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Ferramentas aliadas contra os efeitos do covid-19

Uma coisa é certa, lição antiga, o negócio não é vender, é relacionamento. Compartilho algumas dicas, links e possibilidades reais que podem ajudar, de olhos no pós-covid-19, para então seguirmos em frente em uma nova realidade que ainda desconhecemos. Se alguém quiser compartilhar algum link acessível de interesse, comenta aqui que irei também incorporá-las ao post para registro.

O maior aprendizado é o valor do nosso networking, redes sociais e comunidades, reais ou virtuais, seus clientes não podem ser anônimos, é preciso gerar experiência e latência, não é só vender. Por exemplo, uma barbearia não pode apenas existir, precisa uma fanpage, um grupo de interesse entre seus clientes, com vínculo, empatia, com informações relevante sobre produtos, serviços, etc.

Cabe, em relação a si mesmo (carreira e emprego), família, empreendimento (empresa ou atuação) e comunidade (grupo social, ONG), reunir-se virtualmente e realizar análises e braisntormings sobre passado (realidade até Março), presente (status atual, contexto e atividades) e futuro (cenários, o que podemos fazer, pró-atividade). Não é possível só aguardar a pandemia passar, cortar custos, precisamos reagir, em cada casa há ideias ocultas para renda, para ajudar familiares e amigos, para colaborar no seu entorno.

Provocação: Cada pessoa que mantém seu salário e emprego pode manter também alguns de seus “fornecedores”, ajudar a sua diarista, o seu barbeiro, através de compras antecipadas ou ajudando com a força de sua rede social, é hora de quem pode mais ajudar quem não teve a mesma sorte nesta crise maluca. Juntos somos mais fortes, porque de nada adianta sair incólume pós-covid em uma sociedade e mercado falidos.

1. Freelancer, direto ou intermediado, qualquer profissional pode avaliar se o que faz pode ser oferecido em aplicativos de frilas ou serviços gerais, conheço alguns sites, é só oferecer ou se cadastrar, mas devem haver outros com certeza:

2. Uma solução muito interessante que surgiu logo no início é vender vouchers antecipados para quando tudo passar, com cupons ou cartões tipo vale-presente, é uma ligar clientes e comunidade a apoiarem para receberem no futuro:

3. Divulgação a baixo custo levando em consideração o que as pessoas estão procurando, quais os termos e região. É possível investir alguns reais e ir refinando a parametrização das campanhas no Google ou Facebook:

4. Crie grupos de interesse, apoio e comunidades entorno de suas ofertas e ideias. Podem ser doações, mas assim como a ideia dos vouchers antecipados, é possível organizar eventos, festas, buscar patrocínio para uma ideia:

5. Se ainda não faz, comece já a gerar networking, inbound marketing, redes, comunidade. Isso, de fato, já era imperativo, mas antes cada um tinha seu tempo … o covid-19 de repente jogou todos no século XXI, a internet, as redes sociais são uma imposição.

  • Redes e conteúdo – Linkedin, instagram, facebook, twitter, tik tok, youtube, medium, wordpress, blogger, Whatsapp, Telegram, …
  • Eventos, Grupos e quadros – Zoom, Skype, whereby, streamyard, Discord, miro, mural, gdrive, canvanizer, sketchboard, xmind, …

6. Gere eventos, eles podem ser o negócio ou através deles divulgue e faça negócios:

7. Venda online, shopping virtual, delivery:

8. Shoppings para artesãos e artesanato, um serviço de ecommerce, o Elo7 por exemplo não tem custo fixo, somente comissionamento pós-vendas, já conheci artesãos que oferecem alguns poucos ítens ou variedade deles:

9. Eu uso o paypal para vários frilas, especialmente quando através de outro país, mas tem outras opções, qualquer um paga no seu usuário e você gerencia o uso ou baixa do valor para sua conta:

10. Criar sites, blogs, lojas virtuais, … é tudo bem simples hoje em dia, com vários players e opções, a seguir alguns bem conhecidos. Há outras, mas quis mostrar alguns que rapidamente sua loja está no ar, mas pesquise antes de assinar:

11. Ferramentas para pesquisa, que podem ser distribuidas por email mkt, utilizando ferramentas para localizar emails de empresas de interesse:

12. Dá uma olhada nestas páginas com listas confiáveis de ONG’s que se empenham em fazer o bem, na página da RISÜ tem um mecanismo sem precedentes para contribuição espontânea e tem até cupons de desconto, na época tem os links de 100 :

Posts recentes com foco em reuniões remotas e quadros/mapas/diagramas virtuais em ferramentas colaborativas que com o covid-19 saíram da periferia para o centro dos debates como meio para aproximar e criar novas soluções:

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Cada empresa ainda em operação pode mitigar os efeitos econômicos da covid-19

Criar pirâmides do bem hoje é a garantia de um pós-covid menos profundo e mais curto, melhora acada empresa que favorecer os seus e quem está no seu entorno, estes repassarão adiante, garantindo empregos que gerarão a subsistência de milhões. Um exemplo é o manifesto NãoDemita, que garante milhões de empregos até o final de Maio, estes salários são o primeiro elo de uma corrente do bem, uma pirâmide, que beneficia milhões de famílias e seus compromissos, que não serão sustados, que assim garantem milhões de outros compromissos e além.

Todos perderão se no futuro tivermos milhares de empresas falidas, milhões de profissionais desempregados, tecido social tenso e desestruturado. Se as empresas que podem, dedicarem alguma energia ao seu ecossistema, estarão garantindo um mercado mais forte e sustentável pós-covid. Cada uma delas pode desenvolver uma pirâmide do bem, mantendo, equacionando, contingencializando, usando de criatividade e responsabilidade para manter minimamente ativo o mercado no seu entorno, um mínimo possível e necessário.

Exemplo, a DBServer aderiu ao manifesto, são 600 famílias que poderão manter o valor pago sem execução da diarista, da creche do filho que está fechada, cabeleireiro, academia e faculdade. Porque seria pouco ético neste momento ser privilegiado na manutenção de seu emprego e salário e ao mesmo tempo não manter seus compromissos, que manterão os seus e assim por diante. Uma só empresa como a DB está criando uma pirâmide de resistência verdadeira para o pós-covid-19, são 600 famílias diretas, mais milhares indiretas … uma corrente do bem!

Não é fácil, mas em meio a uma crise destas proporções é preciso deixar um pouco de lado a lei da selva, ou a lei de mercado se preferir chamar assim, porque inexiste sucesso para alguém se todo o seu ecossistema estiver metido em uma crise épica . Inexiste mercado somente com oferta, o mercado depende de oferta e demanda, lembrando que demanda sem recursos não resolve mercado algum, é preciso que este mesmo mercado tenha recursos para comprar produtos e serviços, senão é como um jogo de dominó, um empurrando o outro para baixo.

Com ideação e co-criação de alternativas viáveis e contingências, pode mudar a visão que muitas empresas tem do mercado e de si mesmas, que poderão lembrar Dee Hock, fundador e presidente emérito da VISA Internacional em “Birth of the chaordic age” ao desafiar o status quo do dinheiro-papel e bancos para a criação do cartão de crédito. Poderá lembrar também a Economia Donut de Kate Raworth, em busca de um equilíbrio sustentável entre TODOS os cidadãos e seu ecossistema, político, social, econômico e ecológico.

Para isso, algumas empresas estão em posição de gerar novas pirâmides do bem:

exemplo 1: Super-mercados com certeza estão com atribulações, mas milhares de famílias que comiam fora estão fazendo grandes ranchos para cozinhar em casa e manter o distanciamento social. São candidatos ao topo de grandes pirâmides do bem neste momento, funcionários, parceiros, fornecedores e, mais que importante, em apoio a lojas menores do seu entorno que poderiam usar os supermercados para reduzir seu estoque. Qualquer lojinha poderia dispor ítens em consignação, negociando diretamente com o gerente da unidade, que teria uma boa quota ou verba para fazê-lo com autonomia. Atenção a ítens perecíveis, uma solução para os pequenos não acabarem jogando muita coisa fora;

exemplo 2: Redes de farmácias, com certeza as pessoas continuam comprando remédios, talvez tenham reduzido cosméticos, mas com certeza não são o segmento mais afetado pela crise, estão abertos e com criatividade podem ser grandes pontos de resistência e disseminação de boas ideias e soluções, empreendendo em rede, focado no seu entorno, como revendendo máscaras de tecido por exemplo, jalecos, tocas de pano, talvez consignados, ajudando também pessoas que possuem algum estoque e vendiam porta-em-porta ítens de beleza e cosméticos conhecidos. A ideia é contribuir para que mais pessoas possam contribuir em sequência, em pirâmide;

exemplo 3: Postos de combustível tem um grande potencial de distribuição tipo drive-thru, que geraria um mínimo contato para distribuição de itens, poderia até mesmo criar um modelo em que as pessoas pedem pela internet ou telefone e agendam um dia e hora para recolher no posto mais próximo de sua casa. Iniciativas poderiam ter raios de 500 metros aos postos, de forma que pequenos mercadinhos e comércio montasse as sacolas os kits e deixasse estocado em um posto, que entregaria em formato drive-thrue;

exemplo 4: E se condomínios com mais de N apartamentos tivessem grandes armários de auto-atendimento, com pequeno estoque variado e diversificado de ítens dos mercadinhos e lojinhas ao redor, onde os moradores poderiam ir ao térreo, pegar os ítens e pagar através de um aplicativo, há dezenas deles disponíveis, basta um QRCode na porta do armário que remeta ao PagSeguro, PayPal, etc … O risco seria menor em condomínios com portaria e segurança 24H, ainda mais se o armário tivesse uma câmera, etc. Isso já existe em coworkings e empresas.

exemplo 5, 6, 7, 8, 9, … Basta reunir virtualmente algumas pessoas, que com certeza surgirão dezenas de boas ideias …

Nestas horas é impossível não lembrar das famosas hélices – governo, academia, empresas e população – e de que forma unem-se para criar ou neste caso gerenciar uma crise que é de todos, pois todos se beneficiam de um ecossistema o mais forte possível.

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Reflexões sobre MVP de uma aula remota em um curso presencial

[Moodle] += [câmera do notebook] + [convite em vídeo] + [instruções para o meeting] + [conteúdo em arquivo PDF] + [Zoom vídeo meeting] + [narração no power point] + [vídeos Mp4 com conteúdo narrado] + [Youtube] \o/

Não é uma disciplina EAD, são aulas remotas para alunos de graduação matriculados em um curso presencial, contingência pela adesão ao plano nacional de isolamento inicialmente previsto para Março e Abril, em função do covid-19 (corona vírus originário de Wuhan/China).

Foram apenas 2 aulas na normalidade deste semestre atípico, a terceira já foi com cada aluno entrando via Zoom e, contando com vídeos fatiados compartilhados com conteúdos narrados tela-a-tela a partir da apresentação em aula, compartilhados com todos.

As orientações gerais são para considerar que não é um curso EAD, que alguns alunos talvez não estejam preparados para isso, psicologica ou tecnologicamente, por isso, ir construindo este novo formato em conjunto, sem muitas regras e imposições unilaterais.

Sendo assim, a primeira aula serviu de termômetro, a média de engajamento geral foi baixo na minha opinião, mas estou acostumado a aulas permanentemente em grupos, debates e exercícios colaborativos, portar isto para uma aula virtual exigirá a conquista do engajamento deles.

A atenção e empenho deles mesmo usando ferramentas virtuais poderá ser um desafio libertador, pois o futuro do trabalho em nossa área tem muito a ver com isso. Mesmo com equipes presenciais, cada vez mais usamos SW para ajudar na facilitação, registro e depois métricas.

Aula por SW de vídeo meeting

Um desafio a todos, professores e alunos, possível contornar com ferramentas free – Zoom, Hangout, Skype, Whereby, … mas, se você é professor a noite e de dia trabalha em TI, pergunte se não poderia usar o Teams, Skype for Business, Google suite por algumas semanas, não é preciso cadastrar os alunos nem nada, seriam convidados através do link gerado e compartilhado previamente … pode ser uma opção.

Na versão free o Zoom tem limite de 40 minutos, sem limitação de funcionalidades ou audiência, esse tempo faz sentido somado a peculiaridade de gravação de toda a interação em um arquivo completo em MP4 (desejável abaixo de 100MB) e outro só de áudio para podcasts (M4A).

Outra vantagem do Zoom é o mecanismo de chave única, eu a gero e compartilho pelo moodle antecipadamente, daí em diante para entrar em uma aula minha é só o aluno entrar no Zoom, pedir para entrar em uma sala e informar a chave, uma só para todas as minhas aulas.

Há também no Zoom recursos básicos e comuns a todos os demais, entretanto é possível manter todos com o áudio desligado e cada um pode usar um botão de “levantar a mão”, que mostra um ícone de uma mãozinha junto a foto ou vídeo do aluno (nenhum usou a câmera).

Na imagem abaixo eu editei e tirei os nomes e fotos dos alunos, o Zoom tem uma opção mosaico em que é possível pra o professor ter um grande número de alunos aparecendo ao mesmo tempo, melhor se estiverem usando as câmeras ou a mãozinha.

Compartilhamento do conteúdo

Não sou nenhum fã do power point, mas a cada ano a Microsoft se esforça em oferecer mecanismos para tirar a impressão de aula quadradinha, com efeitos na página e de transição, mas para este fim especifico de gerar conteúdo com narração o resultado é impecável.

Optei por dar a aula aproveitando os recursos do Zoom, inclusive setei para gravar, mas ofereço uma segunda experiência ao compartilhar o ppt em Mp4 com narração. Assim valorizo e diferencio os dois momentos, incentivando que a galera participe da aula e assista o fatiado.

Para compartilhar o material da forma mais didática possível, eu ministro a aula e depois gravo a narração no power point tela-a-tela da aula, para depois exportá-las para Mp4. Eu tive que seccionar o ppt em três conjuntos de 12 a 15 telas para ficar abaixo de 100MB.

O resultado fica muito bom, mesmo optando pelo Mp4 com tamanho mínimo (mínima qualidade), o resultado em vídeo e áudio é excelente. Durante toda a narração, tela-a-tela fica o vídeo do professor na extrema direita inferior, o que confere uma certa humanidade ao vídeo.

Concluindo – Youtube e Moodle

Uma vez gerado os vídeos, organizados para que cada um não ultrapasse 100MB, vá para o Youtube (se você não tem um canal, crie um), entre no Youtube Studio, página dos seus vídeos e suba-os na opção privado (somente com o link poderá acessá-los), gere o link e compartilhe-os.

Aqui cabe uma observação, todo este processo e os meios escolhidos são nosso MVP e vem se saindo muito bem utilizando apenas soluções gratuitas, com certeza este post não sobrepõe plataformas especialistas como o Google for Education ou Grupo A.

A tempo, por política do Youtube cada vídeo precisa ter menos de 100MB senão a gente perde um tempão e no final dá erro no upload.

No moodle, tenho um vídeo de convite à aula que envio via fórum e destaco no bloco do dia, antecipadamente compartilho a apresentação em pdf com todo o conteúdo como sempre fiz e um fórum para eventuais perguntas e respostas, debates e comentários, antes ou depois da aula.

A tempo, o vídeo de convite à aula eu subo direto no Moodle porque ele tem menos de 2MB apenas, talvez nas próximas suba no Youtube.

Após a aula realizada, gravo a narração, exporto para MP4, subo para o Youtube e incluo os links dos vídeos no Moodle, fim.

 

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PBB – Product Backlog Building Canvas (Fábio Aguiar)

Conhecimento nunca é demais, na primeira vez que li sobre PBB, a técnica me pareceu estar na mesma linha daquilo que eu já fazia em uma inception, entretanto esse mês estava assistindo um material explicativo do Fábio Aguiar e compreendi detalhes e sutilezas bem interessantes, além de perceber que ainda não tinha compartilhado por aqui no blog minhas percepções e o link de um slideshare dele bem didático.

O site oficial da técnica é http://www.productbacklogbuilding.com/

O case apresentado no slideshare é uma solução de palestras em comunidade, bastante auto-explicativa. Em uma inception iniciamos com uma visão de negócio, é/não é, elevator, para então mapear personas e seus objetivos. A partir destas informações mapeamos jornadas existentes, debatemos possíveis melhorias nelas, selecionamos e acrescemos as features e as priorizamos os primeiros MVP’s ou Releases.

1. PERSONAS – Me chamou atenção a simplificação do quesito personas, contendo a esquerda em postits menores as suas atividades ou atribuições e a direita seus objetivos, curti muito esta mecânica, simples e objetiva. Gosto do mapa de persona com perfil, comportamento e necessidades, mas curti muito esta abstração diagramática com o post it grande e postitzinhos significativos à esquerda e direita.

2. FEATURES – Eu sempre construo a jornada da forma como ela é hoje, com passos manuais e sistema, para então debater e idear melhorias para a construção de uma jornada ideal, que é triada e selecionamos aquilo que é pertinente ao sistema desejado. Entretanto, da mesma forma as Features possuem uma simbologia com postit grande e pequenos a esquerda e direita, respectivamente necessidades e objetivos …

Uma inception típica tem várias features, o que tornaria o canvas um pouco maior e mais saturado que se vê no exemplo, mas sempre é positivo perceber outras abordagens e insights de pessoas que fazem diferente de nós, neste caso a proposta é muito interessante, faz sentido e é simples, pode muito bem ser aplicada sem que saiamos muito do script convencional, só acho que a folha do canvas … é a parede.

É a parede, não porque vamos planejar muito mais que um MVP ou release, mas por experiência, um MVP ou Release demanda muito mais que algumas poucas features, então entendo o canvas como conceitual, vamos seguir mas não que tenhamos ou estejamos restritos a uma folha A3, A2 ou mesmo uma A1, melhor demarcar e usar a parede, porque é por aí  ;o)

3. ITENS – Finalmente, é muito legal uma abordagem análoga ao Example Mapping do Matt Wynne que utiliza postits de cores diferentes durante o debate sobre passos (ítens), no caso do PBB o mapeamento de itens ou passo de uma feature usa um quadro a parte (~jornada) com cores de postits laranja (dúvida), verdes (informação) e azul (ideias). Curto muito esta abordagem e a uso, acho didático e esteticamente elucidativo.

Por fim há um passo de priorização semelhante ao formato de User Story Mapping, que considero bastante efetivo. O slideshare é este aqui, logo abaixo, recomendo assistir e ter um bloquinho de notas por perto por via das dúvidas, talvez surja a oportunidade de experimentar na íntegra, se usar não esqueça de postar e informar o autor que usou e dar um feedback:

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Alguns canvas que podem acelerar um debate sobre priorização

E que tal um canvas básico para priorização, usados principalmente para acelerar os insumos para debate, alinhamento e organização de ideias. Levantamentos prévios e brainstorming modelam rapidamente um canvas de forma colaborativa, para então iniciar o mais importante, o debate e argumentações necessárias para convergir e co-criar um ranking de possibilidades.

A riqueza no uso de canvas como aceleradores nos mantém focados no melhor tempo possível para debate, justificativas, contraditórios, um item que inicialmente aparecer no quadrante ideal não garante resignação, mas materializa um mapa visual que em muito facilita o debate, opinião, argumentação e tomada de decisão baseado em estratégia, objetivos, forças e oportunidades.

Lean Project Canvas

Lean Project Canvas foi proposto por Brad Swanson com o objetivo de criar um artefato que facilitasse a priorização de portfólios sob um mindset ágil e visual de proposta de valor para o negócio. Não uso todos os campos, mas caso-a-caso selecionamos quais fazem sentido e montamos uma ficha simplificada que torna mais fluido …

O lado esquerdo do canvas trata de percepções de mercado, enquanto o lado direito diz respeito a produto/serviço. A análise quantitativa de valor para o negócio e custos se utiliza de uma série parcial de Fibonacci, o que acaba permitindo uma leitura transversal comparativa entre pontos de Valor para o negócio e de Custo.

lean-project-canvas-1

Matriz de Priorização

No canvas de priorização temos um eixo cartesiano representado pelos potenciais benefícios e a facilidade de implementação, considerando-se que em meio ao processo de mapeamento os projetos maiores são fracionados e tornam-se programas, contendo MVPs e Releases, considerando validação e antecipação de valor, pela validação de hipóteses ou geração de negócios.

As 5 forças de Porter

Michael Porter propôs uma análise de negócio e mercado através de uma avaliação das forças contextuais que podem afetar a capacidade de uma empresa ganhar e reter seus clientes. Assim, propôs uma análise do microambiente, em um mapa de intensidade competitiva, diretamente relacionada à lucratividade: Poder de negociação dos clientes – Tamanho do mercado, Dimensionamento por compra, Diferenciais entre competidores, Sensibilidade ao preço, Custo e habilidade na troca; Poder de negociação dos fornecedores – N° e porte dos fornecedores, Singularidade do produto/serviço, Custo da mudança, Habilidade em trocar; Risco de novos competidores – Tempo para entrada de novos, Custo de entrada, Economia de escala, Barreiras de conhecimento para entrada, Barreiras tecnológicas; Risco de substitutos – Tendências de mercado, Probabilidade de inovação, Riscos tecnológicos e (In)satisfação com a solução atual; Competitividade do segmento – Número de competidores, Competências essenciais, Diferencial competitivos, Variação de preços, Lealdade dos clientes.

Matriz ANSOF

Mais uma técnica ancestral, na sua origem é uma técnica para planejamento estratégico de marketing, mas assim como outros tantos, os classifico como poderosas dinâmicas para aquecimento neural, como estabelecer uma discussão e brainstorming relativo a exploration x exploitation – ANSOFF, H. I. (1957), Strategies for Diversification, Harvard Business Review, Vol. 35 Issue 5, Sep/Oct.

Matriz-ANSOFF

3 horizontes da McKinsey

Baghai , Coley e White em 2000 propuseram o modelo dos Três Horizontes, permitindo que a gerência sênior visse como seria uma organização realmente ambidestra, no conceito de que empresas precisam executar modelos de negócios existentes e simultaneamente inovar, alavancando a visão de distribuição e preparação para o futuro, valorizando um equilíbrio entre produtos e programas estáveis e de inovação.

Matriz BCG

No canvas de mercado proposto pela Boston Consulting Group, temos um eixo com a percepção de nossa participação de mercado e outro com as perspectivas de expansão e crescimento deste mercado. No canvas clássico com quatro quadrantes, incluo frequentemente mais dois para enquadrar e visualizar ideias, possibilitando mapear produtos e serviços, tanto quanto discutir nossa estratégia.

Uso o canvas abaixo para mapear os produtos e serviços de interesse da empresa para um evento de alinhamento, debate e priorização de portfólio de programas e projetos, como todos os outros, o objetivo é servir de base para os debates, argumentações e tomadas de decisão para priorização e sequenciamento, confirmando os projetos em curso ou alterando-os.

Matriz RAB

Priorização exige percepção de valor real e contextual, por isso um canvas escolhido pode ajudar a visualizar o todo, são técnicas inquestionáveis em situações de baixo controle sobre prioridades e tempo, proporcionando o estabelecimento de critérios iniciais, que podem evoluir caso já tenhamos um modelo mental que realize formal ou informalmente este exercício, de forma periódica e sempre que necessário.

RAB e GUT são bem ortodoxas, ainda lembradas por algumas pessoas, mas que ao contrário dos modelos visuais simplificados hoje bastante difundidos, geram um sentimento de complexidade e rigidez devido a ter muitos campos numéricos e tal, reflexo de uma época em que valorizava-se mais números e sofisticação que artefatos mais leves e fluidos, coloridos e visuais.

RAB

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2020 já está valendo, melhor revisar sua estratégia, portfólio e estrutura

Nos últimos anos tenho com frequência me envolvido com eventos para organização de portfólios e programas, algo que proporciona a todos os envolvidos uma oportunidade de exercitar um debate bem mais amplo do que um produto ou projeto. Partimos sempre de um alinhamento de missão e visão, debatemos propósito e direcionadores estratégico, para então esclarecer o mapa de programas, projetos e iniciativas.

Não importa se é uma startup que iniciou com uma única ideia, uma empresa P, M ou G, todas merecem ter um mapa estratégico que materialize ideias, planos e execuções em portfólio, sub-portfólios, programas, banco de ideias. Se inexistem projetos grandes como existiam no século XX, mas sim programas que representam todos os MVP’s, MMP’s, releases, é preciso ter uma única visão daquelas mais importantes.

Nunca um planejamento é igual ao outro, sempre depende das características da empresa, pessoas envolvidas, por isso exige um levantamento prévio de informações sobre estrutura e planos, para assim organizar o material e abordagem. O ano de 2020 está aí, melhor iniciar com um alinhamento estratégico, com um brainstorming entre os principais interessados para convergência entre objetivos e execuções.

1. Preliminares

Tudo inicia com uma reunião prévia e um pacto, seguido de um breve trabalho de resgate, pesquisa e organização, mapeando o 5w2h do portfólio que queremos, definir quem são os envolvidos, onde estão as informações disponíveis, como organizar e o que precisamos para nos reunirmos com sucesso, o que temos sobre portfólio, sub-portfólios, programas e projetos em 5 status – recentemente entregues, em curso, próximos aguardando para iniciar, backlog e novidades. Também faz parte a proposta de uma agenda e programação para o planejamento.

Há dois grandes aspectos a serem levantados nas preliminares, a estrutura e portfólio, pois saber qual o organograma, times, squads ou esteiras é tão importante quanto saber no que estão trabalhando e irão trabalhar. Uso muito aqui a representação fantástica do PMRank do Ricardo Vargas, é preciso saber a estratégia, os filtros, estabelecer o funil, conhecer as esteiras atualmente disponíveis em suas características e dimensionamento para garantir a melhor distribuições e resultados práticos.

2. Planejamento

Reunir as pessoas necessárias e compatíveis ao desafio, em uma programação que gere um grande alinhamento estratégico, apresentação dos levantamentos realizados, sempre dou preferência para montar este mapa em uma parede, oportunizando momentos para debate e brainstorming, validação, ranqueamento e sequenciamento dos principais itens nos 5 status propostos. Algumas vezes (não é exceção), a estratégia não esta clara e a construção de direcionadores ou objetivos estratégicos para o ano, semestre ou mesmo trimestre é necessário.

o sequenciamento básico é uma boa abertura com as boas-vindas, provavelmente contando com um quebra-gelo seguido por um alinhamentos e uma fala significativa do sponsor ou stakeholder, com frequência o presidente, VP ou um diretor, temos então a apresentação da situação atual, usualmente por pasta, diretoria ou área em seus 5 status, as vezes com foco mais no que está em curso e próximos, talvez com algumas propostas de mudança ou não, depois um debate, ranqueamento, sequenciamento e esclarecimento de próximos passos.

3. Iterativo-incremental-articulado

Desde o início vamos pactuando como criar ou resignificar ciclos de acompanhamento e tomadas de decisão, de forma a manter o portfólio vivo, sendo debatido em sua execução e oportunizando adaptações e ajustes se necessário para aproveitar ao máximo abordagens ágeis, ao mesmo tempo top-down e bottom-up, decisões de negócio e estratégia, por outro efeitos positivos e eventualmente negativos da execução.

Os três passos são essenciais, uma preparação adequada para não confiar na memória e improviso criativo, o alinhamento e organização do portfólio geral ou parcial, a garantia de uma agenda recorrente de acompanhamento, garantindo o melhor aproveitamento deste modelo. A partir daí é PDCL, Kaizen, Scrum, Kanban, seguir ciclos de execução que antecipe a entrega de maior valor e aprendizados.

O modelo mental a consolidar vem do Lean Startup, Design Thinking, Service Thinking, Human Centered Design, … manter ciclos vivos de aprendizado e melhoria, busca por entrega do principal e maior valor a cada passo, aproximando-se ao máximo das partes envolvidas, como clientes, stakeholders, equipes, parceiros, antecipando validação de hipóteses e uma visão holística do todo e partes.

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Dinâmica: É tudo improviso … Vamos improvisar!

Com o desafio de fazer em três dias o planejamento de MVP’s e MMP’s de dois produtos, que irão resignificar a relação dos clientes com a empresa, com a presença de 30 pessoas de diferentes áreas, TI e facilitadores, montei um programa típico de uma inception – iniciando por um briefing completo das duas ideias, desenho de visão, objetivos e personas, construção da jornada atual e desejada onde os dois produtos se integram, identificação inicial de features, modelagem de MVP’s e MMP’s, as vezes trabalhando em quatro e dois grupos, sempre debatendo e convergindo para um só.

No final do primeiro dia, já com o briefing de alinhamento do histórico, ideias, trajetória, que gerou uma única visão, objetivos e personas, encerramos jogando “É tudo improviso!”, inspirado no programa liderado pelo Marcio Ballas na Band, onde 7 pessoas assumiram cada uma o papel de uma das personas mapeadas – cliente, marketing, atendimento, relacionamento, comercial, consultor e jurídico.

Encerramos o primeiro dia de forma muito divertida e colaborativa, representando passo-a-passo cada interação desde uma peça de marketing, o cliente assistindo, primeira interação, até a contratação, execução, feedback e conclusões, tudo sem scripts ou preparação, mas com profissionais que atuam nestas áreas improvisando diferentes situações. Meu papel era, a cada interação, registrar na parede com postits a jornada apresentada e suas variações.

  • Dia 1 – Boas vindas, QG com apresentações, briefing, visão, personas e objetivos, elevator;
  • Dia 2 – Overview do dia 1, jornadas, levantamento e relacionamento de features;
  • Dia 3 – Modelagem de MVP’s, MMP’s e parking lot, revisão e próximos passos.

Esta dinâmica é uma forma excepcional de encerrar o primeiro dia, pois todas as informações essenciais de entendimento inicial estão mapeadas nas paredes e oferece a oportunidade de todos co-criarem uma narrativa, um exercício improvisado de storytelling, antecipando os principais pontos da jornada que será desenhada no dia seguinte. Na prática, a jornada atual é desenhada de forma lúdica, quase sem esforço, se divertindo.

Dica: No final, para a próxima tive a ideia de oferecer aos voluntários dos papéis 5 minutos para que escolham ítens em uma caixa ou grande portfólio com diferentes elementos de cena, como chapéus, gravatas, cartões recortados e pintados, em escala majorada representando emails,  telefones, contratos, etc … uma moldura de TV ou monitor do computador para representar o sistema, uma lâmpada gigante para representar uma ideia.

Estas dinâmicas, como o “é tudo improviso”, crachá, 1-2-3, o nó humano, origami, triângulos, pair plane, boneco, etc, são importantes tanto para instigar a reflexão sobre colaboração, auto-organização, comunicação, co-criação, quanto são muito importantes para descontrair e relaxar. Lembrando que três dias de dinâmicas e a responsabilidade que isso envolve podem tornar extremamente cansativos se não houverem momentos de explícita diversão e … improviso :o)