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Operações também precisam ser ambidestras, exponenciais e absortivas

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Nos últimos 10 anos tenho participado majoritariamente de projetos para desenvolvimento de software usando frameworks e técnicas ágeis, mas recentemente vem crescendo o envolvimento maior de equipes de operações que ganharam consciência da importância disto.

Processos de operações não podem consumir recorrentemente todo o tempo disponível para eles … não tem receita de bolo, é importante sistematizar ciclos de auto-avaliação e feedbacks em busca de oportunidades, experimentação e melhoria contínua.

Recentemente estava conversando com uma área de suporte em uma instituição financeira, a realidade deles é atender os processos previstos, o desafio é enxugar o melhor possível para que estejam aptos a incrementar novos fluxos, produtos e serviços.

Em uma conversa rápida, citando auto-conhecimento, pareto e cynefin, já foi possível perceber fluxos parcialmente automatizados ou sem automatização, que poderiam eliminar desperdícios operacionais desnecessários no processo atual, como filas, gargalos, tempo e sobrecarga.

A base sempre é auto-conhecimento, quem somos e o que fazemos, visando um mapa de oportunidades, identificando o mais valoroso, repensando os fluxos de maior potencial, alguns casos carecendo apenas de ideação, outros exigindo investimento, etc.

Ambidestria

É preciso entregar o que está previsto e compromissado, mas buscar garantir algum tempo para debater inovação, melhorias e automação. Desta forma, temos os serviços vigentes e a inovação asyncronamente sendo executados pelas equipes, de forma auto-organizada.

As vezes, em meio a uma operação diária, equipes consomem até seu último minuto em atendimento, não reservando ou tendo um plano de ação claro para a otimização de seus processos, desperdiçando boas oportunidades de mudanças, melhorias e automação.

Eu sempre ilustro que se temos sobrecarga diária de trabalho, reservar tempo para melhorias sempre parece impossível, mas se não fizermos isso, provavelmente nunca teremos tempo livre para melhorar e ir além. Para termos tempo livre, é preciso gerenciar melhor nosso tempo, não é mágico, mas via de regra, possível.

Organizações Exponenciais

Nem só empresas novas, startups, disruptivas e tecnológicas pensam em ser exponenciais, qualquer empresa deve ter em seu DNA o objetivo de preparar-se para crescer sem aumento de custos diretamente proporcionais. É a diferença entre uma empresa linear e uma exponencial, temos que estar prontos para crescer sem dôr.

O pensamento exponencial parte do princípio de que tudo merece debate e proposição de otimização, muitas vezes envolvendo automações ou simplificações, para que seja possível crescermos sem necessariamente contratar mais e mais pessoas e recursos, de forma diretamente proporcional e altamente onerosa.

Capacidade de Absorção

Durante o mestrado lembro que realizamos debates sobre os conceitos de Capacidade de Absorção de uma organização, como sendo a habilidade de perceber mudanças no mundo ao seu redor e converter isso em melhorias em seus produtos, serviços e processos.

O foco era a absorção de novos conhecimentos e a conversão destes em inovação e empreendedorismo em diferentes extratos e substratos organizacionais, gerando mudanças melhor protagonizadas por seus colaboradores a partir da orquestração e sinergia de informações e conhecimentos externos e internos.

Conclusão

Temos a alegoria do lenhador, se parar periodicamente para afiar o seu machado terá sempre maior produtividade, pois parando para afiar terá que aplicar menos força por menos vezes. Se pensar que parar alguns minutos é ruim, desperdiçará horas adicionais de sobrecarga com um machado sem fio.

Que tal começar com um storytelling com o relato de suas atividades, somado a um How Might We ou 5w2h para perguntas significativas, talvez um Role Model Canvas e o redesenho de processos usando princípios de Pareto e Cynefin para elaboração de planos de ação que via de regra gera grandes aprendizados.

A chave é a conscientização de que é preciso estar atento não só as suas entregas e metas, mas reservar parte de seu tempo para o debate construtivo sobre melhoria contínua de seus processos, ambiente, ferramentas e pessoas.

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TDC – A história do Agile, passado, presente e futuro!

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Apresentei um storytelling descontraído sobre métodos ágeis, estabelecendo padrões e paradigmas organizacionais, estrutura, hierarquia, especialização, desde a fase artesanal, revolução industrial, passando pela produção enxuta, manifesto ágil, até os dias de hoje como artesãos de software e perspectivas futuras.

A palestra foi na sala Stadium do TDC, que é transmitida e compartilhada no original (eu), traduzida para o espanhol e em libras com acesso livre em – https://www.eventials.com/Globalcode/events/tdconline-florianopolis-2019-stadium-portugues-e-libras/

10, 20 e 30

Entender a motivação e valor histórico de mediadores e moderadores que estabeleceram padrões e riqueza baseados em tempos e movimentos na administração científica e mecanicista, com base fabril estabelecida em standarização, repetição e operariado, nos faz apreender muitos dos porques da inércia empresarial de hoje.

Lembrar a segunda fase da revolução industrial, buscar auto-conhecimento, trazendo alguns dos conceitos e modelos que justificam porque comando-controle e sistemas puxados geraram uma era dourada de empresas e mercado baseado em trabalho braçal, repetitivo, se utilizando de operarios de baixa instrução.

50, 60 e 70

Estabelecer os motivadores que levaram o Japão (com a ajuda dos aliados) pós-guerra a gerar uma “revolução industrial” silenciosa, baseada em sistema puxados, em auto-organização focada em Kaizen, qualidade total, métodos estatísticos e racionais de produção enxuta, com mínimo desperdício a cada etada e no todo.

Refletir sobre a história e alegorias da produção enxuta, relatada no best seller de Womack e colegas no livro “A máquina que mudou o mundo”, contando com a pressão de reconstrução pós-guerra e com a cultura japonesa como substrato, com ícones como Ohno, Shigeo, Taoyoda, tanto quanto Deming, Juran, Crosby.

80, 90, 00

Relembrando que os métodos e abordagens Lightweight (leves) do final do século XX foram representadas através de 17 de seus visionários em uma reunião histórica nas montanhas de Utah em Salt Lake City, culminando em um manifesto ágil para desenvolvimento de software com os pontos comuns entre seus experimentos.

Já estavam lá de alguma forma representados uma dezena métodos e talvez uma centena de técnicas, conceitos e boas práticas, como Scrum, Crystal, DSDM, FDD, XP, entre outros, debatendo a construção de processos mais alinhados a sistemas complexos, profissionais do conhecimento e capital intelectual coletivo.

Década de 2010

Em meio a consolidação do Agile como alternativa quase inevitável de substrato para projetos e operações, a última década foi muito rica na consolidação de métodos, frameworks e boas práticas, com bons estudos e estatísticas que demonstrem sua evolução, como Standish Group, Version One, Deloitte University, etc.

Em especial, surpreendentemente viu-se o Gartner como um relevante e fiel protagonista, em 2012 com sua proposta de TI Bi-Modal, abrindo a brecha entre as empresas da fortune 500 a começarem a adotar Agile como opção, depois com o modelo de Combinação, desde a ideação de negócio, validação, concepção.

Década de 2020

Com métodos disseminados em pequenas, médias e grandes empresas e organizações, vemos ainda um grande foco em equipes e projetos, mas estamos no caminho, lembrando o modelo proposto por Shore e Larsen – Agile Fluence Model – mudamos a cultura e competências dos times, agora é estrutura e cultura organizacional.

Estamos vendo a área de RH cada vez mais envolvida e disposta a orquestrar esta mudança, já temos inclusive o Manifesto Ágile do RH, talvez sob inspiração do modelo Dual de Kotter ou na mítica proposta oitentista em Hipertexto de Takeushi & Nonaka propondo um empresa funcional enxuta suportando redes, sinergia e valor.

Toolbox 360°

Encerrei com minha visão de sincretismo metodológico, onde precisamos de uma estratégia racional top-down propositiva, baseada no estabelecimento de propósito, direcionadores e objetivos, ao mesmo tempo bottom-up com a resignificação de equipes e seus profissionais e middle-out com liderança, conexões e comunidades.

E, finalmente, materializando minha leitura das 10 disciplinas organizacionais, quatro essenciais – pessoas, equipe, líderes e conexões – além de seis pragmáticas com foco em execução – estratégia, modelagem, validação, planejamento, execução e resolução de problemas. Porque, afinal, somos pessoas somando com outras pessoas.

Dado todo o histórico, evolução, consolidação, cada vez mais necessitaremos de parcerias, redes, para evoluir nossa estratégia, contexto, foco em uma transformação organizacional cultural, para de forma iterativo incremental articulada não só fazer certo, mas fazer certo a coisa certa a cada momento.

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Novos conhecimentos: Objetividade com ou sem parênteses?

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Vale a pena conhecer a autopoiese de Humberto Maturana, biólogo chileno que deixou sua marca no século XX, retroalimentando conceitos pelos quais tenho apreço, onde o conhecimento é construido internamente. Em resumo, incentivos externos são gatilhos que proporcionam um conhecimento autoconstruído.

A autopoiese proposta por Maturana caracteriza um sistema cognitivo que se autoconstrói a partir de si mesmo. Lembra Sócrates, Piaget, os subsunçores de Ausubel, pois estímulos e informações são elementos externos que dependem de relações internas para a autoconstrução do conhecimento.

Socrates propôs a Maiêutica, questionadora, a cada resposta novas perguntas, até chegarmos ao melhor entendimento, limitada pelo nosso intelecto;

Ausubel na aprendizagem significativa temos subsunçores, conhecimentos prévios que serão utilizados para que o processo de aprendizado aconteça;

Piaget debruçou-se sobre o protagonismo da criança no seu aprendizado, na autoconstrução do conhecimento ao invés de escuta e repetição imposta.

Maturana reflete sobre diferentes abordagens, mas especialmente valoriza cada indivíduo e seu sistema cognitivo para a construção de cada novo saber. O agente externo geraria provocações, transformando-se em gatilhos ou incentivos à autopoiese, a autoconstrução da “explicação”.

Explicação ou Objetividade, com ou sem parênteses

A explicação entre parênteses é quando a realidade depende do observador questioná-la e construir seu entendimento, assimilando-a, estabelece-se uma negociação, teórica ou experiencial, que agregará o substrato de cada observador ao questionar-se em seu processo cognitivo interno.

A explicação sem parênteses é quando a realidade é imposta ao observador, independente de sua capacidade em questionr e assimilar como conhecimento, a realidade é posta por um agente, independe do observador, logo, há a tentativa de imposição de uma realidade creditada.

A pirâmide do aprendizado de William Glasser

William Glasser nasceu em 1925, americano, psicólogo, propôs uma teoria que nega o valor do aprendizado baseado na memorização pela repetição, a imposição tende a garantir apenas temporariamente a memorização.

Glasser chamou-a de Teoria da Escolha (1998)! A partir desta premissa, Glasser propôs um grau de aprendizagem decorrente da técnica utilizada neste processo:

Facilitadores, professores, coachs

Em nosso papel como agentes externos ou provocadores da autopoiese, não cabe impôr verdades, mas instigar e proporcionar um processo de maiêutica, para autoconstrução de cada realidade. Nós professores há muito buscamos em múltiplas técnicas de inversão de aula uma foma mais efetiva de ensino e aprendizado.

Memorização não é conhecimento, alguém com um mínimo de atenção e estudo é capaz de certificar-se em qualquer assunto ao qual dedique tempo o suficiente de preparação, desde que seja avaliado na sequência. Mas, sem prática e experimentação, trata-se de informação, de repetição, espelhamento, não é conhecimento.

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As 10 disciplinas corporativas, Pareto e o modelo Cynefin

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O modelo Cynefin nunca esteve tão na moda, mas como tudo o mais é preciso entender sua essência para depois treinar seu mecanismo e aproveitamento. Quando falo de essência, é possível aprender muito e realizar diferentes exercícios nele, enfatizando e refletindo sobre Pareto, MVP, alçada, timing, muito sobre Lean Thinking. O utilizo há 10 anos em transformação cultural, adoção de novas metodologias, no treinamento de equipes com mindset ainda muito tradicional.

Nos meus workshops eu o utilizo para debater formas racionais de fracionamento, priorização, antecipação, frequencia e entrega continua de valor. Frente a percepção de um desafio Complexo, vivenciar a arte de extrair dele aquilo passível de ser Complicado e deste o que pode ser considerado Simples. Frente a algo complexo, o mote é mitigar uma tendência natural à Dissonância Cognitiva e suas defesas psiquicas, assumindo a estratégia de Baby Steps, retroalimentando nossa energia à frente.

Uma abordagem assertiva para discutir disciplinas essenciais – Pessoas, Equipes, Líderes e Conexões – usando técnicas singulares em cada uma delas, aderentes a estas pessoas, (macro e micro) cultura organizacional, momento e características. Por exemplo, poderíamos usar um 5w2h, matriz CSD, uma matriz de Team Building, desenhar Jornadas ou mesmo técnicas de retrospectivas como a estrela de cinco pontas ou um storytelling com HMW.

O objetivo é materializar nossos desafios, quer baseados em retrospectivas ou futurespectivas. Na sequência podemos usar o mindset de Lean Thinking, típico em seleção para um MVP, como em User Story Mappings, quadrante mágico ou seguindo a linha de raciocínio do MVP Canvas. A meta é termos uma espécie de Product Backlog gerado pelo time reunido com suas necessidades priorizadas por valor, conversão, timing – usável, factível e valioso!

De posse do primeiro ítem mais valioso e efetivo para enquadramento, seguindo o substrato conceitual do Small Project Philosophy do Standish Group, queremos analisar nossos desafios como sendo passíveis de serem fracionados, analisando suas partes de forma a trazer algumas delas de complexo para complicado e de complicado para óbvio. O objetivo principal é mostrar que quase sempre algo complexo pode ser quebrado em partes consideradas mais fáceis ou previsíveis.

A pergunta que fica estampada quando fazemos este exercício é – porque estamos demorando tanto para coisas simples e de domínio, que só dependem de nós, ou complicadas que com algum esforço são possíveis de serem executadas. É fácil postergar algo grande e complexo, mas com frequência é também fácil fracionar e executar partes valorosas e que já colocam algo complexo em marcha, com entregas imediatas ou frequentes.

Não é uma análise aleatória ou displicente, mas de grande responsabilidade, por isso usamos a força do coletivo em técnicas colaborativas de debate e tomadas de decisão, técnicas oriundas do Design Thinking, UX, Lean Startup, Agile. Importante não subestimar os conceitos de latência do lean Project Canvas, evitando gerar desperdício ao executar partes simples e complicadas de algo complexo, caso explicitamente gerem estoque inútil e sem valor devido a dependências ou desdobramentos (latência).

Gosto de dizer que a habilidade e o treino em perceber partes simples ou complicadas, passíveis de serem antecipadas, em meio a algo grande e complexo, é uma forma intensa de gerar a energia cinética que vai nos ajudar a iniciar, manter e ter sucesso em muitas empreitadas. Vale para o trabalho e vale para a vida, em ambos a força do coletivo, debate, capital intelectual, antecipação de riscos e oportunidades.

São abordagens que precisam ser introjetadas e quanto mais exercitarmos, assim como movimentos em um Dojo de artes marciais, mais as seguiremos sem ter que lembrar delas, negociá-las e facilitá-las … é um mindset que tem que estar nos hábitos do nosso dia-a-dia, do café ao projeto, de reuniões a operações. Pense nisso e boa sorte!

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Evento com jovens administradores CRA-RS

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Nesta nova edição repaginada do Troca de Cartões tivemos duas lightning talks, uma com o Alexandre Ascal e outra comigo, ele falando de liderança ágil e eu falando do profissional do século XXI, tangenciando conceitos do meu Toolbox 360°.

A técnica não foi aquela que criei para o primeiro Troca de Cartões aqui no TecnoTalks, mas uma bem mais caótica, ao invés de grandes grupos montando na parede uma rede de conexões possíveis, pequenos grupos aleatórios debatendo identidades e oportunidades.

Ao invés de um painel, duas pequenas talks de 15 minutos, seguido de mais de 30 minutos de interação descentralizada, auto-organizada, fechando com um feedback e compartilhamento de insights. O resultado foi muito legal, com muitas trocas e depoimentos.

https://jorgeaudy.com/2015/11/25/conecte-me-uma-nova-dinamica-de-networking/

A dinâmica de Troca foi sob a provocação de “Compro Ouro”, uma folha A4 pendurada no pescoço de cada um com uma apresentação, onde a galera colou postits com as oportunidades surgidas durante as conversas em grupos. Alguns sairam com vários potits, outros sem nenhum … mas os que começaram tímidos, acabaram se envolvendo.

Este é um exercício que provoca quebra das zonas de conforto, um treinamento de desinibição e propósito, de início mais de 50% fica cabreiro, parece que quer se esconder embaixo da cadeira, tem receio de sair falando com estranhos, aos poucos este freezing inicial vai-se quebrando.

É fascinante estar no meio da sala observando, o quanto a tensão e introspecção vai abrindo espaço à conversas e trocas de opiniões, o prazer em ver que alguns percebem a dificuldade de outros e propositalmente tentam ajudar com uma aproximação divertida, descontraída ou cadenciada.

Esta no sangue de muita gente esta doação de energia e tempo para ajudar, para quem está observando é algo mágico observar os rostinhos, o distensionamento, a descontração e entrega posterior. No início resistência, a oportunidade e no final a alegria.

Esta turma em especial era mais contida, nos feedbacks finais poucos falaram, compartilharam, mas era perceptível que o exercício tinha mexido positivamente em todos. Alguns ao final vieram agradecem a experiência, outros acenam com a cabeça e desejam sorte, o objetivo desde o início é fazer (re)pensar, refletir, se questionar.

Que venha o próximo!

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Toolbox 360° – Edição SP Março 2019

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A parceria e organização foi da Egrégora Inteligência, puxado pela amiga Renate Land, na DoMore Training da Av Paulista a uma quadra da FIESP, a sala preparada para um dia de muita interação, compartilhamentos, debates e insights … do jeito que eu gosto, com fundo de cena e provocações implícitas e explícitas a cada minuto.

O workshop oferece fundamentação, histórico e mediadores da mudança ou quebra de paradigmas do século XX para a nova era do conhecimento proposta pelo século XXI, seguida de vários trabalhos em grupos, dinâmicas autorais como o jogo Desafio Toolbox, Toolbox Wall e técnicas variadas.

Todo o fundo de cena, desenhos e personagens são obra da Luisa Audy, hoje estudante na VFS no curso de animação, o vídeo animado dos personagens é trabalho da Anima Pocket da Adri Germani … eu fico emocionado sempre que olho o vídeo do jogo Desafio Toolbox 360°, é muito FO-FO!

Contei com a presença de muita gente querida, parceiros de viagem, alguns com quem já muito interagi, alguns que só conhecia virtualmente pelo linkedin e facebook – a Claudia Montagnoli, Monique Padilha, Camila Teixeira, Robson Sanchez, Frederico Oliveira, Karen Medina, Laura Fontana, com uma variedade de empresas presentes, algumas já parceiras de outras edições como a TOTVS, Everis, BRQ e Itaú, além de novos parceiros nas redes sociais a partir de agora  o/

Ao final, hora do feedback em relação a nossos temas e metas, primeiro sobre fundamentos e oportunidades de mercado e técnicas, segundo com a prática do jogo para resolução de desafios propostos pelos próprios grupos, terceiro a proposta prática de GC com o Toolbox Wall e por fim o core deste workshop através das 10 disciplinas organizacionais – quatro essenciais, humanas, que oferecem substrato para a constituição de um ecossistema ágil, além das outras seis pragmáticas com prismas e técnicas específicos para um trabalho eficaz e eficiente.

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Sempre bons feedbacks, desde a estrutura, organização, conteúdo e especialmente a interação N x M, formato que descentraliza e deixa muito mais rico os exercícios práticos, quer seja o jogo com suas cartas, o mural com sua técnica colaborativa ou os 10 exercícios realizados a cada disciplina organizacional apresentada.

Nada é por acaso, cada peça neste xadrez tem provocações por tráz do título, mediadores e moderadores em seus 360°, mas o cerne sempre é gerar valor, converter para resultados em equidade, desde organizações exponenciais, MUndo.VUCA, Digital Transformation, Design Thinking, óbviamente Agile, mas cada um e outros prismas sob aspectos que usualmente não são debatidos, não estão nas palestras e treinamentos certificados usuais que só falam da parte glamourosa.

Muita, mas muita mesmo, interação com um resultado invertido, interações em técnicas em que através do debate com outros nos conhecemos mais e mais. Debatemos o tempo todo custo-benefício, oportunidade-conversão, mitos-verdades, o quanto o mercado vende a casquinha mais por motivações financeiras que valorosas ao cliente, distorcendo teorias e fatos, em um mercado que movimenta bilhões em cursos, certificações e consultorias.

O ponto não é discutir o Agile Business, mas o discernimento e isenção pessoal, profissional e organizacional em buscar o que é melhor para si sem se deixar influenciar mais pela retórica publicitária, palestras e eventos que por fatos, sempre baseados não pelo método, técnica e condição inicial, mas pelo PDCL, apredizados e evolução que nos permite evoluir além de qualquer destes métodos e certificações para aquilo que mais gera transparência, colaboração, equidade e valor.

Para encerrar de forma descontraída … o vídeo do jogo Desafio Toolbox 360° pra vocês:

 

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Edição cooperativa do Workshop Toolbox 360°

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Porque quem coopera cresce, primeiros workshops com equipes de todas as áreas organizacionais de uma cooperativa, como RH, controladoria, crédito, compliance, etc. Os workshops são o nivelamento proposto para a seguir iniciarmos uma fase de assessment e proposição baseadas em Lean e Kanban.

Um dia intenso, com diferentes compartilhamentos, dinâmicas e debates, com levantamento de desafios para 2019, riscos e oportunidades, um nivelamento para inicio de trabalho. As abelhinhas foram uma dinâmica alusiva ao mascote da cooperativa, entre outras dinâmicas com a missão de aliviar a barra em um workshop denso como este.

Mercado, fundamentos, moderadores, mediadores, métodos e então entramos nas 10 disciplinas, uma abordagem que propus como forma de estruturar o workshop em etapas, quatro delas sob um prisma humano e seis mais pragmáticas e mão na massa, pensei que iria mudar logo em seguida, mas acabou sendo muito consistente.

A cada edição, muitos aprendizados e a evolução continua e consistente do modelo proposto, fruto de muitos estudos e reflexões nos últimos 10 anos, desenvolvidos aos Sábados e Domingos, em eventos, algo compulsivo como também o Team Building Games (Jogos 360°), Scrum 360° e o Sobre os Ombros de Gigantes.

O jogo Desafio Toolbox é uma provocação que gera muitos debates, muitos insights, mas principalmente gera uma sensação de curiosidade e de oportunidade. Ele é uma parte importante do workshop, mais que isso, ele demarca a importância de uma boa Toolbox para profissionais do conhecimento e suas equipes.

O Toolbox Wall é uma proposta disruptiva, pura GC, mas 100% descentralizada e auto-organizada, conectando pessoas, compartilhando vivências e expertises. Já rodei em muitos eventos e muitas empresas, o resultado é sempre surpreendente.