante mapeada, quer pela importância, oportunidades de enxugamento ou otimização, o objetivo é revisar e resignificar aquela que pode gerar melhores retornos, valor ou satisfação. Se possível, revisar uma e passar para outras, mas garantir sequenciar conforme relevância;

Cynefin – Durante a jornada são debatidos as principais questões, sentimento e oportunidades para cada passo. As ações acordadas podem representar algo complexo a ser executado, questione-se se é possível fracionar e trazer para si aquilo que só depende de nós ou de parcerias – de complexo para complicado para simples;

Plano de ação – Organização, priorização, valoração e sequenciamento daquilo que são ações a serem realizadas, pensando iterativo-incremental-articulado, se possível sob o modelo mental dos conceitos de “mínimo produto viável”, antecipação, frequência, satisfação.

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Edição cooperativa do Workshop Toolbox 360°

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Porque quem coopera cresce, primeiros workshops com equipes de todas as áreas organizacionais de uma cooperativa, como RH, controladoria, crédito, compliance, etc. Os workshops são o nivelamento proposto para a seguir iniciarmos uma fase de assessment e proposição baseadas em Lean e Kanban.

Um dia intenso, com diferentes compartilhamentos, dinâmicas e debates, com levantamento de desafios para 2019, riscos e oportunidades, um nivelamento para inicio de trabalho. As abelhinhas foram uma dinâmica alusiva ao mascote da cooperativa, entre outras dinâmicas com a missão de aliviar a barra em um workshop denso como este.

Mercado, fundamentos, moderadores, mediadores, métodos e então entramos nas 10 disciplinas, uma abordagem que propus como forma de estruturar o workshop em etapas, quatro delas sob um prisma humano e seis mais pragmáticas e mão na massa, pensei que iria mudar logo em seguida, mas acabou sendo muito consistente.

A cada edição, muitos aprendizados e a evolução continua e consistente do modelo proposto, fruto de muitos estudos e reflexões nos últimos 10 anos, desenvolvidos aos Sábados e Domingos, em eventos, algo compulsivo como também o Team Building Games (Jogos 360°), Scrum 360° e o Sobre os Ombros de Gigantes.

O jogo Desafio Toolbox é uma provocação que gera muitos debates, muitos insights, mas principalmente gera uma sensação de curiosidade e de oportunidade. Ele é uma parte importante do workshop, mais que isso, ele demarca a importância de uma boa Toolbox para profissionais do conhecimento e suas equipes.

O Toolbox Wall é uma proposta disruptiva, pura GC, mas 100% descentralizada e auto-organizada, conectando pessoas, compartilhando vivências e expertises. Já rodei em muitos eventos e muitas empresas, o resultado é sempre surpreendente.

 

 

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II TecnoTalks sobre Toolbox no RH

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Uma edição com profissionais de RH, consultores de RH e profissionais de TI com interesse por questões de cultura, estratégia, tática e técnicas relativas a área de RH ou simplesmente Pessoas. Começamos relembrando as cinco categorias e disciplinas discutidas na primeira edição em 2018.

Logo mais, o papo foi-se desenrolando a partir da apresentação de cada um e suas percepções e desafios de mudança, profissionais de consultorias, grandes empresas e startups, debatendo os próximos passos na disseminação de princípios e métodos ágeis além da TI, papéis, protagonismo, por onde começar ou como potencializar.

Citaram e convergiram ao lembrar de J.P.Coutinho e do “Manifesto Ágil do RH” (link), debatendo o futuro desta área e seus papéis como HRBP em empresas que já praticam Agile na TI com equipe auto-organizadas, onde cada vez mais disseminam suas técnicas e boas práticas às outras áreas.

O quanto estas outras áreas procuram a TI e consultores de TI para ajudar nesta transformação, além de tantas boas práticas sobre gestão do conhecimento, relacionamento com o mercado, universidades, eventos, feedbacks 360°, contratação e demissões orientadas a seu contexto, protagonizadas pelos próprios times.

Falamos várias vezes sobre OKR, people analytics, avaliação continuada e distribuida, sobre management 3.0, mentorias e Agile Coachs. A necessidade de orquestração em mudanças organizacionais e culturais que demandam muito tempo, anos, que para dar certo é preciso dedicar tempo, liberando tempo daquilo que pode ser automatizado.

Para fazer isso acontecer é preciso desapegar do mindset das áreas de RH do século XX, adaptando-se aos princípios e nova estrutura organizacional proposta, com redes, auto-organização, descentralização, onde muitas das responsabilidades e padrões ditados pelo RH agora são mais flexíveis, conduzidos e adaptados pelas pontas.

Inexiste consenso ou receita, mas a premissa era buscar a sinergia de experiências e vivências de forma a proporcionar a cada profissional ali presente alguns insights aderetes a sua realidade, conforme exposto por ele mesmo … uma espécie de mentoria coletiva TecnoTalker \o/

Esse foi o objetivo acordado no início, trocas de conhecimentos e percepções em cada cenário apresentado, alguns iniciando, outros em meio a uma jornada de transformação e consultores que vivenciam isso quase que diariamente … muitos nomes foram lembrados, citados, vários estava presentes na primeira edição.

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Jogo Mega-Master em escala real

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Um jogo muito divertido, um tabuleiro gigante, que pode ser feito com folhas, fita crepe, riscado com giz, eu fiz um com placas de pvc de 50 x 30 cm. São 40 placas, 70% delas com um símbolo de interrogação, 15% com bônus ou penalidades ao acaso e 15% com bônus ou penalidades mediante papel, posse ou condição prévia.

Cada um recebe ou assume um papel, de forma que haverá jogadas que apenas um ou outro possa seguir. Eu fiz um dado gigante, feito de espuma e recoberto com TNT amarelo, os pontos dos números do dado com círculos de TNT vermelho. Formadas equipes, um de cada toma posição na largada, no início da trilha das placas.

A primeira equipe arremessa o dado e seu jogador no tabuleiro dá os passos nas placas, se parar em uma interrogação, responde uma pergunta, se errar passa a vez, se acertar continua. Se cair em um bônus ou penalidade, deve cumprir, se a posição tiver uma condição, se for o caso cumpre o bônus ou penalidade.

PRINCÍPIOS: Trabalho em equipe, colaboração, valorização do capital intelectual, senso multi-disciplinar de time.

DICA: As perguntas podem ser sobre tecnologia, metodologia, pode ser uma preparação para uma certificação, pode ser princípios e valores, eu tenho um pack sobre escotismo, também sobre ciências, com polvos, morcegos e aranhas. A tempo, um dos baralhos de perguntas é o do jogo Rock Animal, que uso como fundo de cena.

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Diferentes alegorias para Débito Técnico

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Em meio a um debate sobre Débito Técnico no curso de PSPO no TecnoPUC neste mês de Dez/2018, o Alejandro Olchik da Ionatec compartilhou uma alegoria categórica que merece estar aqui registrada no blog junto a outras que já compartilhei para ilustrar Débito Técnico.

1. Alejandro Olchik e a alegoria do Restaurante

Débito técnico equivale a um restaurante optar por ser mais “ágil” abrindo mão de perder tempo em lavar a louça que suja na cozinha e durante o atendimento, vai chegar uma hora em que não terá mais loça para fazer os pratois ou atender os clientes.

Se não tomar o cuidado de manter a cozinha, louça e instalações limpas, esta decisão oportunista começará a gerar problemas de forma cumulativa e chegará uma hora em que sua operação será paralisada porque de tanto acumular chega-se à inflexão.

2. Ward Cunningan e a alegoria do empréstimo bancário

Ward Cunningham apresentou em 1992 uma metáfora onde o débito técnico de um projeto é como se endividar, decisão que pode acelerar o desenvolvimento e entregas em determinados momentos, mas que deve ser seguido de resgates e quitação.

Sem executar os devidos refatoramentos para reduzir o endividamento, podemos perder o controle e esta dívida não mitigada pode acumular, dívida sobre dívida, colocando em risco todo o projeto.

3. Martin Fowler e seu canvas do Débito Técnico

Eu tenho utilizado uma canvas de mapeamento e planejamento de riscos, quando sob controle é o mesmo canvas – Probabilidade x Impacto. Mas Martin Fowler propõe uma nova perspectiva visual – Domínio (conhecimento prévio) x Risco (prudência).

Fowler propôs um canvas para diagnosticar débito técnico que busca explicitar os fundamentos ou explicações racionais acordadas que o originam, explicitando ser aconteceu(rá) por pressa ou conveniência, um risco calculado ou desconhecido.

4. Neal Ford e a alegoria da Dietzler’s Law

Vale a pena citar Neal Ford da TW, keynote no primeiro dia do Agile Brazil de 2012, ele diz que nós temos 2 usuários, um visível que se beneficia do software que vamos construir e um usuário oculto, que são os próximos profissionais que irão dar continuidade e manutenção futura no software que construímos.

Ele provocou uma reflexão sobre as distrações das abstrações, como a Dietzler’s law sobre o paradoxo de soluções que abstraem e facilitam a construção de uma solução, agilizando resultados iniciais, mas que podem tornar o projeto inviável na reta final, quando exigir especialização ou flexibilidade do framework inicialmente abençoado. Exemplificou alguns que ajudam nos primeiros 80%, dificulta nos 10% seguintes e inviabiliza nos últimos 10%.

5. Uncle Bob e a primazia do Refactoring

Uncle Bob afirma que código de má qualidade NÃO é dívida técnica, a premissa para dívida técnica é uma decisão calculada, uma estratégia não desejável e não sustentável, mas que gera valor antecipado, garantindo uma entrega importante para o cliente, mas sujeito a refactoring.

Este conceito está ligado a boas práticas de engenharia relacionadas à XP (Extreme Programming), a refatoração, ação recomendada como parte importante do processo de desenvolvimento, de forma a ter-se uma visão evolutiva contínua do software.

6. As 8 leis de Lehman (’70)

O conceito de evolução contínua e “refatoração” não é novo, nos anos 70 haviam as 8 leis da evolução de software de Meir Lehman. Com uma abordagem técnica, por 30 anos a Lei de Lehman esteve para o Software do século XX assim como a Lei de Moore esteve para o hardware.

A lei #2 tratava da complexidade crescente e afirmava que se não forem tomadas medidas para reduzir a complexidade do software conforme ele é alterado sua complexidade irá aumentar progressivamente. Deve haver um esforço para reduzir a complexidade final de um sistema enquanto este recebe alterações.

E-Type é um conceito ou categorização proposta por Lehman que caracteriza sistemas que resolvem ou contribuem com um desafio do mundo real, desta forma, sua evolução precisa ser orgânica, conseqüência direta de existir em um mundo real e dinâmico, mutável, evolutivo.

Acordos e estratégias para o Débito Técnico

Débitos técnicos devem ser mapeados e uma estratégia deve ser estabelecida pelo Time Scrum para mitigá-lo permanentemente, eventualmente incorporando-o ao product backlog, sendo reduzido dentro do fator de ajuste ou reserva técnica.

Algumas equipes, após alguns sprints e primeiras entregas, combinam que a cada novo sprint será incluído algo de refactoring, como história ou ocupando um % dedicado a sustentação (reserva técnica).

Alguns desenvolvedores reclamam muito do débito técnico, mas é para ser uma estratégia envolvendo entrega + refactoring, cabe ao time manter explícito em um canvas, mapa ou categorizado no product backlog restante.

Já vi times com uma enorme lista de débito técnico, mas aí a primeira pergunta não é como reduzí-lo, mas porque ele existe, para que serviu plannings, reviews e retrospectivas se esta dívida foi-se acumulando tanto.

Um dos soft skills mais relevantes para um time ágil é a arte da negociação, do poder de argumentação, base para a auto-organização. Afinal, se temos problemas e não sabemos explicá-los, dimensioná-los ou priorizá-los … a culpa não é dos outros.