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2020 já está valendo, melhor revisar sua estratégia, portfólio e estrutura

Nos últimos anos tenho com frequência me envolvido com eventos para organização de portfólios e programas, algo que proporciona a todos os envolvidos uma oportunidade de exercitar um debate bem mais amplo do que um produto ou projeto. Partimos sempre de um alinhamento de missão e visão, debatemos propósito e direcionadores estratégico, para então esclarecer o mapa de programas, projetos e iniciativas.

Não importa se é uma startup que iniciou com uma única ideia, uma empresa P, M ou G, todas merecem ter um mapa estratégico que materialize ideias, planos e execuções em portfólio, sub-portfólios, programas, banco de ideias. Se inexistem projetos grandes como existiam no século XX, mas sim programas que representam todos os MVP’s, MMP’s, releases, é preciso ter uma única visão daquelas mais importantes.

Nunca um planejamento é igual ao outro, sempre depende das características da empresa, pessoas envolvidas, por isso exige um levantamento prévio de informações sobre estrutura e planos, para assim organizar o material e abordagem. O ano de 2020 está aí, melhor iniciar com um alinhamento estratégico, com um brainstorming entre os principais interessados para convergência entre objetivos e execuções.

1. Preliminares

Tudo inicia com uma reunião prévia e um pacto, seguido de um breve trabalho de resgate, pesquisa e organização, mapeando o 5w2h do portfólio que queremos, definir quem são os envolvidos, onde estão as informações disponíveis, como organizar e o que precisamos para nos reunirmos com sucesso, o que temos sobre portfólio, sub-portfólios, programas e projetos em 5 status – recentemente entregues, em curso, próximos aguardando para iniciar, backlog e novidades. Também faz parte a proposta de uma agenda e programação para o planejamento.

Há dois grandes aspectos a serem levantados nas preliminares, a estrutura e portfólio, pois saber qual o organograma, times, squads ou esteiras é tão importante quanto saber no que estão trabalhando e irão trabalhar. Uso muito aqui a representação fantástica do PMRank do Ricardo Vargas, é preciso saber a estratégia, os filtros, estabelecer o funil, conhecer as esteiras atualmente disponíveis em suas características e dimensionamento para garantir a melhor distribuições e resultados práticos.

2. Planejamento

Reunir as pessoas necessárias e compatíveis ao desafio, em uma programação que gere um grande alinhamento estratégico, apresentação dos levantamentos realizados, sempre dou preferência para montar este mapa em uma parede, oportunizando momentos para debate e brainstorming, validação, ranqueamento e sequenciamento dos principais itens nos 5 status propostos. Algumas vezes (não é exceção), a estratégia não esta clara e a construção de direcionadores ou objetivos estratégicos para o ano, semestre ou mesmo trimestre é necessário.

o sequenciamento básico é uma boa abertura com as boas-vindas, provavelmente contando com um quebra-gelo seguido por um alinhamentos e uma fala significativa do sponsor ou stakeholder, com frequência o presidente, VP ou um diretor, temos então a apresentação da situação atual, usualmente por pasta, diretoria ou área em seus 5 status, as vezes com foco mais no que está em curso e próximos, talvez com algumas propostas de mudança ou não, depois um debate, ranqueamento, sequenciamento e esclarecimento de próximos passos.

3. Iterativo-incremental-articulado

Desde o início vamos pactuando como criar ou resignificar ciclos de acompanhamento e tomadas de decisão, de forma a manter o portfólio vivo, sendo debatido em sua execução e oportunizando adaptações e ajustes se necessário para aproveitar ao máximo abordagens ágeis, ao mesmo tempo top-down e bottom-up, decisões de negócio e estratégia, por outro efeitos positivos e eventualmente negativos da execução.

Os três passos são essenciais, uma preparação adequada para não confiar na memória e improviso criativo, o alinhamento e organização do portfólio geral ou parcial, a garantia de uma agenda recorrente de acompanhamento, garantindo o melhor aproveitamento deste modelo. A partir daí é PDCL, Kaizen, Scrum, Kanban, seguir ciclos de execução que antecipe a entrega de maior valor e aprendizados.

O modelo mental a consolidar vem do Lean Startup, Design Thinking, Service Thinking, Human Centered Design, … manter ciclos vivos de aprendizado e melhoria, busca por entrega do principal e maior valor a cada passo, aproximando-se ao máximo das partes envolvidas, como clientes, stakeholders, equipes, parceiros, antecipando validação de hipóteses e uma visão holística do todo e partes.

Times são um reflexo de suas pessoas

As margens do rio Pinheiros, iniciamos as 7h30AM para preparar a sala para receber mais de 100 profissionais de uma área de apoio estratégica ao atendimento, comercial e pós-vendas de nossa maior Telecom.

Kits com cadernos e canetas da empresa e da Sputnik, sala lindona, cadeiras dispostas inicialmente em auditório e contagem regressiva para instaurar o caos, formar times, abrindo espaços e dispondo material.

Material básico para os 8 exercicios práticos e dinâmicas para fixação que acontecerão durante 4 horas, 2 pela manhã e 2 a tarde. Folhas A3 e A4, alguns pré-impressos, muitos postits e canetinhas.

Que comecem os jogos, boas-vindas, alinhamento estratégico e vamos nós … paradigmas de mercado, fundamentos essenciais para gestão do tempo, organização, aceleradores, etc, small project philosophy e fracionamento.

Até o final da manhã tivemos um quebragelo, exercicios de entendimento, brainstorming e facilitação. Antes do almoço trocamos para uma sala maior, com mesas, vista, balanços, … 🙂

A tarde, auto-conhecimento, pessoas e carreira, da roda da carreira a value proposition. Após teorias e praticas sobre desenvolvimento humano, uma discussão e praticas sobre modelagem de times de alta performance.

Ao final, muito sobre conexões, debate e exercicio sobre redes e gestão do conhecimento. A tarde, logo após o almoço, bate aquela letargia, mas rolou tudo bem até o fim, ao perguntar sobre insights quase todos levantaram as mãos.

Na pratica, menos de 4 horas, com boas-vindas, apresentação, quebra-gelo, troca de sala, mesmo assim uma adesão total aos exercicios praticos, trabalhos e debates em grupo. Foi um sucesso, do inicio ao fim.

A equipe de organização foi ótima, um evento para mais de 100 é uma experiência fascinante, e foi melhorando durante o dia. A métrica são sorrisos, cabeças acenando positivamente na medida que novas tecnicas são experimentadas.

Sempre com muitos insights sobre outras formas em alguns momentos, na parceria com o João e Raíssa, mas acima de tudo o sentimento de ver a todo momento anotações, brilho nos olhos, cenários futuros de mudanças.

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Primeiro workshop Toolbox 360° pocket de 4Hrs em 2020

Uma noite de Toolbox 360° em um workshop pocket de 4hrs na sala multiuso da área 51 … falamos muito de Team Building, desde o individual, carreira, com destaques para equipes e conexões, passando por lideranças … a galera entrou na brincadeira e rolou muita interação \o/

Pra quem não conhece a área 51, é um ecosistema de inovação e empreendedorismo nos altos da Lucas de Oliveira, no antigo prédio do seminário Concórdia, onde está a sede de algumas empresas beeeeem conhecidas dos Gaúchos 🙂 http://www.aarea51.cc/

O workshop completo tem 9Hrs, mas o desafio era passar o recado em 4Hrs, sem perder a sua essência e conteúdo essencial, focado em Team Building, desenvolvimento humano, sinergia e facilitação. A base é o profissional do século XXI, paradigmas, alguns jogos e alegorias didáticas, mas muitas técnicas para auto-conhecimento e melhorias cotidianas.

Receita: Uma sala instigante, multiuso, com sofás, mesas e mesinhas, cadeiras e poltronas, três projetores, ar e iluminação mais que variada e com oportunidades, uma galera que após um bom quebra-gelo, divertido e inusitado entraram no jogo e muita inetração. Uma apresentação bem provocativa e chamativa, temas interessantes e 100% alinhados a vida de todos 🙂

  • Mercado, organizações, paradigmas, expectativas;
  • Fundamentos de gestão do tempo, grupo, técnicas;
  • Planejamento de carreira, auto-conhecimento, metas;
  • Senso de time, desde a modelagem a ciclos Kaizen;
  • Liderança, suas prerrogativas e perspectivas;
  • Conexões, redes intra e inter, gestão do conhecimento.

No meio de tudo isso, exercícios práticos variados, o jogo Desafio Toolbox, a técnica Toolbox Wall, muitos debates e colaboração, diferentes provocações e sugestões entre presentes para solucionar desafios propostos por eles, coisas da vida real, problemas e ideias. A prática de fracionamento, valoração, priorização e planejamento.

Foi muito legal, pretendo fazer mais destes pockets por aí, semana que vem, dia 18 será em SP para mais de cem pessoas de uma Telecom, 4Hrs novamente, sempre com novos desafios, ajustando a cada empresa e suas expectativas, conforme sua realidade e momento … depois compartilho aqui como rolou o segundo pocket de 2020, ok.  o/

Há alguns anos já tinha sido convidado a ir na área 51 e na época o foco era metodologias ágeis, em especial Scrum, foi um dia inteiro, 8Hrs de fundamentos, princípios ágeis, Scrum, Kanban, Lean. Ontem perguntei quem estava presente naquela oportunidade e algo em torno de uns 40% estavam ali novamente … duas vezes? Ou gostaram ou é karma!

O workshop e jogo possui personagens, muito chique, criados pela Luisa Audy, a partir deles temos os vídeos animados de divulgação e tutorial, que foram feitos pela Luisa e o de baixo pela AnimaPocket da Adri Germani, parceira na organização e realização de vários TecnoTalks:

 

Modelos ancestrais de melhoria contínua valem para todos

Venho me dedicando a apoiar profissionais, times e empresas a repensarem a forma de trabalhar, esse desafio me induz a ampliar mais e mais minha caixa de ferramentas em todos os sentidos. Por outro lado, quanto mais se ampliam as opções, mais os alicerces são os mesmos, como a filosofia Kaizen e o ciclo de Deming, ou Schewhart.

PDCA e Kaizen é tipo uma volta a origem, pequenas iterações evolutivas – planejando (Plan), executando (Do), acompanhando (Check) e aprendendo (Act ou mais recentemente Learn, PDCL). Se pensarmos em métodos ágeis, tudo e todos estão baseados neste conceito básico e essencial, se pegarmos tudo o mais que hoje se destaca, idem.

PDCA é uma metodologia pétrea

O Ciclo de Deming, ícone de uma filosofia aplicada a empresas, grupos e pessoas, que quase escoteiramente tem o bordão “Aprender fazendo!”. A seguir uma imagem, ela é melhor que mil palavras, eu estava brifando cada passo, mas me dei conta que ficaria muito longo, para cada estágio do ciclo tenho uma dezena de posts sobre técnicas destinadas a retrospectivas, gap analisys, modelagem, validação, planejamento, execução, … retroalimentação.

Kaizen é uma filosofia essencial

Assim como no ciclo de Deming, a filosofia e sequenciamento de técnicas inerentes a filosofia Kaizen para melhoria contínua é o draft de tudo o que venho depois, quer seja Agile, variações do Design Thinking, do Lean Startup. Baby steps, em ciclos como o PDCA, destacando o protagonismo dos envolvidos, o bom ser inimigo do ótimo. A imagem diz tudo, além do princípio de que cada um pode e deve contribuir, não é preciso aguardar alguém ou verba, com um pouco de sinergia, auto-organização, criatividade e bom senso é possível evoluir, mitigar, contornar, enxugar e evoluir de forma gradual.

Senão vejamos, se lembrarmos que o ciclo de Deming, iniciado por Schewhart, e os princípios Lean representados pela filosofia Kaizen nos remetem à década de 50 e que muito do que referenciamos como métodos, frameworks e modelos ágeis como o Scrum, Kanban, XP, muitos do que citamos para inovação e disrupção como o Lean Startup e Design Thinking, todos tem em seu cerne a geração de pequenos ciclos, de entrega antecipada de valor, validação e melhoria.

Quando nos afastamos um pouco, é possível ver lá embaixo de tudo, pilares do PDCA e Kaizen em ação, não importa se você é de TI, negócio, marketing, pessoas, financeiro, logística, secretaria, limpeza, … todos podem partir do óbvio, valorizar o coletivo, contar com os envolvidos, incentivar a auto-organização, gap analisys, pareto, fracionamento, priorização, ideação, proposição e experimentação, para aprender, evoluir, recomeçar tudo outra vez  :o)

Minhas primeiras aulas de GP na graduação é “Eu S.A.”, nelas compartilho uma visão onde tudo e todas as técnicas e boas práticas que tão bem usamos no trabalho para empresas e produtos, também são úteis para planejar nossa carreira. Ao pensarmos grande demais, tudo fica mais difícil, muitas vezes entra em postergação indefinida, mas ao fracionar o todo em pequenos pedaços e priorizando-os, tudo fica mais fácil, inclusive nosso cérebro responde melhor e se engaja com pequenas conquistas intermediárias.

Tenho muitos posts sobre carreira, mais ainda sobre comportamento, teorias e modelos … todo e qualquer plano, estratégico, tático ou operacional se beneficia ao fracionar, priorizar e executar, gerar resultados parciais, com aprendizados e correções do plano.

 

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Jogo: Uma variação do jogo do Crachá

Integração, o jogo do crachá é um jogo de apresentação, em um viés mais formal ou bem informal, mas que gera um resultado cênico muito interessante, especialmente quando estamos iniciando uma jornada de Team Building. Conforme o evento, proponho uma apresentação mais descontraída, como apelido, hobby, paixões, sonhos ou cargo, tempo de casa, etc.

Na versão mais conhecida, cada participante tem um postit grande ou folha A5 colorida com seu nome, ao iniciar todos circulam pela sala e vão interagindo de dois em dois, trocando temporariamente as folhas e se apresentando conforme proposto, desenham parte do rosto (nariz ou orelhas ou olhos ou queixo) uns dos outros e destrocam.

Alguns facilitadores focam só no desenho que uns fazem dos outros de forma colaborativa e cumulativa, pode iniciar só pelos olhos, o próximo faz o nariz, outro a boca e assim por diante até completar, alguns vão cadenciando, dizendo o tempo disponível e qual parte é para desenhar a cada interação, … eu deixo bem livre e vou interferindo de forma sutil.

Em uma das versões que uso, peço que peguem a folha A5 de qualquer cor, façam um risco vertical no meio e a cada interação escrevam algo no “crachá” do outro que tenha lhe chamado a atenção, uma informação que tenha lhe chamado a atenção, lembrando que colaborem para um desenho do rosto do colega que ocupe toda a metade esquerda da folha A5.

Pois vamos à variação, em um trabalho de facilitação para team building eu tinha seis equipes de duas áreas de negócio, cada mesa com 7 a 10 profissionais, pedi para eles montarem seus crachás em um formato de apresentação que gerou muita integração. Um por vez se apresentava, falando de sua trajetória, tempo de casa, atuação, aprendizados e sonhos.

Imagine 8 pessoas na mesa, um começa a se apresentar e um dos outros pega uma folha A5, coloca o nome de guerra de quem estava se apresentando, inicia o desenho, escreve uma palavra ou expressão sobre o colega, em seguida passa adiante a folha A5 e cada um dos outros vão complementando. Dica, peça que no decurso da apresentação os colegas possam acrescentar algo sobre quem está se apresentando, um elogio, um feedback, … é muito legal! Ao final colam um postit pequeno com o papel que a pessoa representada na A5 irá exercer dali em diante, projeto e/ou operação.

Após todos os A5 preenchidos com a “foto” desenhada por todos e palavras que o caracterizam, o time monta uma representação sobre si mesmo na parede, exercício que suscita uma discussão saudável sobre fluxo, papéis internos e externos, parceiros, outras equipes, gestão, cliente, apoio, … que também terão suas folhas A5. Este é um bom começo para um debate e desenho de processo, reuniões, ciclos, momentos, etc …

https://jorgeaudy.com/2018/07/04/mural-do-time/

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Dinâmica: É tudo improviso … Vamos improvisar!

Com o desafio de fazer em três dias o planejamento de MVP’s e MMP’s de dois produtos, que irão resignificar a relação dos clientes com a empresa, com a presença de 30 pessoas de diferentes áreas, TI e facilitadores, montei um programa típico de uma inception – iniciando por um briefing completo das duas ideias, desenho de visão, objetivos e personas, construção da jornada atual e desejada onde os dois produtos se integram, identificação inicial de features, modelagem de MVP’s e MMP’s, as vezes trabalhando em quatro e dois grupos, sempre debatendo e convergindo para um só.

No final do primeiro dia, já com o briefing de alinhamento do histórico, ideias, trajetória, que gerou uma única visão, objetivos e personas, encerramos jogando “É tudo improviso!”, inspirado no programa liderado pelo Marcio Ballas na Band, onde 7 pessoas assumiram cada uma o papel de uma das personas mapeadas – cliente, marketing, atendimento, relacionamento, comercial, consultor e jurídico.

Encerramos o primeiro dia de forma muito divertida e colaborativa, representando passo-a-passo cada interação desde uma peça de marketing, o cliente assistindo, primeira interação, até a contratação, execução, feedback e conclusões, tudo sem scripts ou preparação, mas com profissionais que atuam nestas áreas improvisando diferentes situações. Meu papel era, a cada interação, registrar na parede com postits a jornada apresentada e suas variações.

  • Dia 1 – Boas vindas, QG com apresentações, briefing, visão, personas e objetivos, elevator;
  • Dia 2 – Overview do dia 1, jornadas, levantamento e relacionamento de features;
  • Dia 3 – Modelagem de MVP’s, MMP’s e parking lot, revisão e próximos passos.

Esta dinâmica é uma forma excepcional de encerrar o primeiro dia, pois todas as informações essenciais de entendimento inicial estão mapeadas nas paredes e oferece a oportunidade de todos co-criarem uma narrativa, um exercício improvisado de storytelling, antecipando os principais pontos da jornada que será desenhada no dia seguinte. Na prática, a jornada atual é desenhada de forma lúdica, quase sem esforço, se divertindo.

Dica: No final, para a próxima tive a ideia de oferecer aos voluntários dos papéis 5 minutos para que escolham ítens em uma caixa ou grande portfólio com diferentes elementos de cena, como chapéus, gravatas, cartões recortados e pintados, em escala majorada representando emails,  telefones, contratos, etc … uma moldura de TV ou monitor do computador para representar o sistema, uma lâmpada gigante para representar uma ideia.

Estas dinâmicas, como o “é tudo improviso”, crachá, 1-2-3, o nó humano, origami, triângulos, pair plane, boneco, etc, são importantes tanto para instigar a reflexão sobre colaboração, auto-organização, comunicação, co-criação, quanto são muito importantes para descontrair e relaxar. Lembrando que três dias de dinâmicas e a responsabilidade que isso envolve podem tornar extremamente cansativos se não houverem momentos de explícita diversão e … improviso :o)

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Relato do primeiro 3×360° pela DB – Agile, Toolbox e Jogos

Não tinha relatado o que rolou na primeira edição 3×360° pela DBServer, foram três dias intensos com os meus workshops homônimos aos livros e baralhos. A alusão à 360° diz respeito a fugir do óbvio, do manual oficial e debater todas as possibilidades e oportunidades no seu entorno – Agile 360º, Toolbox 360° e Jogos 360°.

Como sempre, nestes workshops recebo profissionais de qualquer área de conhecimento e atuação, para discutir boas práticas oriundas de múltiplas origens, Lean, Design Thinking, Agile, Lean Startup, algumas remontam ao início do século XX, ainda úteis, outras propostas há poucos meses – Ideação, estratégia, planejamento, validação, execução, melhoria.

Se houver interesse pelos workshops, entra em contato comigo  😉

Agile 360° – O primeiro dia debateu o mindset ágil, compartilhou e debateu os métodos Scrum, Kanban e XP em suas semelhanças e diferenças, mas mais que isso alinhou o que é valor em equidade, auto-organização, interação, entregas e melhoria frequentes a partir de técnicas e modelos relativos a profissionais, equipe e escala.

Esta foi uma edição em que usamos o Agile Game das roupinhas (Prêt-à-Porter), que oferece um contexto lúdico bastante flexível e adaptativo para sprints ou fluxo contínuo, em ambos os casos discutindo Dor/DoD, alinhamento de expectativas até a qualidade na entrega baseada em muita interação entre todos os envolvidos e entregas frequentes de valor.

  • Fundamentos ágeis;
  • Histórico e atualidade;
  • Perspectivas futuras;
  • Framework Scrum;
  • Método Kanban;
  • XP (Extreme Programming).

Toolbox 360° – É um prazer debater paradigmas da era do conhecimento, abordagens de mercado, organizacionais e profissionais. Navegamos em modelos e boas práticas de facilitação e aceleração, para então discutir dezenas entre as 130 cartas pertinentes a pessoas, equipes, liderança e conexões, exercitando uma grande variedade delas.

Este workshop sempre permite que os grupos formados escolham desafios e objetivos a serem trabalhados, carreira, projetos, operações, família, startups, por um lado sempre surgem novidades e através do jogo, do baralho, dos debates e vivências de variadas técnicas as alternativas e soluções surgem e geram muitos insights e compartilhamentos.

  • https://jorgeaudy.com/toolbox-360/
  • Paradigmas, mercado, oportunidades;
  • Auto-organização, facilitação, aceleração;
  • Pessoas, carreiras, auto-conhecimento;
  • Equipes, team building, estrutura e fluxos;
  • Liderança, novos paradigmas no século XXI;
  • Conexões, redes, hubs, comunidades;
  • Overview sobre estratégia, projetos e operações.

Jogos 360° – Um dia dedicado ao conhecimento, debate e vivência de quebragelos (icebreakers), aquecimentos (warm ups), pedagógicos (agile games) e gamification através da proposta de desafios para co-criação de jogos que os atendam em seus objetivos. A cada jogo, exercitamos conceitos de seleção, valor, organização, execução e resultados.

Assim como o Toolbox, um workshop em que estou acostumado a receber profissionais e pessoas de todas sa áreas de conhecimento, o interesse vai do uso de jogos junto a família/filhos, no trabalho, em sala de aula, escotismo e vamos navegando e mapeando estas áreas de interesse e oportunidades de agregação de valor do início ao fim.

  • https://jorgeaudy.com/jogos-360o/
  • O workshop quase não tem “ppt” ou apresentação, ele foca em compartilhar, experimentar e debater o uso de jogos além da pura diversão;
  • Durante todo o workshop usamos um mural feito com o baralho de cartas que todos levaram para casa, contendo 130 jogos, distribuídos nas categorias abaixo, cada carta com um QRCode com mais detalhes;
  • Icebreakers (quebragelos);
  • Warm Ups (aquecimentos);
  • Agile Games (pedagógicos);
  • Co-criação de jogos, novos ou customizados).

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No somatório já enviei e entreguei em mãos mais de dois mil livros e kits com baralho, acabei de mandar fazer mais mil, a cada nova edição me energizo com a interação, feedback, curto cada um dos feedacks compartilhados nas redes:

“Muito bom, um Sábado de grande aprendizado. Agradeço a oportunidade de ter conhecido pessoas fantásticas e ideia incríveis. Parabéns Jorge pelo trabalho magnífico.” – Bruno Canal

“Foram três dias ricos de muito conhecimento, técnicas, métodos e muitas trocas e experiências. Gratidão ao Jorge Audy e ao caros colegas por todos os insight e vivências durante essa jornada.” – Diego Gualtieri

“Dia intenso de muito aprendizado com esse fera Jorge Audy!” – Patrícia Boeno

Em breve sai do forno mais animações de divulgação, o próximo será o de Jogos 360° …