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17º Seminário Internacional de GP

JORGE HORÁCIO NICOLÁS AUDY Consultor, DBServer Jorge Audy é consultor sobre métodos ágeis na DBServer, professor na Escola Politécnica da PUCRS, mestre pela Escola de Negócios da PUCRS na linha de pesquisa sobre Gestão da Informação, blogueiro e autor dos livros SCRUM 360º, Toolbox 360° e Jogos 360°. Escoteiro e agilista 24 horas por dia.

INSCREVA-SE! • 18, 19 e 20 de SETEMBRO • 1º LOTE • 30% DE DESCONTO • Saiba mais em: https://goo.gl/PxPy4e

Coisas boas acontecem quando você se envolve com o PMI !!! #gopmisp #17SIGP #pmisp20anos

Algumas fotos de workshops e start de Toolbox Walls:

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Jogo – Cesto de Ovos

Um desafio que eu aplicava no escotismo, usando jornal, bexiguinhas, sucata e canudos de refrigerante, cada time deve preparar um container que abrigue um ovo (ou bexiguinha cheia d’água) que será arremessado para cima e cairá em queda livre.

Apresente a tarefa de construir um invólucro de ovo que possa manter o ovo intacto em uma queda de pelo menos três metros em queda livre até o chão. Ofereça iterações de 3 minutos, organizadas a partir de um planejamento onde cada equipe deve apresentar como pretende fazer, dividido em até 5 iterações.

Cada iteração começa com uma confirmação do planejamento original, execução e encerra com uma apresentação do que já foi feito e avaliação do trabalho executado, produtividade, qualidade, etc.

Após 4 ou 5 iterações você entrega um ovo (ou bexiguinha cheia d’agua) para cada time realizar um teste. Ganha o ovo que não quebrar, se mais de um time tiver sucesso, repita o teste novamente com maior intensidade, se mesmo assim não se resolver, declare empate.

PRINCÍPIOS: O original escoteiro não possui iterações, com planejamento, entregas parciais e retrospectivas. As iterações e adaptações na execução o torna um Agile Game.

DICA: Um jogo para ser jogado ao ar livre, em um gramado, aproveitando cada iteração para testar e tomar decisões.

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Jogo de Robótica

Um jogo destinado a mostrar a importância de ações iterativo-incrementais, através da programação de robôs. Eu levei caixas de papelão com furos para a cabeça e braços, rolos de papel-alumínio, tesouras e fitas adesivas.

Os robôs terão os olhos vendados para executar os movimentos.      De posse do material, cada equipe monta o seu robô, enquanto o facilitador (eu) monta um percurso com linhas a direita e a esquerda, com um slalom.

Caberá a cada time fazer o seu robô realizar o percurso com o menor número de comandos, mas se ele pisar ou atravessar uma das linhas é penalizado com 2 comandos a mais no geral.

PLANEJAMENTO – O time deve planejar e combinar com o seu robô os comandos – perna direita, perna esquerda, giro a esquerda, giro a direita, em frente, parar, recuar, bem como o tamanho ou ângulo de cada movimento.

ITERAÇÃO 1 – Cada equipe deve tentar fazer toda a programação previamente e executá-la, verificando qual o robô conseguiu ir mais longe nesta tentativa waterfall;

ITERAÇÃO 2 – Cada equipe irá comandar o robô passo-a-passo, adaptando-se a realidade, trabalhando de forma iterativo-incremental, verificando quem faz em menos comandos e em menos tempo.

PRINCÍPIOS: Um jogo que perpassa situações típicas de projetos waterfall ou iterativo-incremental, adaptando-se a imprevistos ou erros gerados durante o percurso.

DICA: Eu levo caixas de papelão com buracos para a cabeça e os braços, mais rolos de papel alumínio, canetão e fita adesiva. Assim, no começo de tudo as equipes brincam de criar o seu robô, laminá-lo e caracterizá-lo.

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Card Sorting

Há diferentes preparações e facilitações para a técnica de Card Sorting, a essência é oferecer ao próprio cliente, usuários, colegas, participantes a oportunidade de serem realmente protagonistas no processo de seleção, priorização ou ordenação.

Ao invés de perguntar na frente da sala e ir registrando opiniões e decisões, experimente delegar a todos os participantes que eles mesmos venham, debatam e movimentem os postits de forma a materializarem sua opinião sobre funcionalidades, características, opções, necessidades, etc.

Apesar de ser uma técnica conhecida no design de experiência do usuário, a utilizo com frequência durante dinâmicas colaborativas das mais variadas, desde a escolha e priorização de histórias do usuário, clusterização em open spaces e eventos.

Em dinâmicas relativas a UX, sobre fluxos de trabalho, estrutura de menu, ergonomia e navegação do site, é possível usar quadros, papel e postits, mas também há softwares que apoiam esta movimentação.

Um bom artigo com teoria e prática sobre Card Sorting – https://www.usability.gov/card-sorting

Um em português que eu gostei é – https://coletivoux.com/card-sorting

Não só em Agile, Scrum, Kanban e experiência do usuário, mas nas mais diversas áreas, por exemplo, lembrei que em 2013 me pediram para estruturar um focus group acadêmico – https://jorgeaudy.com/2013/10/27

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Jogo do Siga o Chefe

Todos conhecem o jogo “Siga o chefe”, em que um faz e os outros repetem, um por vez imitam enquanto o seguem pelo pátio. Nesta variação, o líder fica no final da fila passando ordens e a galera em poder ver ou falar, executa, para depois fazer a mesma trajetória enxergando e podendo falar.

O objetivo é contrapôr o trabalho por comando-controle, sem “enxergar”, sem poder questionar seu ponto de vista, debater alternativas, para na segunda rodada privilegiar a comunicação e a “visão” individual de cada integrante sendo somada a uma percepção coletiva:

  • Faça times que devem formar filas e o líder é o último;
  • Todas as equipes, exceto seus líderes, são vendadas;
  • O líder combina como passará as ordens aos seus;
  • Cada um põe as mãos nos ombros do colega da frente;
  • A partir de agora só o líder pode falar, os outros não;
  • O objetivo é cumprir um percurso com obstáculos;
  • A equipe que concluir o percurso primeiro, ganha;
  • A cada erro, a equipe fica 5 segundos parada;
  • Após realizarem a atividade, retire as vendas.

PRINCÍPIOS: Trabalho em equipe, confiança, auto-organização, percepção de tempo versus ação, sincronismo.

DICA: Vale a pena fazer as vendas de tecido, podem ser fechadas apenas com pesponto, mas um lenço resolve.

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Value Stream Mapping

A criação de um mapa de fluxo de valor de estado atual é um passo importante quando estamos debatendo nosso processo de trabalho, mas a meu ver é fundamental que entendamos os conceitos, os processemos e a luz de nossa realidade adaptemos ou simplifiquemos à nossa necessidade.

Tenho cases bem legais em áreas como financeiro, contratos, compras, RH, educação, conteúdo, baseados em “Genchi Gembutsu” e “Gemba Walk”, que traduzem o conceito de verificar in loco onde as coisas acontecem, com quem faz acontecer. Porque o primeiro passo é não tomar decisões sem convidar para o debate quem faz acontecer, inexiste entendimento sem envolver as pessoas.

O mapa de fluxo de valor do estado atual é um trabalho onde a equipe, com ajuda de um facilitador, debate e mapeia os limites e passos do processo, os dados e fluxo, os tempos de execução e transição, tudo isso para debater gargalos, problemas e oportunidades para planejar e experimentar melhoria.

No slideshare encontrei este desenho de processo para execução iterativo-incremental de mapeamento e melhoria do mapa de fluxo de valor (Lean Webinar Series):

Eu muito usei este conceito ajudando áreas de escritório (Lean Office) a mapear e tentar melhorar seus fluxos de valor, mas para ilustrar este post eu procurei exemplos de desenvolvimento de software para tornar mais legível para a maioria, exemplo de indústria há milhares no gloogle.

O que é VSM

Mapeamos o fluxo de valor do estado atual com o intuito de enxugá-lo e construirmos o estado ideal ou futuro, para tanto representamos o passo-a-passo de cada um de nossos fluxos de trabalho, entendendo atores, responsabilidades, informações, recursos e tempos médios.

Trata-se de um exercício coletivo e colaborativo, envolvendo representantes de todas as áreas e equipes, todos temos condições de fazê-lo se desapegarmos de notações, foque no fluxo e não no formato, debata e ao mesmo tempo registre diagramaticamente de forma clara aos presentes.

Um rabiscoframe legível e claro a todos os presentes vale muito mais que um diagrama cheio de regras e notações, quando perdemos tempo abertos a comentários e rec
lamações que nada agregam em valor ao assunto, apenas a regras de representação absolutamente dispensáveis.

Quem nós somos e o que fazemos?

Sugestão, use um Role Model Canvas, um Design Ops Canvas, inicie alinhando quem nós somos, qual é a nossa missão, restrições, informações, ferramentas, … liste os principais fluxos de trabalho, escolha aquele que mais tem a agregar se o analisarmos e enxugarmos.

A escolha diz respeito a Pareto, queremos mapear um fluxo de projeto, operação, relacionado a um produto ou serviço, interno ou externo, frequentemente diz respeito a algo que está gerando problemas, mas pode ser algo novo, um desafio ou objetivo organizacional em enxugar.

Quem fará a facilitação?

É importante ter alguém que faça a facilitação, mediação, provavelmente alguém com alguma experiência ou habilidade na diagramação de mapas de valor ou processos, podendo ou não ser alguém do time ou (frequentemente) um profissional dedicado a este tipo de trabalho.

Ele alinhará de início algumas regras e técnicas Lean ou Ágeis para debates colaborativos, registrará o objetivo e criará alguns quadros auxiliares, bem como combinará em comum acordo alguns acordos sobre simbologia, significado de cores, postits, etc.

Essas combinações são essenciais para direcionar os debates, diz respeito a fazer um pacto de trabalho, delimitando algumas balizas e restrições, acordando o(s) principal(is) foco(s) de atenção e dedicação.

Desenhando o fluxo?

O desenho incia invariavelmente por um storytelling, com key-users, usuários e operadores contando como realizam este trabalho, onde ele inicia, por onde passa, suas operações, filas, transformações, evitando entrar a nível de tarefas ou detalhamento de atividades.

É muito importante neste momento incluir os fluxos de informação envolvidos, solicitações, registros, workflows, aprovações, aguardando, manipulações, sempre a partir de um paradigma de operação e não detalhando atividades, mergulharemos nela mais adiante se necessário.

Esta discussão tem valor per si, o simples fato de colocar as pessoas para discutir seus trabalho atual explicitam eventuais desperdícios ocultos, alguns preconizados pelo Lean desde a década de 50, como estoques de inacabados, deslocamento desnecessário, complexidade desnecessária.

Se a equipe for provocada desde o início a sair da caixa, analisar críticamente sem prévios conceitos e questionando regras e hábitos, é muito provável que todo e qualquer fluxo terá desdobramentos para otimização e enxugamento de seus passos, potencializando seus recursos e tempo.

Dados, medidas e informações?

Agregue informações pertinentes a métricas do seu fluxo, de cada passo e entre eles, mas evitem percepções abstratas ou históricas, gere informações atualizadas e reais para evitar birras e distorções pessoais ou mesmo coletivas.

Ao registrarmos tempos médios, se necessário também mínimos e máximos, muito do valor pertinente a demora e oportunidades de redução se explicitam automaticamente, informações básicas do Lean são Lead Time (desde a requisição inicial) e Cycle Time (tempo de execução).

No mapeamento de fluxo de valor dedicamos algum tempo na análise de tempo, quer no de execução de uma operação quanto no tempo de fila ou aguardando algo, o que muitas vezes se reflete em desperdícios.

Obs: A imagem abaixo retirei de um post em que Al Shalloway destaca que um bom Kanban com seus status visíveis de fluxo seria um passo dado para incrementar médias e informações para análise de gargalos, algo que tentamos fazer sem explicitar um VSM, mas usando quadros auxiliares com Lead Time, Cycle Time, Throughput, …

Como criar o mapa de fluxo de valor do estado ideal?

Iniciamos combinando qual é o ideal que queremos ou necessitamos, para então começar ciclos de análise, debate, proposição a partir dos pontos de maior desperdício ou “dor”. Iniciamos debatendo o ponto em comum acordo que é onde maior valor agregaria se o otimizassemos e assim por diante.

Aqui entra em ação nossa Toolbox, apoiados por frameworks, técnicas e boas práticas para otimização de cada operação analisada, como o uso de quadros Kanban para eliminar desperdícios de tempo e estabelecer um fluxo puxado.

Naturalmente vamos planejar algumas melhorias, priorizadamente, em ciclos evolutivos, iterativo-incrementais-articulados, para avaliar, planejar o próximo passo e seguir adiante. A técnica recomenda que demarquemos os pontos que estão sendo priorizados e a ação que está sendo realizada a cada novo passo (kaizen Burst).

As vezes temos resultados imediatos, mas para atingir um estado ideal otimizado é preciso persistência e dedicação.

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Focus Group para assistir, pesquisar, consultar, avaliar

Focus Group é uma técnica de pesquisa qualitativa em que um grupo de pessoas é reunida em um ambiente exclusivo e interativo, questionados sobre suas percepções em relação à produto, serviço, conceito ou ideia ali apresentados. Neste contexto, assistido pelos facilitadores, visíveis ou ocultos, cada convidado é livre para falar com outros participantes, experimentar, opinar, debater.

Deve ser realizado em um ambiente adequado, descontraído, funcional, observável, registrando não só a opinião mas as interações entre os membros do grupo, o volume de dados gerados e riqueza de detalhes verbais e não verbais. Bem desenvolvido, geram um mar de oportunidades, analisados em tempo real e a posteriori por equipes multi-disciplinares que assistem a suas gravações.

focus-group

A análise dos dados dos grupos focais apresenta desafios e oportunidades quando comparado a outros tipos de dados qualitativos. Por ser uma experiência de grupo em ‘laboratório’, pode inibir ou potencializar, gerando características únicas e desafiadoras nos dados. Um facilitador inexperiente com certeza pode conduzir ou desperdiçar relevantes sutilezas e situações.

Existem variações para a realização de Focus Group, mas a mais comum trata-se do convite de grupos contendo de 6 a 12 participantes, onde um produto, serviço, conceito ou ideia é apresentada para opinião, podendo haver livre debate, apenas moderado a nível de dinâmica, mas jamais influenciando de alguma forma a opinião dos participantes.

Na minha dissertação de mestrado eu lancei desta técnica para convidar especialistas em implantação de metodologias ágeis para que de forma independente e sem influência externa cada um pudesse avaliar meu artefato de pesquisa e posicionar-se de forma a legitimá-lo e aprimorá-lo.

FOCUS GROUP ÁGIL

Em meados do mês de Outubro foi realizado um Focus Group organizado  pelo doutorando Guilherme Wiedenhoft e pela professora Edimara Luciano, que por acaso também é minha orientadora, com um formato a partir de dinâmica típica de um User Story Mapping. Uma semana antes debatemos o formato e eles optaram pelo uso de um Canvas semelhante ao quadrante mágico do Gartner com eixo X de Relevância (valor) e Y crescendo de específico para genérico.

Para ler mais sobre o tema de Efetividade em Governança de TI, linha de pesquisa da Profa Dra Edimara M Luciano, orientadora do Guilherme e minha:

O quadrante mágico eu uso a anos em workshops para gestão do tempo (importante x urgente), para princípios (crença x realização), para retrospectivas em debates no plano de ação de mudanças (valor x investimento). O principal benefício é favorecer a participação colaborativa e o uso de percepção visual, auditiva, motora, instigando a atenção, argumentação e convergência.

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O Focus Group iria discutir a relevância e validade de um pack de mais de 50 indicadores de efetividade da Governança de TI. Dados que vieram sendo levantados pelo Guilherme em meio a seus estudos, em uma revisão teórica sobre o tema e junto a especialistas. Ele concluiu o mestrado recentemente e hoje cursa o doutorado no PPGAd / FACE / PUCRS.

A dinâmica teve a oportunidade de acontecer em uma sala muito descolada, forrada de fórmica branca em todas as suas paredes, bem iluminada, agradável e que permitiu muita interação entre todos os participantes.

Iniciou com uma explanação feita pelos facilitadores, explicando a dinâmica e realizando um pacto a favor da colaboração franca e participativa. Os quadros, da esquerda para a direita, cfe segue:

  • Um quadro com a legenda de cores para cada critério (ilustrativo);
  • Um quadro contendo todos os indicadores sugeridos para cada critério, a serem discutidos e remanejados no transcorrer do debate;
  • Um canvas com os eixos crescentes de relevância (X) e utilidade (de nicho até os mais generalista);
  • Um quadro para os postits dos indicadores que o grupo concluísse como NÃO sendo indicadores ou inválidos para governança de TI.

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Durante o Focus Group, no transcorrer dos debates, os postits foram sendo movidos para os quadrantes do Canvas principal de valor e utilidade ou considerados inválidos. O legal desta dinâmica é que a cada nova movimentação somos obrigados a rever e validar os anteriores, reposicionando-os, reavaliando quando necessário um ou mais dos anteriores frente a novas percepções, pois na medida que se desenvolve vamos mais entendendo e nos apropriando.

canvas-focus-2Como qualquer outra técnica produtiva, o tempo deve ser planejado em mínimos ou máximos (timeboxes), pois se for rápido demais é porque não houve a devida reflexão, se for demorado demais, cansa e torna-se improdutivo. O tempo foi cumprido, uma hora e meia de debates, inicialmente contidos e um pouco caótico como sempre, seguido de um crescente de entendimento e posicionamento de parte a parte … muito legal.

Como sempre, uma pilha de lições aprendidas, coisas a iniciar, a manter e a melhorar … mas uma experiência interessante a ser compartilhada e repetida. Os eixos do Canvas são ajustáveis a cada tipo de pesquisa, assim como há vários outros formatos de Canvas, este é apenas um a ser considerado.

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