Compilei aqui um resumo dos principais termos e indicadores de desempenho para monitorar a sua equipe, eficiência do processo e tempos de entrega, bem como os sinais de alerta para observar os problemas à frente:
Trabalho em progresso (WIP) – Um componente do método Kanban é limitar o trabalho em andamento (WIP) para melhorar a eficiência de sua equipe. Pense nisso, você trabalha mais rápido quando divide sua atenção entre muitas tarefas ou quando escolhe uma para se concentrar? O limite de WIP ideal para sua equipe depende de vários fatores.
Cycle Time – Mede quanto tempo uma tarefa gasta passando pelo seu processo. O tempo de ciclo difere do lead time porque é medido apenas a partir do momento em que sua equipe começa a trabalhar na tarefa. O tempo de ciclo, então, é a métrica que mede diretamente quanto tempo sua equipe leva para entregar uma tarefa.
Lead Time – É o período entre o início de uma atividade, produtiva ou não, e o seu término. A definição mais convencional para lead time em Supply Chain Management é o tempo entre o momento do pedido do cliente até a chegada do produto a ele.
Agregação de Distribuições – Histograma como o acima mostra a distribuição do Lead Time geral. No entanto, se a adoção do Kanban estiver avançando adequadamente, você terá diferentes classes de serviço. Se for o caso, recomendamos que você analise a distribuição do Lead Time por cada uma das diferentes classes de serviço.
Gráfico de dispersão de tempo de espera – Uma das melhores maneiras de visualizar a aleatoriedade em seu processo é colocar seus dados de lead time em um gráfico de dispersão. Os gráficos de dispersão são uma das melhores análises para visualizar os dados do Lead Time. Esse tipo de visualização comunica muitas informações quantitativas e qualitativas rapidamente.
Taxa de transferência (Throughput) – Considerando que o tempo de ciclo mede quanto tempo uma tarefa individual leva para passar pelo seu processo, a métrica de rendimento no Kanban mede a quantidade total de trabalho entregue em um determinado período de tempo. A taxa de transferência mede apenas os itens de trabalho concluídos – nada que ainda esteja em andamento é contado.
Se um time entregou respectivamente 10, 8, 12 e 10 cards por semana durante 4 semanas. Neste caso, utilizando percentil, podemos afirmar que temos 85% de chance do time entregar 9 cards na próxima semana. O throughput não considera o tamanho dos cards, portanto se a variação for muito grande o ideal é considerá-las no calculo dessa média. Conforme amadurece, a tendência é que um time Kanban crie cards de tamanho cada vez mais próximos.
Performance da equipe – As duas métricas Kanban que melhor medem o desempenho da sua equipe são os tempos de ciclo (quão rápido o trabalho é feito) e o rendimento (quanto trabalho é entregue). Essas métricas são as únicas a serem observadas para garantir que você esteja entregando resultados aos seus clientes! Tempo de ciclo, throughput e WIP estão conectados pela Lei de Little: Tempo de ciclo = WIP/Rendimento
Gargalos – A maior bandeira vermelha de que seu desempenho está prestes a sofrer é o gargalo – Aumentar o trabalho que não está sendo concluído. O gargalo sinaliza que sua equipe não tem capacidade de recursos para lidar com a quantidade de trabalho atribuída a eles em tempo hábil.
Bloqueadores – Os bloqueadores não são estritamente uma métrica Kanban, mas podem fornecer muitas informações úteis para reduzir o lead time e melhorar a previsibilidade. Dependências e bloqueadores interrompem o fluxo normal de trabalho e introduzem muita variabilidade no sistema. Algo que é evidenciado com uma cauda longa no histograma de Lead Time.
Diagrama cumulativo de fluxo (CFD) – O diagrama de fluxo cumulativo mostra a distribuição de tarefas em cada um dos estados do processo, acumulando ao longo do tempo. Cada faixa colorida indica quantas tarefas estão presentes em cada estado do processo em um determinado momento. O benefício real do CFD é a rapidez com que você pode obter uma avaliação visual da estabilidade do seu processo.
Chegadas e partidas incompatíveis – Este é um padrão clássico que se desenvolve sempre que os itens chegam ao nosso processo mais rápido do que saem, significando que o WIP crescerá com o tempo;
Linhas planas – Outro padrão que procuro em um CFD é sempre que as linhas se nivelam por longos períodos de tempo, representando períodos de zero chegadas ou períodos de zero partidas;
Degraus – Uma transferência em lote em seu processo se manifestará como “degraus” em seu CFD. Isso é típico das equipes Scrum, onde cada sprint é representado visualmente como uma etapa no diagrama;
Abaulamento Bandas – Este é o que a maioria das equipes vai atrás primeiro. Sempre que você vê uma banda “protuberante” em um CFD, isso sinaliza claramente uma explosão de WIP naquela etapa;
Bandas que desaparecem – Uma causa para uma banda que desaparece pode ser que alguma variabilidade que esteja causando a interrupção. Outra possibilidade é que a equipe decide pular uma determinada etapa do fluxo de trabalho;
Filas (o custo da espera) – As filas aparecem em seu fluxo de trabalho enquanto as tarefas aguardam ação adicional. Por exemplo, um estágio de fila pode estar “aguardando revisão”;
Taxa de descarte – Taxa de Descarte é a métrica Kanban que mede o número de opções que são descartadas, eliminadas do processo upstream, antes do ponto de confirmação. Você pode medir a taxa de descarte em qualquer estágio do processo upstream. Organizações eficazes mostram altas taxas de descarte em todas as etapas do processo upstream e as pendências das equipes não são sobrecarregadas com centenas de opções.
Ponto de compromisso e de entrega – Ponto de compromisso é o momento em que reunimos conhecimento suficiente sobre o trabalho para dizer que estamos confiantes e capazes de iniciá-lo, marca um ponto no processo de trabalho em que um item está pronto para ser inserido no sistema. Ponto de entrega é o ponto no fluxo de trabalho em que os itens são considerados concluídos.
Eficiência de fluxo – Mede a porcentagem do lead time total gasto realmente agregando valor (ou conhecimento) versus espera. É a razão do tempo total decorrido que um item estava sendo trabalhado ativamente sobre o tempo total decorrido que levou para um item ser concluído (seu tempo de ciclo total ou tempo de entrega). Touch Time x Wait Time – Touch é o tempo dedicado ao trabalho nas tarefas, momentos de ação, enquanto o Waiting é o tempo parado em filas de espera.
Nas minhas consultas e pesquisas, artigos e blogs, encontrei este post com o compartilhamento de uma planilha que meio que oferece uma aula – https://www.linkedin.com/pulse/novidades-na-planilha-de-m%25C3%25A9tricas-fluxo-jira-google-santos-costa/
Para constar, incluo os gráficos de burndown e burnup da galera do Scrum:
Burndown – Para equipes que trabalham com o framework scrum, este é um dos indicadores que melhor ajuda o gerenciamento do backlog da iteração, que é de responsabilidade do time de desenvolvimento. A cada planejamento de iteração, o time deve determinar o quanto de trabalho assumirá para o período.
Burnup – A construção deste gráfico é extremamente simples. O prazo planejado é representado no eixo X e as entregas representadas no eito Y, que exibe em que ponto a equipe está ao longo do projeto, revelando o progresso na linha ascendente, em direção ao total final.
Jorge Horácio "Kotick" Audy 