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Dinâmicas para ressignificar nossa percepção de time

Quer um roteiro simples e muito efetivo para sua equipe esclarecer quem somos, porque existimos, o que fazemos, qual a importância, como fazemos, etc? Os artefatos resultantes são muito importantes de início, mas desapegamos deles com o tempo a medida que evoluímos e crescemos como um time de alta performance.

Conforme a famosa Curva de Tuckman – Forming, Storming, Norming, Performing e um dia Adjourning – iniciamos por alinhamentos, que nos permita experienciar, hora acertando, errando, aprendendo e melhorando, passando assim por um período de storming até que estabeleçamos um bom padrão de interação e resultados.

Importante alinhar desde o início que nosso objetivo é debater e modelar uma primeira versão em uma timeboxe que pode ser de uma manhã, de 2,5 a 3,5 horas, desta forma questões mais polêmicas podem ser combinadas como um MVP, pois o todo deverá ir evoluindo e melhorando com o passar do tempo.

1. Quebra-gelo – Conforme o perfil do time e a janela de tempo podemos escolher um quebra-gelo rápido, como crachá para montar um quadro de identidade, sucata para fazer um brasão ou bandeira do time, um moodboard com nomes, talentos e propósito do time ou mural com spots de jogos e dinâmicas que o time realiza;

2. “Briefing” – É muito importante uma abertura em que a liderança, um diretor ou gerente, fale sobre histórico, sua percepção e confiança no time. Esse início ajuda a mitigar eventuais birras e disputas internas, oferecendo uma percepção de que a empresa aposta em cada um e no conjunto para atingir os resultados desejados;

3. 5w2h – Um aquecimento muito bom é cada um escrever em postits perguntas que lhe inquietam ou acreditam importantes a serem respondidas ao final. Eu ofereço um bloco de postits grandes a cada um para que escrevam perguntas que deseja verem respondidas nesta reunião, para então clusterizá-las na parede;

4. Role Model Canvas – Uso uma adaptação deste canvas para discutir quem somos, desde missão, restrições, parceiros, informações, ferramentas e cenários (fluxos). Tenho usado este Canvas para realizar este brainstorming, suas células oferecem orientação para idear, debater e convergir os temas mais importantes;

5. Próximos passos – Ao final, sempre é importante rever a essência do que foi discutido e materializado, ver no 5w2h se tudo foi endereçado, rever o resultado do Canvas, construindo um To Do List com os próximos passos e endereçamentos de forma que alguns, cada um e todos tenham metas até o próximo encontro do time.

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Role Model Canvas

Quanto ao Canvas, não o uso de forma literal, o adaptei a minha necessidade, mas mantive o mérito ao autor. O reinterpretei visualmente de forma a privilegiar o que é para nós mais importante (cenários), por isso reorganizei e propus uma abordagem dirigida para preenchimento conforme segue, ultimando com nossos fluxos de trabalho:

1º. Missão, antes de mais nada, o que é esperado, resultados esperados, porque de sua existência;
2º. Restrições conhecidas, as principais, tendo surgido algo quanto a alçada, budget, equipe, dependências;
3º. Parcerias essenciais, internas ou externas com quem a área ou processo ou programa conta ou depende;
4º. Informação que lhes são cobradas, métricas, metas, indicadores e quem as solicita ou exige;
5º. Ferramentas, de forma a deixar claro quais são e eventual contextualização;
6º. Trabalho, principais jornadas, procedimentos, com selos de valor, oportunidade e prioridade.

A tempo, o original é alemão e um pouco diferente, com outro fechamento (link):

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Problem Pitch para empatia, entendimento e solução

Uma espécie de notação para estruturar a declaração de problemas, assim como uma User Stories para necessidades do cliente. Segundo seus criadores, é possível gerar maior assertividade se ao declararmos um problema usarmos arquétipos: <Papel> <Emoção> <Ação> <Motivo>.

  • Papel – “Como integrante de um time ágil,”
  • Emoção – “fico perdido e chateado,”
  • Ação – “quando repriorizam algo”
  • Motivo – “sem debater o porque da mudança, benefícios e ônus”.

Assim como em uma User Story, a notação padronizada nos oferece a disseminação de uma técnica que colabora para uma comunicação posicional mais assertiva sobre problemas e oportunidades, para então priorizá-las com objetividade. A seguir uma apresentação com sugestão de uso:

Assim como o Learning Canvas e o Managing Dojo dos mesmos autores, o Pimentel propôs usar o conceito como base para uma técnica para resolução de problemas, pautando primeiro o passado (problema), para estabelecer o futuro (resultado esperado) e só então debruçar-se no meio, por plano(s) de ação (hipóteses).

Na apresentação tem tempos e formato sugeridos, eu uso de diferentes formas, o aspecto original desta técnica é a construção do “problem pitch”, de resto segue a linha de várias outras técnicas de brainstorming para resolução de problemas ou aproveitamento de oportunidades.

Por exemplo, assim como outros tantos para debate e resolução de problemas com foco em entendimento, empatia e planos de ação, o quadro abaixo é uma opção:

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Jogo do Quebra-Cabeças quebrado

Um jogo clássico para desenvolvimento de times, com boas pitadas de negociação e liderança, vários grupos na sala precisarão montar diferentes quebra-cabeças, mas ao receberem o seu material perceberão que lhes faltam algumas peças, ao mesmo tempo que sobram outras que aparentemente são de outros grupos.

  • Divida seu time em grupos de 3 ou 4 integrantes;
  • Explique que cada equipe é uma empresa autônoma;
  • A primeira equipe a concluir ganha, pois é uma competição;
  • Entregue uma caixa pequena de quebra-cabeça, diferente para cada um (certifique-se que antes de entregar sejam misturadas algumas peças, de forma que nenhum deles possa ser formado sem destrocar com pelo menos dois dos outros grupos);
  • Ofereça 5 minutos, pedindo que eventuais negociações devem ser feitas time-a-time e não entre todos na sala;

Já participei duas vezes distintas em treinamentos de lideranças na década de 80 e 90, assim como com a de Jenga com um dos integrantes de olhos vendados e a do barril e cordas em grande escala.

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Value Stream Mapping

A criação de um mapa de fluxo de valor de estado atual é um passo importante quando estamos debatendo nosso processo de trabalho, mas a meu ver é fundamental que entendamos os conceitos, os processemos e a luz de nossa realidade adaptemos ou simplifiquemos à nossa necessidade.

Tenho cases bem legais em áreas como financeiro, contratos, compras, RH, educação, conteúdo, baseados em “Genchi Gembutsu” e “Gemba Walk”, que traduzem o conceito de verificar in loco onde as coisas acontecem, com quem faz acontecer. Porque o primeiro passo é não tomar decisões sem convidar para o debate quem faz acontecer, inexiste entendimento sem envolver as pessoas.

O mapa de fluxo de valor do estado atual é um trabalho onde a equipe, com ajuda de um facilitador, debate e mapeia os limites e passos do processo, os dados e fluxo, os tempos de execução e transição, tudo isso para debater gargalos, problemas e oportunidades para planejar e experimentar melhoria.

No slideshare encontrei este desenho de processo para execução iterativo-incremental de mapeamento e melhoria do mapa de fluxo de valor (Lean Webinar Series):

Eu muito usei este conceito ajudando áreas de escritório (Lean Office) a mapear e tentar melhorar seus fluxos de valor, mas para ilustrar este post eu procurei exemplos de desenvolvimento de software para tornar mais legível para a maioria, exemplo de indústria há milhares no gloogle.

O que é VSM

Mapeamos o fluxo de valor do estado atual com o intuito de enxugá-lo e construirmos o estado ideal ou futuro, para tanto representamos o passo-a-passo de cada um de nossos fluxos de trabalho, entendendo atores, responsabilidades, informações, recursos e tempos médios.

Trata-se de um exercício coletivo e colaborativo, envolvendo representantes de todas as áreas e equipes, todos temos condições de fazê-lo se desapegarmos de notações, foque no fluxo e não no formato, debata e ao mesmo tempo registre diagramaticamente de forma clara aos presentes.

Um rabiscoframe legível e claro a todos os presentes vale muito mais que um diagrama cheio de regras e notações, quando perdemos tempo abertos a comentários e rec
lamações que nada agregam em valor ao assunto, apenas a regras de representação absolutamente dispensáveis.

Quem nós somos e o que fazemos?

Sugestão, use um Role Model Canvas, um Design Ops Canvas, inicie alinhando quem nós somos, qual é a nossa missão, restrições, informações, ferramentas, … liste os principais fluxos de trabalho, escolha aquele que mais tem a agregar se o analisarmos e enxugarmos.

A escolha diz respeito a Pareto, queremos mapear um fluxo de projeto, operação, relacionado a um produto ou serviço, interno ou externo, frequentemente diz respeito a algo que está gerando problemas, mas pode ser algo novo, um desafio ou objetivo organizacional em enxugar.

Quem fará a facilitação?

É importante ter alguém que faça a facilitação, mediação, provavelmente alguém com alguma experiência ou habilidade na diagramação de mapas de valor ou processos, podendo ou não ser alguém do time ou (frequentemente) um profissional dedicado a este tipo de trabalho.

Ele alinhará de início algumas regras e técnicas Lean ou Ágeis para debates colaborativos, registrará o objetivo e criará alguns quadros auxiliares, bem como combinará em comum acordo alguns acordos sobre simbologia, significado de cores, postits, etc.

Essas combinações são essenciais para direcionar os debates, diz respeito a fazer um pacto de trabalho, delimitando algumas balizas e restrições, acordando o(s) principal(is) foco(s) de atenção e dedicação.

Desenhando o fluxo?

O desenho incia invariavelmente por um storytelling, com key-users, usuários e operadores contando como realizam este trabalho, onde ele inicia, por onde passa, suas operações, filas, transformações, evitando entrar a nível de tarefas ou detalhamento de atividades.

É muito importante neste momento incluir os fluxos de informação envolvidos, solicitações, registros, workflows, aprovações, aguardando, manipulações, sempre a partir de um paradigma de operação e não detalhando atividades, mergulharemos nela mais adiante se necessário.

Esta discussão tem valor per si, o simples fato de colocar as pessoas para discutir seus trabalho atual explicitam eventuais desperdícios ocultos, alguns preconizados pelo Lean desde a década de 50, como estoques de inacabados, deslocamento desnecessário, complexidade desnecessária.

Se a equipe for provocada desde o início a sair da caixa, analisar críticamente sem prévios conceitos e questionando regras e hábitos, é muito provável que todo e qualquer fluxo terá desdobramentos para otimização e enxugamento de seus passos, potencializando seus recursos e tempo.

Dados, medidas e informações?

Agregue informações pertinentes a métricas do seu fluxo, de cada passo e entre eles, mas evitem percepções abstratas ou históricas, gere informações atualizadas e reais para evitar birras e distorções pessoais ou mesmo coletivas.

Ao registrarmos tempos médios, se necessário também mínimos e máximos, muito do valor pertinente a demora e oportunidades de redução se explicitam automaticamente, informações básicas do Lean são Lead Time (desde a requisição inicial) e Cycle Time (tempo de execução).

No mapeamento de fluxo de valor dedicamos algum tempo na análise de tempo, quer no de execução de uma operação quanto no tempo de fila ou aguardando algo, o que muitas vezes se reflete em desperdícios.

Obs: A imagem abaixo retirei de um post em que Al Shalloway destaca que um bom Kanban com seus status visíveis de fluxo seria um passo dado para incrementar médias e informações para análise de gargalos, algo que tentamos fazer sem explicitar um VSM, mas usando quadros auxiliares com Lead Time, Cycle Time, Throughput, …

Como criar o mapa de fluxo de valor do estado ideal?

Iniciamos combinando qual é o ideal que queremos ou necessitamos, para então começar ciclos de análise, debate, proposição a partir dos pontos de maior desperdício ou “dor”. Iniciamos debatendo o ponto em comum acordo que é onde maior valor agregaria se o otimizassemos e assim por diante.

Aqui entra em ação nossa Toolbox, apoiados por frameworks, técnicas e boas práticas para otimização de cada operação analisada, como o uso de quadros Kanban para eliminar desperdícios de tempo e estabelecer um fluxo puxado.

Naturalmente vamos planejar algumas melhorias, priorizadamente, em ciclos evolutivos, iterativo-incrementais-articulados, para avaliar, planejar o próximo passo e seguir adiante. A técnica recomenda que demarquemos os pontos que estão sendo priorizados e a ação que está sendo realizada a cada novo passo (kaizen Burst).

As vezes temos resultados imediatos, mas para atingir um estado ideal otimizado é preciso persistência e dedicação.

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Jogo do Mundo Animal

Um quebra-gelo para grupos médios e grandes, um jogo para descontrair, desinibir e interagir. Todos devem retirar um papel e formar um círculo, em cada papel tem o nome de um bicho, som ou atitude percebido neste animal.

A partir da leitura, ninguém mais pode falar, somente caminhar pela sala, fazendo o som ou imitando o animal que tirou, de acordo com o que dizia no papel – pássaros, cães, gatos, cavalos, porco, leão, rã, macaco, etc.

PRINCÍPIOS: Interação, desinibição, desenvolvimento de senso de time, quebrando resistências para contato e união.

DICA: Há uma variação em que todos ficam vendados e só podem reproduzir o som de seu animal, enquanto circulam pela sala na busca de outros iguais a ele para se juntar.

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Jogo do Rio dos Crocodilos

Um jogo divertido que trata de estratégia e colaboração. Há diversas variações, como todo bom jogo, gerando pontuação extra conforme a trajetória e velocidade.

Cada equipe possui o desafio de transportar todos os seus integrantes de um lado a outro de um rio infestado de crocodilos. Ao demarcar as margens do rio, com uns quatro ou cinco metros de uma ponta a outra, espalha-se pelo chão folhas com crocodilos espalhados, obrigando as equipe a fazer curvas:

  • Traçar duas linhas no chão, distantes cinco metros;
  • Cada equipe recebe duas folhas de jornal;
  • Cada integrante só pode cruzar o rio duas vezes;
  • Só podem passar dois participantes por vez, e só um deve voltar;
  • Vence a equipe que se reunir primeiro do outro lado.

PRINCÍPIOS: Um jogo onde há a necessidade de execução rápida, mas a pressa deve ser cadenciada, de forma a não pisar fora do jornal e não estragá-lo.

DICA: Uma variação é espalhar algumas folhas com “jacarés” impressos ao longo do trajeto, podendo valer bônus ou penalidades ao tempo total. O desafio pode ser penalizar quem tocar neles durante a travessia ou bonificar a quem recolher o maior número de jacarés durante o trajeto.

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Jogo do KIM Ágil

O Kim é um jogo típico e muito comum entre escoteiros, é um jogo de memória em que os jogadores precisam observar e decorar uma sequência de objetos, cores, sons, odores, táteis, … o mais tradicional observa-se 25 pequenos objetos que alguém mostrar, um a um ou descobrindo-os e após um ou dois minutos cobrindo-os novamente. Após ser apresentado ao que deve-se decorar, tem-se novamente um ou dois minutos para fazer uma lista, um escoteiro especializado deve lembrar de pelo menos 16.

Enfim, é um desafios de memorização, momentaneamente apresentados a uma sequencia de palavras, sons, sabores, cores ou objetos que devem depois serem lembrados, onde aplico uma sequência de três rodadas

Na modalidade básica, utilizo duas caixas, uma com objetos diversos e outra vazia. Uso coisas como um grampeador, uma tesoura, um canetão, um rolo de fita crepe, de tamanhos e formas diversas. Eu incluo coisas inusitadas, como um sabonete, uma escovinha, um boneco, uma bola colorida anti-stress, …

  • Disponha a galera em um círculo ou ferradura;
  • Combine primeiro uma memorização individual;
  • Dê uma folha e caneta a cada integrante.
  • Avise que não podem falar ou anotar até você autorizar;
  • Retire da caixa um objeto por vez e passe para outra;
  • Após irão visualizar em torno de 3 segundos por objeto.

A explicação das rodadas abaixo são para uma atividade de warm up no início de uma retrospectiva, mas se houver um bom quórum, como em um evento, divida em equipes e atribua algumas como waterfall (1ª), waterfall colaborativo (2ª) e Agile (3ª):

1ª rodada: Simulando waterfall e individualismo, peça que todos lembrem os objetos e a sequência, sem discutir nada entre eles, cada um por si;

2ª rodada: Simule novamente waterfall, mas colaborativo, ao final, todos podem discutir e fazer uma lista única para todos, colaborativamente;

3ª rodada: Eles podem falar entre si desde o início, eventualmente podem até mesmo traçar estratégias para maior efetividade.

Os tempos mantém-se, o que muda é a percepção de valor adicional se todos interagirem, trocarem informações, colaborativamente.

PRINCÍPIOS: Colaboração, capital intelectual, argumentação e convergência racional por timeboxe.

DICA: Pode ter um anteparo (cortina, armário) e os objetos serem jogados acima dele, é muito divertido. Se for o caso, é possível usar fichas com desenhos, fotos ou imagens apresentadas uma por vez, como se faz em testes de memorização.