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Personas é meio para empatia, entendimento e atendimento

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Podemos e devemos entender que PERSONA é a chave, pela relevância de criarmos empatia e reamente compreendermos os clientes, stakeholders, público-alvo, em seus diferentes segmentos e perfis, tanto quanto nossos key-users, usuários, parceiros e operadores.

Para que um produto tenha sucesso, o substrato são as pessoas, quanto mais estabelecermos uma conexão com as pessoas envolvidas, em todos os sentidos, é fundamental. Aquelas que compram, mas também aquelas que vendem, operam, viabilizam, influenciam, …

Para cada produto, serviço ou processo, é preciso debater, pesquisar e mapear suas personas, cada qual com seu peso e equilíbrio em relação às demais, entender a relação entre elas, o peso de suas ações e decisões, como envolvê-las, torná-las parceiras.

Nem sempre as técnicas são explicitas, é uma questão de escolha, algumas serão construídas colaborativamente, algumas as vezes são materializações mais simples, as vezes reaproveitamos mapas já materializados e confirmados, cada caso é um caso.

Ao imaginarmos uma startup ou um novo time de produto, é possível imaginar alguns passos iniciais de grande valor agregado e que sustentarão nossa estratégias a execução – mapas de empatia, mapas de rede, mapas de mercado e a identificação de amostragens:

A) Canvas de empatia possuem variadas abordagens e campos, todos mapeiam personas, com o objetivo de entender, monitorar e cada vez mais buscar o maior nível de conexão e satisfação, através de produto, serviço ou processo.

B) Mapas de rede oferecem amplitude de visão, representando o relacionamento entre diferentes perfis e o que estes relacionamentos nos dizem, um zoom out, informações que enriquecem o processo de empatia em uma visão mais ampla. Os nodos

C) Estatísticas diversas, dados de 1° e 2° nível, pesquisas, especialistas, tendem a gerar visões significativas, com frequência subsidiando projeções e volumetria, curvas normais com medias e extremos, por adesão, por quantidade, por necessidade, etc.

D) Amostragem, porque um dos maiores ganhos do método de mapeamento de personas é a identificação de amostragens assertivas que serão usadas para direcionar pesquisas, eventos de validação, promoções, relacionamento e experiências.

Técnicas de levantamento, validação, elicitação, debates, estudos, … que podem ser usadas a qualquer momento em meio a ciclos iterativo-incrementais, permanentemente buscando entender e validar nossos pressupostos, sua evolução e (re)posicionamento.

Em se tratando de Toolbox, as quatro técnicas acima e as doze abaixo, nos ajudam a dar start em um processo iterativo virtuoso, pois ajudará na visão de personas, proposta de valor, MVP’s, validações, desenvolvimento do cliente e pivots de diferentes níveis.

1. Entrevistas sempre serão úteis, a preferência é por técnicas mais coletivas, posto que registrar opções pessoais é anos luz atrás de reunir pessoas e gerar informações percebidas como convergentes ou divergentes;

2. Pesquisa Desk é a técnica de se utilizar de seu computador conectado a grande rede e rastrear o que ela tem a nos oferecer sobre mercado, clientes, concorrentes, fornecedores, … tudo isso ao alcance de um click;

3. Surveys são pesquisas online, dedicando-se o tempo necessário para formulá-la, antecipando possibilidades e cenários. É importante fazer um piloto, que pode inclusive ser analisado em um grupo de especialistas;

4. Análise de conteúdo é uma técnica tão antiga quanto as entrevistas, pois os documentos e material citados em algum momento podem ser requisitados, agrupados, para serem analisados, entendidos;

5. Experimentos são consultas a partir da realização de uma sequência de passos previamente preparados de forma a reproduzir condições para diferentes grupos e assim analisá-los de forma comparativo em suas semelhanças e diferenças;

6. Shadowing é uma técnica de observação, muito utilizado por times de variados produtos e serviços, providenciando horas, turnos ou dias acompanhando clientes, key-users, parceiros, para melhor entendê-los;

7. Diário é uma técnica em que pedimos para alguém registrar tudo o que acontece em certo período de tempo, usado por exemplo, quando o shadowing não é possível, quando pedimos para o próprio cliente fazer os registros;

8. Pesquisa aqui tem uma abordagem abrangente, podendo utilizar-se de questionários, quantitativa ou qualitativa, seguindo métodos mais científicos e a partir dele levantando hipóteses ou conclusões;

9. A técnica Delphi é uma consulta a especialistas, de forma que cada um se posicione sob seu ponto de vista, expertise e know how, informações que são cruzadas para buscar suas variações e coincidências;

10. O uso de debates possui dezenas de formatos, desde painéis, fishbowls, open spaces, world café, técnicas mais abertas ou fechadas, formais ou informais, com coordenação centralizada ou auto-organizados;

11. Focus Group é quando reunimos um grupo de pessoas representativo de uma de nossa personas para validação de informações, que são submetidos garantindo evitar-se influenciar suas percepções;

12. Unfocus Group é uma proposta que segue uma boa prática de debates da IDEO, onde em um grupo de discussão inclui-se propositalmente perfis desconexos, como um psicólogo, sociólogo, alguém completamente fora do tema que será debatido.

Um case de personas, quem elas são, o que comem, onde moram?

Imagine Travis Kalanick imaginando em 2009 o Uber como um serviço de taxis executivos, as personas a serem mapeadas eram os clientes preferenciais (executivos) e a rede no seu entorno, não executivos, motoristas, taxis, ônibus, parceiros, oficinas, postos, …

Aproximar-se destas personas, entendê-las, gerar e induzir empatia em ambos os sentidos, cada uma delas poderia e teve um papel fundamental na história da Uber … Para o founder, business owner, product owner e envolvidos, mapear as suas personas de forma ampla é crucial.

Se não quiser chamar de persona quando não é o cliente final, batize de outro nome, chame-os de bruxos, mas conhecer seu perfil, comportamento e necessidades é tão importante quanto conhecer seu cliente. Porque são engrenagens de uma mesma máquina.

 

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Conhecer o modelo de Kübler-Ross pode ajudar na reação à covid-19

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Resposta emocional à mudança, esta teoria de meados do século XX nunca foi tão razoável, o Brasil precisa usar mais argumentos científicos, balizados, racionais, modelos e teorias robustas que há décadas envolvem milhares de pesquisadores mundo afora.

Este modelo, amplamente estudado pela academia pode ser percebido na morte de um ente querido, quando exposto a um incidente imprevisto,  mudanças intensas e repentinas, o que nos exige um tempo para assimilar, reagir e superar.

O site da fundação Elisabeth Kübler-Roos no Brasil é https://ekrbrasil.com/, uma instituição focada na tanatologia, no compartilhamento de teorias e estudos científicos sobre a morte, suas causas e fenômenos a ela relacionados.

A ciência não nos ajuda só a fazer modelos gráficos ou definir estratégias, mas também nos apoia na argumentação, entendimento de contextos, especificidades. Quanto melhor entendido, menor a profundidade e amplitude da curva. O objetivo não é eliminar a negação, mas acelerar as etapas iniciais e o quanto antes partir para a reação!

Um estudo coerente quando nos vemos em frente a uma pandemia global que desde seu marco zero tem poucos meses. Já passamos pelo choque, pela descrença, frustração, pela angústia do desconforto, quatro passos prévios a reação e reposicionamento.

Temos negação, raiva, barganha, depressão e aceitação, aspectos emocionais de resposta a uma mudança repentina. Pensando em termos de reação positiva a mudança, é complementar à modelos de estratégia e tomada de decisão para gestão de crises.

RESPOSTA À COVID-19

Todos os modelos médicos e científicos mostram que ainda temos o pior pela frente, continuar negando ou resistindo a estes estudos e projeções é desperdício de tempo, profissionais, famílias, empresas e sociedade precisam montar planos de resposta de curto, médio e longos prazos.

Passada a negação e estado de choque, não é só cortar gastos, é mapear nosso 5w2h até aqui e desafiar-se a mudar o necessário para uma nova realidade, debater ideias, parcerias, inovação, empreendedorismo em seus diferentes extratos e possibilidades … procurar gerenciar a mudança a seu favor.

  • Está em casa e não pode sair;
  • Seus planos se inviabilizaram;
  • Você ou conjuge foi demitido;
  • Suas reservas são finitas;
  • A empresa fechou;
  • Um familiar contaminado;
  • Está sem clientes;
  • etc.

A curva de Kübler Ross pode materializar este Gerenciamento de Mudanças, acelerar sua evolução, antecipar a reação, gerar melhores respostas e resultados práticos no curto prazo. Conscientes, é possível antecipar-se a curva e gerar iniciativas para mitigá-la ou acelerá-la.

Shock, denial, frustration & depression – Acelere ao máximo estas etapas, busque informações e parta para a reação;

Experiment – Engajar-se na mudança, dedicar-se a entender, mapear, idear, contribuir com a visão da situação;

Decision – A partir de cenários, debater e escolher alternativas a serem definidas e planejadas de forma ágil;

Integration – É a vivência, experimentação, validação, inconformar-se e ir a luta. Tentativa e erro, aprendizado e adaptação.

Há variadas interpretações e variações deste modelo, como por exemplo:

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Aprender a mapear experiências (jornadas) é um diferencial essencial

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Tudo na vida pode ser visto como histórias, quer seja um produto, serviço, trabalho, família, amigos, etc. Tudo fica mais claro quando visualizamos o passo-a-passo e os enriquecemos com informações, expectativas e percepções, melhor ainda se reunirmos um grupo para isso. Técnica poderosa, em uma retrospectiva para lições apendidas, para a compreensão de negócios ou co-criação de algo disruptivo.

A gênese desta abordagem acompanha a humanidade desde a idade das pedras, quando os grupos humanos passaram a se reunir para contar sua história, crenças, leis, façanhas e temores, inicialmente ao redor do fogo. Storytelling é uma técnica ancestral, pela qual todos nós somos capazes de contar uma história passada, presente ou futura, real ou ficção, onde todos que participam viajam e tornam-se parte dela.

STORYTELLING é mais que uma mera narrativa, mas a arte de contar histórias envolventes, fazendo as pessoas se sentirem realmente parte dela, gerando empatia com seus personagens, para assim transmitir uma mensagem de forma inesquecível.

Uma história bem contada tem o poder de nos transportar a momentos, lugares e dimensões, quando mais facilmente nos colocamos em outro papel e contexto, vendo o mundo pelos olhos de um protagonista. No mundo dos negócios surgiram técnicas para mapear a experiência do cliente, do colaborador, do cidadão, buscando no passo-a-passo de alguém uma relação a uma ideia de negócio, produto ou serviço.

A palavra-chave é Empatia, colocar-se no lugar de outra pessoa, hora para entender como aconteceu, acontece, aconteceria ou acontecerá. O objetivo não é apenas entender a narrativa, mas induzir as pessoas a incorporarem um papel, vivenciar a experiência junto ao protagonista, olhando pelos seus olhos, sentindo o que ele sente. Para isso, podemos contar com diferentes sentidos – visão, audição, tato (motor), etc.

EMPATIA é uma palavra de origem grega, significando a habilidade de entender a necessidade do outro, sentindo o que outra pessoa sente, conseguindo se colocar no lugar dela para ver o mundo pela sua perspectiva e singularidade.

No mundo dos negócios, sempre tivemos técnicas de diagramação, contando com notações formais para desenho de processos, desde fluxogramas a casos de uso e BPMN. A diferença entre BPMN e storytelling é que jogamos fora o formalismo, para que qualquer pessoa ou grupo, juntos possam debater de forma livre e aberta, provavelmente usando quadros brancos ou postits, para desenhar jornadas.

O BPMN é útil para registro formal de processos, treino e regulação, auditorias, automação, mas exige profissionais treinados em sua notação e técnicas, possui ciclos longos de levantamento e desenho devido ao seu rigor técnico. O uso de desenhos informais como jornadas permite que qualquer grupo de profissionais use de criatividade e busque consenso para o melhor desenho frente a seu entendimento e objetivo.

BPMN ou “Business Process Model and Notation” é uma notação para gerenciamento de processos de negócio, prevendo uma centena de ícones padrão, regras e pré-definições no desenho de processos organizacionais, visando treinamento, padronização e auditoria.

Desapegue, use técnicas abertas que geram bons resultados em qualquer contexto, pela assertividade encontrada a partir de poucas regras e muito diálogo, materializando mapas de fluxo, com notação e forma sempre singulares, com informações auto-organizadas, hipóteses, afirmações úteis. As técnicas mais ricas e empáticas possibilitam enriquecimento adaptativo de informações, como em Customer Journey Map e Blueprints.

Jornadas são como filmes com extras, com pontos fortes e fracos, dados sobre atores, valor, evidencias, background, dispositivos, ideação, satisfação, etc. Originalmente são propostos mapas cartesianos, frente a um passo-a-passo da primeira linha, contando com diferentes trilhas de informações adicionais logo abaixo, cada passo acrescendo dados, para que na soma deles possamos compreender o seu real potencial.

Na minha opinião, são conceitos e técnicas fundamentais a qualquer profissional, tanto para quem é de negócios, backoffice, quanto de tecnologia. Ter experiências mapeando blueprint e journeys é uma garantia de vivência na co-criação de empatia e compreensão coletiva sobre a experiência de quem queremos melhor conhecer e atender, desde clientes, colaboradores, cidadãos a perfis mais específicos e singulares.

Dica importante? Só se aprende fazendo, desapegando de eventual Síndrome do Impostor (*), acreditando que este é um trabalho colaborativo e que juntos debateremos o assunto e selecionaremos construtivamente as informações pertinentes ao contexto em direção ao nosso objetivo. Todos os aprendizados, tentativas e erros, desenvolverá em cada um de nós melhor capacidade de empatia e modelagem de experiências.

(*) SÍNDROME DO IMPOSTOR na psicologia é uma linha de pensamento onde a pessoa não consegue aceitar que é capaz, sendo levada a procrastinar ou não fazer, postergando desenvolver-se como profissional, achando que somente os outros é que conseguem.

Eu parto da missão para a escolha das técnicas, sequenciamento e profundidade, antes, durante e depois, conforme o objetivo acordado, segundo o mix de atores envolvidos, o tempo disponível, perfil dos principais protagonistas e das equipes envolvidas. O uso de pesquisa, briefing, técnicas de visão relacionadas a estratégia, negócio, entendendo se partimos de uma ideia, evoluímos um produto ou buscamos oportunidades.

Raramente uso templates como os abaixo, encontrados em qualquer pesquisa no Google, mas acho que engessa o fluxo inquisitivo e criativo, prefiro definir cores para os tipos de informações a medida que afloram. Inicio apresentando as técnicas e depois co-criamos juntos mapas de informações que raramente são quadradinhas e cartesianas, mas sempre representam o tanto de real alinhamento e valor que definimos.

No desenho de jornada é possível visualizarmos o passo-a-passo e as informações e percepções consequentes que auxiliarão na empatia, debate e tomada de decisão colaborativa daquilo que queremos entender e melhorar, enquanto no blueprint temos uma visualização exata de camadas, alçadas e meios envolvidas a cada passo. Em ambos temos a identificação de áreas quentes, propícias a ideação e melhorias.

A cada passo em uma jornada, podemos incrementar uma infinita gama de informações pertinentes, escolhidas (com certa parcimônia) pelo grupo reunido, sempre o mais multidisciplinar possível, usando recursos presenciais ou remotos de modelagem, quer postits físicos ou virtuais, talvez com quadros brancos e paredes, mas também podendo ser com o software Miro ou Mural, sempre da forma mais colaborativa possível.

No exemplo abaixo, debatemos a ideia de negócio no #1, empatizamos com as personas no #2, desenhamos a jornada deles no #3 enriquecida com o máximo de informações a cada passo, contexto e proposta de valor, para no #4 desenharmos a jornada futura e no #5 propôr uma sequência baseada em valor, percebendo-se etapas como MVP’s ou Releases para validações e negócios. O #6 é próximos passos.

A tempo, quando ajudo a montar jornadas e blueprints eles se parecem com a imagem real abaixo (não posso deixar nítida por termo de confidencialidade) no ítem #3 e #4:

O mapeamento de uma jornada e o eriquecimento de informações junto a cada passo é, em hipótese, algo simples e descentralizado, se temos 10 pessoas discutindo uma jornada, o foco é qualquer um dos participantes, em especial se houver um facilitador, ir registrando a discussão através de passos e informações em postits, ao natural as coisas vão se estruturando, sequenciando e fazendo mais sentido.

Um amigo certa vez descreveu uma inception por um prisma muito interessante, nos primeiros passos há um misto de sentimentos, como “o tempo está passando”, “tenho pressa, assim não vai dar”, “já discutimos isso”, “gostaria de pular tudo isso e ir direto ao ponto”, mas é preciso  acreditar na lógica do processo e se engajar para que dê certo, aos poucos as coisas começam a encaixar e as decisões sempre fluem a bom termo.

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Apenas reduzir despesas não nos safa dos desdobramentos da covid-19

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Primeiro de alguns posts com reflexões práticas para encarar de frente a crise ao invés de enfiar a cabeça em um buraco feito avestruzes, começando por uma sistematização do processo de auto-conhecimento, cenários prospectivos, co-criação e experimentação:

Muitos só fazem contas, já na primeira semana iniciaram demissões e reduções de estrutura, como se fosse cada um por si, como se estivessem em um filme de náufragos, em um bote salva-vidas no meio do Atlântico, se limitando a racionar a água e comida.

Assim, negam o óbvio, PJ e PF fazem parte de um ecossistema e se cada um apenas pensar em sobreviver, o conjunto ficará cada vez mais frágil, fraco e quebradiço, gerando uma espiral descendente, um ciclo vicioso. Sem ser piegas, juntos somos mais fortes, PJ + PF.

Aprendendo com Matsushita

Reza a lenda que Matsushita, guru da gestão nos anos 20, ao enfrentar guerras e pós-guerras, reunia seus colaboradores e os instigava a fazerem todos o necessário para superarem a crise, certo de que ela passaria e ao final estariam juntos e fortes. Neste caso, se permitia a reinvenção, pelo tempo necessário, de papéis, produtos, serviços e processos.

Na prática, ele sabia que o sucesso que o trouxera até a próxima crise pouco valeria e, para não demitir ou falir, se permitia mudar, fomentando a auto-organização, mantendo todos focados na superação, deixando que os seus profissionais fossem as ruas, repensando a si mesmos, ideias, produtos, serviços, venda, marketing, produção, o que fosse necessário.

Gestão de crise – É hora de aplicar tudo o que sabemos

Até Fevereiro de 2020, usávamos desig thinking, lean startup, art of hosting, metodologias ágeis, para novos e melhores negócios, inovação, empreendedorismo, na busca por transformar-se no próximo unicórnio brasileiro. Em meio a esta crise é preciso compreender o ecossistema, ressignificar, pelo menos temporariamente, nosso propósito, negócios e portfólio.

Esta crise não vai passar em semanas, mas em meses e seus efeitos perdurarão por muito tempo, é preciso tomar consciência coletiva e gerar novos pactos, mitigar o dano no curto, médio e longo prazos. É a hora de usar toda nossa ambidestria no famoso modelo de três horizontes da McKinsey ou perderemos muito demais.

Chame seu pessoal em grupos ou todos juntos, use vídeo-chamada se possível, mas também tem whats, grupos no msg, salas virtuais, telefone e considere convidar também alguma(s) pessoa(s) acostumadas com facilitação de reuniões com foco em inovação e empreendedorismo, que dominem técnicas e ferramentas colaborativas.

1° passo – Estabeleça um só propósito coletivo

Reúna virtualmente seu pessoal, seja um líder, unifiquem um só propósito estabelecido, se reinventar para superar esta crise, desafie todos a se auto-organizarem. De forma criativa e empreendedora, incentive grupos de design sobre iniciativas de contorno e mitigação da crise, todos unidos em um único objetivo comum.

“A invencibilidade está na defesa; a possibilidade de vitória, no ataque. Quem se defende mostra que sua força é inadequada; quem ataca, mostra que ela é abundante.” – Sun Tzu foi um general, estrategista e filósofo chinês, escreveu A Arte da Guerra, composto por 13 capítulos de estratégias militares.

A priori, agora a missão é passarmos por esta crise e mantermos uma estrutura coesa de forma a que no pós-crise estejamos fortes o suficiente para imediatamente retomarmos a vida … talvez voltar ao que era, talvez melhores, talvez no mesmo segmento e negócio, talvez em outro, mas hoje o objetivo é nos mantermos firmes durante a tempestade.

2° passo – Qual é o 5w2h de nós mesmos?

Inicie alinhando e discutindo quem e o que somos, em um sentido amplo, recursos, do estoque a material, do maquinário e ferramental a expertise, conhecimentos, redes e soft-skills. Precisamos compreender tudo o que temos a nossa disposição, interna e externamente, tão importante quanto nossos recurso e conhecimentos, são parceiros e networking.

Importante – Estamos mapeando tudo o que temos e somos, por isso, é preciso estarmos abertos a TUDO e todos, não tem porque nos limitar à pessoa jurídica, mas a tudo o que sabemos ou supomos como opções, aqui cabe buscar explicitar tudo o que todos podem contribuir ou dispor, aquilo que talvez individualmente não tenha valor, mas em sinergia ganhe força e potencial.

3° passo – Cenários prospectivos e brainstorming

Proponha um debate e ideação a partir do passo 1 e 2, desafie a todos pesquisarem e idearem alternativas baseadas em cadeia de valor, usando todo e qualquer recurso disponível, o desafio é mantermos a estrutura e equipes, se possível agregando valor a todo o ecossistema. NÃo se limitando a produtos e serviços que já praticávamos, mas usando de criatividade a partir do que temos para o que podemos ser neste momento.

Mais que gemba (onde as coisas acontecem), é energizar e potencializar iniciativas que surgirão da soma de competências e vivências de cada grupo, assim surgirão ideias e oportunidades que hierarquicamente demorariam ou jamais surgiriam. Como as habilidades de cada um pode usar o maquinário de outra forma, aproveitar o material para outro fim, gerar conexões e oportunidades inusitadas.

Pipocam inovação por todo lado, vendas de vouchers antecipados de serviços para depois que a covid-19 passar, vendas online, entregas em casa, novos produtos, máscaras de pano, quiosques com auto-atendimento com itens de conveniência dentro de condomínios, … com criatividade e união a solução está nas nossas mãos!

Você já ouviu falar em coopetição, provavelmente todos ou a maioria de seu segmento estão sofrendo com o covid-19 e nestas condições é possível que se houver uma pacto entre concorrentes para redução de custos e melhores resultados. É possível que algumas das soluções seja propôr acordos e parcerias, mesmo com seus concorrentes de quadra ou bairro, reduzindo os custos e aumentando a força de atuação.

4° passo – I4A (Ideas for action) – PDCL

A partir do banco de ideias formado de forma quase anárquica, decisões precisam ser tomadas, mas urge ação, o controle de outrora precisa agora celeridade, experimentação, porque algo feito é melhor que perfeito, para tanto é preciso delegar baseado na confiança do senso comum de suas pessoas, por área, equipe, liderança, e estabelecer ciclos iterativos e fluxos de informação e reação mais que comando-controle.

Se a ideação e proposição são quase anárquicas, o plano de ação, validação, persistência ou abandono deve ser racional, porque eles usarão recursos, depositarão esperanças de mitigação, contorno, engajamento em nosso propósito comum de superar a crise e o vírus. Em ciclos diários ou semanais é preciso validar, discutir e reavaliar para tomar decisões de go-no go, mudanças, adaptação … seguir em frente.

Com certeza vai passar, e depois?

Nesta gestão de crise, os passos de 1 a 4 geram um ciclo virtuoso, erros e acertos, iterativo-incrementais, cada empresa ou grupo contribuindo para que enquanto comunidade (noções abstratas comuns a diversos indivíduos) e sociedade (agrupamento que convive em estado gregário e em colaboração mútua) estejamos o mais fortes, preparados para o pós-crise.

Matsushita no livro “Not for bread alone! A business Ethos, a Management Ethic”, alude à responsabilidade do empresário não ser só ganhar dinheiro, mas à sua responsabilidade social. Ethos na sociologia é a síntese dos costumes de um povo, caráter em coletividade, Ethic na filosofia investiga os princípios que motivam o comportamento e valores presentes em certa realidade social.

De alguma forma, fora da gestão de crise imediata, retomaremos a vida, levando todos os aprendizados e oportunidades alavancadas durante ela, algumas empresas simplesmente recomeçarão, reativarão seu portfólio, enquanto outras os terão mantido ou reinventado, reinvenção esta que poderá ser revertida em novas forças e oportunidades.

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Reflexões sobre MVP de uma aula remota em um curso presencial

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[Moodle] += [câmera do notebook] + [convite em vídeo] + [instruções para o meeting] + [conteúdo em arquivo PDF] + [Zoom vídeo meeting] + [narração no power point] + [vídeos Mp4 com conteúdo narrado] + [Youtube] \o/

Não é uma disciplina EAD, são aulas remotas para alunos de graduação matriculados em um curso presencial, contingência pela adesão ao plano nacional de isolamento inicialmente previsto para Março e Abril, em função do covid-19 (corona vírus originário de Wuhan/China).

Foram apenas 2 aulas na normalidade deste semestre atípico, a terceira já foi com cada aluno entrando via Zoom e, contando com vídeos fatiados compartilhados com conteúdos narrados tela-a-tela a partir da apresentação em aula, compartilhados com todos.

As orientações gerais são para considerar que não é um curso EAD, que alguns alunos talvez não estejam preparados para isso, psicologica ou tecnologicamente, por isso, ir construindo este novo formato em conjunto, sem muitas regras e imposições unilaterais.

Sendo assim, a primeira aula serviu de termômetro, a média de engajamento geral foi baixo na minha opinião, mas estou acostumado a aulas permanentemente em grupos, debates e exercícios colaborativos, portar isto para uma aula virtual exigirá a conquista do engajamento deles.

A atenção e empenho deles mesmo usando ferramentas virtuais poderá ser um desafio libertador, pois o futuro do trabalho em nossa área tem muito a ver com isso. Mesmo com equipes presenciais, cada vez mais usamos SW para ajudar na facilitação, registro e depois métricas.

Aula por SW de vídeo meeting

Um desafio a todos, professores e alunos, possível contornar com ferramentas free – Zoom, Hangout, Skype, Whereby, … mas, se você é professor a noite e de dia trabalha em TI, pergunte se não poderia usar o Teams, Skype for Business, Google suite por algumas semanas, não é preciso cadastrar os alunos nem nada, seriam convidados através do link gerado e compartilhado previamente … pode ser uma opção.

Na versão free o Zoom tem limite de 40 minutos, sem limitação de funcionalidades ou audiência, esse tempo faz sentido somado a peculiaridade de gravação de toda a interação em um arquivo completo em MP4 (desejável abaixo de 100MB) e outro só de áudio para podcasts (M4A).

Outra vantagem do Zoom é o mecanismo de chave única, eu a gero e compartilho pelo moodle antecipadamente, daí em diante para entrar em uma aula minha é só o aluno entrar no Zoom, pedir para entrar em uma sala e informar a chave, uma só para todas as minhas aulas.

Há também no Zoom recursos básicos e comuns a todos os demais, entretanto é possível manter todos com o áudio desligado e cada um pode usar um botão de “levantar a mão”, que mostra um ícone de uma mãozinha junto a foto ou vídeo do aluno (nenhum usou a câmera).

Na imagem abaixo eu editei e tirei os nomes e fotos dos alunos, o Zoom tem uma opção mosaico em que é possível pra o professor ter um grande número de alunos aparecendo ao mesmo tempo, melhor se estiverem usando as câmeras ou a mãozinha.

Compartilhamento do conteúdo

Não sou nenhum fã do power point, mas a cada ano a Microsoft se esforça em oferecer mecanismos para tirar a impressão de aula quadradinha, com efeitos na página e de transição, mas para este fim especifico de gerar conteúdo com narração o resultado é impecável.

Optei por dar a aula aproveitando os recursos do Zoom, inclusive setei para gravar, mas ofereço uma segunda experiência ao compartilhar o ppt em Mp4 com narração. Assim valorizo e diferencio os dois momentos, incentivando que a galera participe da aula e assista o fatiado.

Para compartilhar o material da forma mais didática possível, eu ministro a aula e depois gravo a narração no power point tela-a-tela da aula, para depois exportá-las para Mp4. Eu tive que seccionar o ppt em três conjuntos de 12 a 15 telas para ficar abaixo de 100MB.

O resultado fica muito bom, mesmo optando pelo Mp4 com tamanho mínimo (mínima qualidade), o resultado em vídeo e áudio é excelente. Durante toda a narração, tela-a-tela fica o vídeo do professor na extrema direita inferior, o que confere uma certa humanidade ao vídeo.

Concluindo – Youtube e Moodle

Uma vez gerado os vídeos, organizados para que cada um não ultrapasse 100MB, vá para o Youtube (se você não tem um canal, crie um), entre no Youtube Studio, página dos seus vídeos e suba-os na opção privado (somente com o link poderá acessá-los), gere o link e compartilhe-os.

Aqui cabe uma observação, todo este processo e os meios escolhidos são nosso MVP e vem se saindo muito bem utilizando apenas soluções gratuitas, com certeza este post não sobrepõe plataformas especialistas como o Google for Education ou Grupo A.

A tempo, por política do Youtube cada vídeo precisa ter menos de 100MB senão a gente perde um tempão e no final dá erro no upload.

No moodle, tenho um vídeo de convite à aula que envio via fórum e destaco no bloco do dia, antecipadamente compartilho a apresentação em pdf com todo o conteúdo como sempre fiz e um fórum para eventuais perguntas e respostas, debates e comentários, antes ou depois da aula.

A tempo, o vídeo de convite à aula eu subo direto no Moodle porque ele tem menos de 2MB apenas, talvez nas próximas suba no Youtube.

Após a aula realizada, gravo a narração, exporto para MP4, subo para o Youtube e incluo os links dos vídeos no Moodle, fim.

 

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Home Office exige disciplina e indisciplina na medida certa

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Listei alguns tópicos relevantes para quem nesses dias de covid-19 está atipicamente em casa fazendo um home office forçado, marquei de forma despretensiosa com (+) aqueles que exigem um tanto de maior disciplina e com (-) aqueles que inevitavelmente, por bem ou por mal, exigirá abrir um pouco a mão da disciplina e controle:

Antes de mais nada, carinho com quem tem menos compreensão: Tenha empatia, alerte e combine com os colegas e chefe para todos terem um pouco de paciência com eventuais deslizes dos filhos. Mas, pense bem, ter o papai ou a mamãe em casa, mostrando para eles como é legal o seu trabalho, pedindo uma “ajudinha”, brincando vez em quando no vídeo com os colegas, … Assim ficará mais fácil eles colaborarem. Lembre-se que seus filhos (gatos e cachorros também) estão acostumados a ter toda sua atenção quando você está em casa, precisarão de tempo para se acostumar que você está em casa, mas não a disposição, tenha paciência com eles e se necessário alerte e peça que o chefe, o cliente e os colegas também tenham.

AMBIENTE (+): Estabeleça uma mesa para ser o seu “home office”, preferencialmente uma mesa para que tenhas uma postura ergonômica, isso vai ajudar a seu cérebro começar a se adaptar caso essa parada de covid-19 demore um pouco mais que o esperado, sem stress, mas essa definição ajuda também a conjuge, filhos, outras pessoas a lembrarem que estás trabalhando.

CHURRASCARIA (+): Divirta-se, faça uma placa tipo churrascaria, vermelha de um lado e verde do outro. Assim como o garçom, se estiver no vermelho não é para atrapalhar (vídeo, áudio ou tentando achar uma solução), só não deixe sempre no vermelho nem brigue se alguém esquecer … é uma forma de tornar esse puxa e solta com a família mais inusitado, diferente;

START (+): Eu recomendo o mindset da técnica dos 7 minutos no início de cada dia ou jornada, garanta alguns minutinhos com uma folha em branco, <1> liste as pendências do dia anterior, <2> liste os compromissos do dia, <3> seja criativo, pense o que vai rolar, ordene, priorize, veja e avise a quem está aguardando se algo não vai rolar. Um brainstorming individual e singular no início de cada dia ajuda a ter maior clareza nas prioridades, entregas, comunicações de status e é um excelente motor de arranque;

AGENDA (+): É importante manter uma agenda clara de reuniões, mesmo aquelas que antes não precisava agendar. No escritório é só cutucar o ombro do colega e bater um papo, mas lá percebemos o contexto, se o momento é apropriado, agora estamos todos distantes uns dos outros, então é preciso um pouco mais de disciplina e se possível combinar os melhores horários e agendá-los;

HORÁRIO (+/-): Por um lado, é muito positivo manter a rotina, acordar, tomar um bom banho, colocar uma roupa (**) confortável, mas por outro é preciso relaxar com os pequenos imprevistos previsíveis por estar em casa, o interfone, o vizinho, o conjuge, a filha (*), o contexto doméstico exige que não tornemos o dia “duro” demais para não tornar a experiência tensa … aproveite;

(*) FILHOS (-): Cara, relaxa, tenha uma visão de produtividade e entrega para o seu dia, mas não tente fazer de conta que está no escritório, seus filhos ou crianças não conseguirão entender isso. É preciso ser estratégico, ter papel e lápis, ir administrando e fazendo combinações de boas, sem stress, a parada tem que ser equilibrada e diplomática, senão vai ser o inferno. Em alguns casos, sua produtividade provavelmente será menor e a galera, inclusive o chefe tem que entender isso;

(**) DRESS CODE (-): Pessoalmente acho ruim trabalhar em casa de pijama e pantufa, melhor manter um mínimo de indicadores ao cérebro que você está perto do sofá, da TV, da geladeira, mas que não é final de semana e temos trabalho a fazer. Manter o habito de “ir para o trabalho” é significativo para o seu cérebro. Outra coisa, evite iniciar um vídeo sem camiseta, de cueca, etc, achando que ninguém vai perceber, daqui a pouco o celular cai, você passa na frente do espelho, o note fecha e aí vira folclore;

SW VÍDEO (+): Mantenha o(s) SW de video sempre aberto(s) e disponível(is) para chamadas (***), combine entre a galera o meio e mantenha-o aberto, porque cada um deles tem seu tempo para abrir e conectar, o Zoom usa uma chave, Teams, Whatsapp web, Skype, Hangout, Whereby, etc, cada um demora um tanto para abrir e fechar a conexão, senão terão que chamar mandar email ou Whats pedindo para abrir o vídeo ou áudio.

(***) OLHO-NO-OLHO (-): Uma coisa que aprendi com algumas equipes remotas é que podemos manter a chamada de vídeo o tempo que quisermos, mesmo sem falar, focados no trabalho, com todos em MUTE, para alguns ver os rostinhos dos colegas ali na tela ao lado ou em background torna tudo mais confortável e focado. Dá para fazer uma brincadeira, mostrar um recado, aproximar descontraindo;

GELADEIRA (+): Você vai ter que ter mais disciplina com a geladeira, no final de semana assaltar a geladeira faz parte, mas assaltar sete dias por semana não vai dar … policie-se, senão quando o covid-19 passar, você vai ter que passar uma temporada numa clínica de emagrecimento ou spa. Mantenha os mesmos hábitos do trabalho, um chimarrão, talvez um lanchinho no horário de sempre. Uma opção legal é ter frutas a mão e comprar menos bugigangas, isso tira a ansiedade gerada pela proximidade da geladeira;

Relaxe e aproveite, quem sabe é uma experiência forçada que nos autorizará a praticá-la com mais frequência por opção no futuro próximo.

A tempo, covid-19 não é o apocalipse Zumbi, então não consuma mais que o necessário, não compre mais que o necessário, seja racional em tudo, é só seguir as orientações … sem corridas aos supermercados, ok! Com calma, cuidados, consumo inteligente e usando a tecnologia a nosso favor, logo passa e dentro do possível aos poucos voltamos ao normal.

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2020 já está valendo, melhor revisar sua estratégia, portfólio e estrutura

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Nos últimos anos tenho com frequência me envolvido com eventos para organização de portfólios e programas, algo que proporciona a todos os envolvidos uma oportunidade de exercitar um debate bem mais amplo do que um produto ou projeto. Partimos sempre de um alinhamento de missão e visão, debatemos propósito e direcionadores estratégico, para então esclarecer o mapa de programas, projetos e iniciativas.

Não importa se é uma startup que iniciou com uma única ideia, uma empresa P, M ou G, todas merecem ter um mapa estratégico que materialize ideias, planos e execuções em portfólio, sub-portfólios, programas, banco de ideias. Se inexistem projetos grandes como existiam no século XX, mas sim programas que representam todos os MVP’s, MMP’s, releases, é preciso ter uma única visão daquelas mais importantes.

Nunca um planejamento é igual ao outro, sempre depende das características da empresa, pessoas envolvidas, por isso exige um levantamento prévio de informações sobre estrutura e planos, para assim organizar o material e abordagem. O ano de 2020 está aí, melhor iniciar com um alinhamento estratégico, com um brainstorming entre os principais interessados para convergência entre objetivos e execuções.

1. Preliminares

Tudo inicia com uma reunião prévia e um pacto, seguido de um breve trabalho de resgate, pesquisa e organização, mapeando o 5w2h do portfólio que queremos, definir quem são os envolvidos, onde estão as informações disponíveis, como organizar e o que precisamos para nos reunirmos com sucesso, o que temos sobre portfólio, sub-portfólios, programas e projetos em 5 status – recentemente entregues, em curso, próximos aguardando para iniciar, backlog e novidades. Também faz parte a proposta de uma agenda e programação para o planejamento.

Há dois grandes aspectos a serem levantados nas preliminares, a estrutura e portfólio, pois saber qual o organograma, times, squads ou esteiras é tão importante quanto saber no que estão trabalhando e irão trabalhar. Uso muito aqui a representação fantástica do PMRank do Ricardo Vargas, é preciso saber a estratégia, os filtros, estabelecer o funil, conhecer as esteiras atualmente disponíveis em suas características e dimensionamento para garantir a melhor distribuições e resultados práticos.

2. Planejamento

Reunir as pessoas necessárias e compatíveis ao desafio, em uma programação que gere um grande alinhamento estratégico, apresentação dos levantamentos realizados, sempre dou preferência para montar este mapa em uma parede, oportunizando momentos para debate e brainstorming, validação, ranqueamento e sequenciamento dos principais itens nos 5 status propostos. Algumas vezes (não é exceção), a estratégia não esta clara e a construção de direcionadores ou objetivos estratégicos para o ano, semestre ou mesmo trimestre é necessário.

o sequenciamento básico é uma boa abertura com as boas-vindas, provavelmente contando com um quebra-gelo seguido por um alinhamentos e uma fala significativa do sponsor ou stakeholder, com frequência o presidente, VP ou um diretor, temos então a apresentação da situação atual, usualmente por pasta, diretoria ou área em seus 5 status, as vezes com foco mais no que está em curso e próximos, talvez com algumas propostas de mudança ou não, depois um debate, ranqueamento, sequenciamento e esclarecimento de próximos passos.

3. Iterativo-incremental-articulado

Desde o início vamos pactuando como criar ou resignificar ciclos de acompanhamento e tomadas de decisão, de forma a manter o portfólio vivo, sendo debatido em sua execução e oportunizando adaptações e ajustes se necessário para aproveitar ao máximo abordagens ágeis, ao mesmo tempo top-down e bottom-up, decisões de negócio e estratégia, por outro efeitos positivos e eventualmente negativos da execução.

Os três passos são essenciais, uma preparação adequada para não confiar na memória e improviso criativo, o alinhamento e organização do portfólio geral ou parcial, a garantia de uma agenda recorrente de acompanhamento, garantindo o melhor aproveitamento deste modelo. A partir daí é PDCL, Kaizen, Scrum, Kanban, seguir ciclos de execução que antecipe a entrega de maior valor e aprendizados.

O modelo mental a consolidar vem do Lean Startup, Design Thinking, Service Thinking, Human Centered Design, … manter ciclos vivos de aprendizado e melhoria, busca por entrega do principal e maior valor a cada passo, aproximando-se ao máximo das partes envolvidas, como clientes, stakeholders, equipes, parceiros, antecipando validação de hipóteses e uma visão holística do todo e partes.