Onboarding deve garantir melhorar a cada nova experiência

A tradução de Onboarding para o português seria “embarcando”. O uso inicial e mais comum refere-se aos processos de recepção a um novo colaborador, visando integrá-lo o mais breve, plenamento e facilmente possível. Entretanto, aos poucos o conceito transcendeu para outras acelerações.

Empatia, não só com um novo colaborador em uma empresa, também um novo integrante em um time, novo sócio em um clube, novo cliente de uma empresa, nova startup em um ecossistema de inovação, novo aluno em uma escola, entre outros inícios passíveis de Onbording, como um novo jogador em um jogo.

O objetivo é aplicar lições aprendidas e melhorar (PDCL), experimentar, evitar desperdícios conhecidos. No passado, cansei de ver projetos ou a participação de um novo colega demorar vários dias para se regularizar, no início era sempre cheios de idas e vindas, coisas faltando, demoras e pendências recorrentes.

Conforme a SHRM (Society for Human Resource Management), onboarding tem quatro pilares, os “4C” – Compliance, Clarification, Culture e Connections:

• conformidade – vai além de garantir as regras, mas facilitá-las;
• esclarecimento – antecipar-se a dúvidas e dificuldades previsíveis;
• cultura – envolver e acelerar a adaptação ao novo ambiente;
• conexão – exercício da empatia, integração e sinergia.

Algumas empresas limitam seu onboarding à um dia de integração, mas na verdade deve ser uma ação de assimilação que demanda um período, com objetivos e feedbacks, apoio e resultados, quanto melhor for, mais rápido o novo integrante estará contribuindo com satisfação.

Exemplos variados

Já ajudei áreas de RH de clientes a construírem seus checklists e roteiros para recebimento de novos colaboradores, desde questões legais, kits e programas de boas-vindas, integrações, cursos disponíveis, metas e alinhamentos, inclusive quadro de acompanhamento …

Já ajudei a estruturar o onboarding de startups em uma aceleradora e recentemente em um ecossistema de inovação, visando acelerar sua integração e operacionalização, inclusive com um programa de mentoria. Também é importante apresentar e integrar à comunidades formais e informais.

Minha filha, quando pequena, nova na escolinha, realizou conosco e com a professora um onboarding, uma forma dela se ambientar e em poucos dias estar integrada e feliz. Eramos orientados a agir da foma adequada, proporcionar momentos corretos, visando que a transição fosse o mais suave e breve possível.

Empresas incluem mecanismos ilustrativos de sua cultura, workshops, comunidades, gestão do conhecimento e outras. Também tem sido incluídos kits de boas vindas, com ipads, bolo de chocolate e material e boas-vindas e apresentação com a participação de lideranças e colegas de diferentes áreas.

Na entrada de um novo integrante em um time, temos o onboarding relativo a dinâmica do grupo, padrinho, iniciar trabalhando em dupla para integrá-lo o mais breve possível a sua nova rotina, padrões, características e pegada. Um mapa de links com tutoriais, cursos, exemplos e conteúdos alinhados.

Contra-exemplo clássico

Quem veterano não lembra de contratações antigamente em que passavam-se dias ou semanas para, a conta-gotas, conforme iam surgindo as necessidades, o novo integrante tinha que descobrir da pior maneira que faltava um cadastro, um contato, uma informação, um material. A primeira semana era uma eterna tentativa e erro, mesmo a empresa já tendo passado centenas de vezes por esse processo, sempre era com perdas de tempo e muita indignação.

Conclusão

Onboarding é pura gestão do conhecimento, é garantir ciclos de melhoria continua desde sua origem, é proporcionar que os aprendizados sigam o conceito de organizações que aprendem. Afinal, o eventual stress em perdas, reposições e novos integrantes influenciará desperdícios em todo o seu entorno.

Tem a ver com Lean, com enxugar desperdícios, eliminar perdas de tempo evitáveis, inconformidades e stress desnecessários, é garantir que os processos de integração de novos integrantes seja o mais sinérgico e acelerado possível, quase imperceptíveis se possível.

Práxis

Reúna algumas pessoas envolvidas no processo que quer aperfeiçoar ou criar seu onboarding, o melhor ponto de partida sempre é o que existe, analise o propósito, passo-a-passo, ações, conteúdo e valor. Envolva quem tenha passado por isto recentemente.

Crie checklists com as necessidades relacionadas aos 4C, gere ou aprimore seu roteiro ou jornada de Onboarding, aplique, monitore, aperfeiçoe … simples assim. Vá melhorando com a prática e gerando as devidas variações conforme áreas e especificidades.

Não centralize, o onboarding é de quem é envolvido e afetado por ele, então é possível a coordenação externa, mas o seu aperfeiçoamento e plenitude só será conquistado e mantido através das pessoas envolvidas e que são impactadas, para o bem ou mal.

• https://www.hrcloud.com/blog/onboarding-best-practices-the-4-cs
• https://www.compli.com/blog/onboarding-5-cs-infographic/
• https://www.saplinghr.com/top-employee-onboarding-programs