Em tempos de pandemia ou na expectativa de trabalho remoto ou hibrido pós-pandemia, faz todo o sentido criar nossas salas Obeya, war rooms, salas de projeto ou equipe no meio digital, usando whiteboards, kanban, dashboards e ferramentas de BI.
Obeya nos faz lembrar do conceito de Ba (Nonaka), lugar físico ou virtual onde a geração de conhecimento acontece. Nonaka com seus parceiros, nos brindou com uma proposta que instancia o modelo SECI, inspirado em conceitos filosóficos Zen, onde o conhecimento é compartilhado e gera-se novos conhecimentos.
Um espaço para reunir todos os envolvidos, gestão e operação, para que trabalhem juntos, unam esforços. Na gestão lean, esse local é chamado de Obeya (grande sala em japonês), análoga àquela conhecida pelo pessoal de projetos como War Room.
Com a Obeya, originado no sistema Toyota de produção enxuta, é possível acelerar e otimizar as decisões em um projeto ou produto reunindo todos os envolvidos em uma sala onde estejam expostas todas as informações pertinentes e relevantes àquele projeto ou produto.
Uma poderosa ferramenta para o senso de equipe e pertencimento, um local que instiga as pessoas a trabalharem juntas sem distrações, envolvidos em uma atmosfera imersiva de informações sobre o projeto ou produto que estão promovendo, ideal para gerar sinergia e acelerar debates e decisões.
Se curtiu o tema, dá uma olhada em https://www.lean.org.br/artigos/643/o-que-e-uma-obeya.aspx
iOBEIA – salas virtuais
O mercado se encarregou de inovar no que ficou conhecido como iObeya, plataformas de gerenciamento visual digital que imita virtualmente a experiência da sala física de Obeya. Ele permite que equipe e envolvidos colaborem efetivamente em um ambiente virtual.
As salas Obeya se utilizam de murais, monitores, gráficos e quadros com informações úteis. Nas soluções iObeya virtuais temos integrações com sistemas de gestão e projetos, produtos e serviços, de forma que a maior parte das informações tenham integridade e atualização permanente.
Há citações de iObeya com o Trello, Jira e outros, mas evite reduzir demais, pois eles ficam aquém. Podem ser parte importante como fonte de informações, mas faltariam informações de portfólio, de soluções, equipes, projetos e operações, que podem ser otimizadas em ferramentas de BI, com murais e dashboards.
MVP de uma iObeya em Whiteboards
Desde Março de 2020 começamos a usar o Miro, concentrando em boards virtuais todas as informações pertinentes, gerando uma Obeya virtual contendo um grande mapa de datas, informações, ações, decisões e muito mais. Vai muito além de registro cronológico de followup em reuniões com tomadas de decisões.
Não é preciso termos um único board contendo todas as informações, mas ao utilizar o melhor possível os recursos de um whiteboard como o Miro, temos muitas informações conectadas e vários links acionáveis, assim, é possível durante a dinâmica de grupo ir navegando a partir do board do Miro por outras fontes.
O que seria uma iObeya na educação
Em ensino e aprendizagem, a emenda foi muito melhor que o soneto, com a pandemia passamos a ter um Miro com um volume insano de informações e links acionáveis que crescem cumulativamente a cada nova aula. Isso tornou possível navegarmos entre conteúdos de diferentes aulas e murais de conhecimento.
O potencial é incrível, vamos estruturando o whiteboard de forma que tenhamos todas as informações, exercícios, estudos, debates e todo tipo de links acionáveis, vídeos e pdf’s. Esta oportunidade abre múltiplas possibilidades a cada aula, porque podemos voltar ou avançar conforme as oportunidades surgem.
Jorge Horácio "Kotick" Audy 