Qualquer reunião: Abra o whiteboard, compartilhe e registre

Toda e qualquer reunião, presencial ou remota, merece um whiteboard, não importa qual, abra e imediatamente compartilhe o link para que todos acompanhem e interajam. É muito mais que uma ata, sempre que posso eu inicializo com informações sobre o cliente, produtos, momento, projeto.

A seguir, três atas visuais em reuniões remotas, a esquerda coloco informações sobre o cliente, a direita destas informações vou evoluindo e junto dos participantes colamos links, vídeos, imagens, informações … registro que fica no Miro a disposição, aguardando os próximos passos.

Sempre que possível colo a lista de participantes ou o mosaico com as imagens de todos no video-meeting, junto a qual boto a data e hora, com um número sequencial para cada turno ou dia. O objetivo é criar um relato visual – quando, com quem, o que e em que sequencia.

Tenho muitos posts compartilhando técnicas pertinentes a organização de reuniões, para que cada uma gere o máximo de valor, para que as desnecessárias não aconteçam, para que não demorem mais que preciso, para que encerrem com uma versão plausível daquilo que era preciso.

Complementar às atas, é importante o uso de boas práticas de facilitação, as vezes é só uma conversa preliminar ou de alinhamento, mas sempre é possível lançar mão de técnicas úteis de facilitação que mantenho na página Toolbox 360°. como o 7P da reunião, slogan, parking lot, aceleradores, checkin, checkout, …

1°. Antes da reunião, se tratar-se de uma reunião relevante, crie o whiteboard e inicialize ele com algumas imagens e informações. Se for com um cliente, coloque o link do site dele, se for um produto, cole um vídeo (alguns whiteboards embedam o pdf, o vídeo, …) … isso gera uma sensação de valorização da reunião e para tanto é preciso investir 5 minutos de buscas no Google;

2°. Se a reunião for continuação, abra o mesmo whiteboard, organize e demarque (caso já não tenha feito) o que já tem e abra um novo frame para a evolução que acontecerá nesta reunião de agora. Se vai ser debatido algum material, ppt, proposta, contrato, etc … eu incluo os links ou incluo eles no whiteboard, salvo casos em que haverá uma apresentação formal pelo comercial, por exemplo, então vou incluir no transcorrer da reunião, no momento mais apropriado;

3°. Se a reunião terá um braisntorming, normalmente eu me antecipo e faço algumas buscas e colo algumas imagens, modelos, infográfico, etc, isso mostra interesse e preparo, ao mesmo tempo que destaca o potencial da ferramenta, com frequência colo vídeos legais, teve o caso de uma premiação ao CEO alguns dias antes e que aproveitei para colar o link e imagem da matéria bem no topo e iniciei a reunião parabenizando e valorizando o significado daquele feito;

4°. Ao final de cada reunião, mesmo mantendo o whiteboard salvo e acessível, normalmente eu edito, redimensiono o necessário e deixo tudo organizado para facilitar alguns ctrl C e ctrl V, para montar um relatório em pdf para registro e funcionar como uma ata. A edição e reorganização nos permite facilitar a leitura e entendimento, pois as vezes na correria de uma reunião nosso foco está no conteúdo e nem sempre a forma fica da melhor maneira.

Não posso compartilhar os whiteboards de reuniões ou clientes, mas creio que o recado é bem inteligível, destaco que o investimento em tempo para cada um dos 4 tópicos acima é de alguns minutos … pode demorar mais no início, pode não ficar muito legal, mas como tudo mais, aprendemos isso fazendo.

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