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Scrum Setup Canvas no Agile Trends Gov 2017

Mais uma rodada de compartilhamento do Scrum Setup Canvas, desta vez na capital federal durante o Agile Gov 2017. Foi minha primeira apresentação usando como pano de fundo o Savana SCRUM, mas mantendo a pegada de diferenciação entre Go Horse e SCRUM.

Sala lotada, um bloco onde quem me precedeu foi o Allison Vale, iniciei apresentando uma das alegorias que mais curto, do Andy Glover onde o product backlog é um cesto enorme com todas as suas roupas sujas e o sprint backlog é a roupa que necessitamos para amanhã.

Valor é garantir ter a roupa adequada para seus compromissos do dia seguinte, de nada adianta lavar um cesto de cuecas ou as roupas mais caras ou as maiores ou menores, valor é ter aquela muda necessária e adequada para o dia seguinte, quer para frio, calor, longa ou curta.

SCRUM SETUP CANVAS

O mote do Scrum SetUp Canvas começa com as informações, combinações e restrições, como o tipo de máquina de lavar e secar, a capacidade de ambas, o tipo de sabão, para roupas brancas ou coloridas, se a expectativa é a entrega delas passadas e dobradas, …

Sempre trago minha maior convicção sobre o conceito de ToolBox 360º, que diz respeito a seu processo, ferramental, boas práticas, qualidade, excelência, destacando a certeza de que cada decisão acarretará ganhos ou perdas, que deverão ser transparentes e realistas.

Relembrei conceitos básicos sobre o Agilo romântico defendido por alguns e o Agila realista das grandes organizações, os conceitos básicos do SCRUM e suas variações, praticados em meio a complexidade e vicissitudes de empresas, governança de TI, PMO, GP e times.

  • Elevator Statement
  • Equipe e envolvidos
  • Aproveitamento e formato dos sprints
  • Arquitetura e Integrações
  • Indicadores e Métricas
  • Boas Práticas e Ferramentas
  • DoR (Definition of Ready)
  • DoD (Definition of Done)
  • Feriados e Férias
  • Sprint Zero
  • Reserva Técnica (%)

DESAFIO TOOLBOX 360°

Ao final dos 25 minutos, um convite ao jogo das 17:30 na mesma sala, quando 25 pessoas participaram até as 19:00 do Desafio ToolBox 360°, sempre com muitos insights, debates, argumentações e aprendizado. Tudo isso concorrendo com o happy-hour e cerveja no saguão ao lado.

SCRUM SETUP CANVAS
02/04/17 – Spoiler da minha palestra para o Agile Trends
13/04/17 – Apresentação em 25 min no Agile Trends
07/06/17 – Versão pdf tamanho A3 para impressão

TOOLBOX 360º
01/03/17 – Página Desafio ToolBox 360° / 5W2H  🙂
08/03/16 – ToolBox 360°, um guia de referência geral de boas práticas
03/04/17 – Desafio Toolbox – Agile Trends 2017 – ppt – relato

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Layout e Graffiti – Como mudar as salas de aula?

Professores, alunos e salas de aula tradicionais, muitas ainda com quadros negros (verdes) e giz, todas elas com eternas paredes brancas sem lembranças, com dezenas de cadeiras em filas, dispostas em uma matriz de linhas e colunas … tudo isso sustentando uma relação baseada em conteúdo e avaliação linear em um paradigma secular para comprovação de conhecimento aparente.

A revolução industrial do final do século XIX está para a produção o mesmo que a universidades de Bologna e Paris do século XI está para a educação, modelos criados a luz de outra época, sob paradigmas obsoletos. Ambos assumiam que operários e estudantes deveriam fazer o que lhes diziam sem questionar, de forma padronizada, como se todos devessem ser iguais.

construtivismo

Acredito nos estudos de Piaget, não sobre o processo de ensino, mas no singular protagonismo de cada criança (pessoa) no seu próprio processo de aprendizado. Ele discutiu as condições para a construção do conhecimento, o papel do erro e do esforço. O aprendizado exige provocação e ação ao invés do papel passivo de repetição e obrigação que assumem grande parte dos professores e alunos.

Há boas e louváveis iniciativas na educação, elas crescem a cada dia, mas ainda são exceções a regra em um mar de conveniências, zonas de conforto, equilíbrio contábil e sufocamento de talentos. Na maioria das vezes é mais fácil para o professor ter um conteúdo fixo, massivo, contra o qual todos os alunos devem provar que compreenderam (decoraram) o suficiente para seguir adiante.

Imaginando que instituições, alunos e professores querem mudar, querem tentar fazer diferente, por onde começar HOJE, um simbólico primeiro passo? O que temos em uma sala passível de ser mudada imediatamente, simbólico? Queremos mudar as pessoas, isto está em curso mundo afora, mas isto demanda tempo, será consequência de uma série de debates e embates.

Salas temáticas – Layout e Graffiti incentivando mais interação

Salas temáticas, uma busca simples na internet é possível ver o quanto provocação visual, por simbologia, cores, formas e disposição, o quanto a dinâmica de cada espaço tem força. Neste quesito, a maioria das salas tem elementos há mil anos inalterados, como as paredes brancas e as atemporais “classes”, com mesas e cadeiras dispostas em linhas e colunas.

Graffiti – E se cada sala tivesse um graffiti inspirador, temático, sobre aspectos culturais, ciências, geografia, biologia, informática, inovação, matemática, etc? De que forma a cor, a variedade de símbolos, a inspiração inconsciente para temas de interesse, como podem gerar provocações, contextualizações, mudanças de atitude e imersão, com múltiplas mensagens implícitas.


Formatação – Disposição das cadeiras, algo tão modulável e por incrível que pareça, uma imposição usual das instituições … não bagunçar as salas de aulas, deixando organizadas para o próximo professor. Disposição livre, em ilhas, em ferradura, em círculos como em um fishbowl, há uma dezena de formações que mitigam zonas de conforto, impedem a tentativa de ocultar-se ou esquecer-se.

No blog do Impact Hub, onde a DBserver tem sua sede paulista, encontrei algumas ilustrações de disposição para salas de eventos, um artigo pertinente a facilitação. Uma sala de aula é maior que a sala de eventos abaixo ilustrada, mas o conceito é o mesmo – em espinha de peixe, ilhas, ferradura, reunião, cada qual útil para dinâmicas que suscitam a interação, o debate, a participação, …

Imagino como seria uma escola ou universidade em que tenhamos em cada sala uma disposição e paredes grafitadas, salas temáticas com cores, ilustrações e disposição física peculiares, que passem um recado e lembrem o que estamos fazendo ali. Há empresas que tem uma parede de quadro negro (verde) e o graffite na verdade é um desenho a giz que muda a cada tanto.

Em salas de pós-graduação não é incomum, creio até que seja regra o uso de layout das cadeiras em ferradura, no meu mestrado na FACE algumas salas tinham uma disposição tradicional, em ferradura e outras uma ferradura dupla. Com certeza e acoplamento a meus valores as salas de ferradura eram as mais instigantes … todos de frente para o grande grupo, ao contrário do tradicional em que todos estão de costas …

Quadros Brancos – Em cursos de MBA voltado a executivos e profissionais já é também comum a existência não só do layout em ferradura quanto quadros brancos em várias paredes. Esta estratégia propicia que qualquer discussão possa contar com uma visualização, diagramação, qualquer professor ou aluno estão próximos a um quadro branco e podem utilizá-lo para expôr ideias e posições.

Não fazer nada sempre é o mais fácil, transferir a responsabilidade ou esperar anos em uma discussão interminável por uma mudança definitiva é muito vintage, é puro waterfall (cascata). Porque não tomar pequenas decisões e agir um passo de cada vez, se após algumas semanas não gerar valor, volte atras, se estiver gerando, talvez então aprendamos algo mais e poderemos dar o próximo passo.

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Diferentes quadros para debater cultura e dinâmica de equipes

Após o post com variados assessments (avaliações) ágeis, compartilho algumas técnicas de cultura de time baseadas em diferentes canvas. Já postei sobre todos eles mais de uma vez em usos pessoais, sobre produtos, negócios, mas aqui ofereço boas técnicas a serem usadas para estabelecer o máximo de auto-conhecimento coletivo, enxergando uma equipe, das partes ao todo.

Acredito muito em Team Building Games, de forma útil e positiva, com objetivo, mas há também múltiplas técnicas para interação e sinergia, reflexão e auto-conhecimento. Alguns quadros foram criados e se propõem a discutir diferentes aspectos da formação, dinâmica e trabalho em grupo. Alguns deles apresento abaixo, com links de origem, outros são habituée aqui no blog.

1. TEAM CANVAS

O Team Canvas é um quadro proposto por Alex Ivanov e Mitya Voloshchuk com o objetivo de propôr uma ferramenta para discutir a dinâmica de trabalho e interação de um time, impactada tanto pela cultura pessoal de seus integrantes quanto da cultura organizacional. Clique aqui e baixe template A3.

Pessoas e Funções: Nome e função dos integrantes;
Objetivos comuns: Qual o foco comum a todo o time;
Objetivos pessoais: Objetivos individuais dos integrantes;
Propósito: Porque fazemos o que fazemos, qual nossa motivação;
Valores: Quais são os nossos valores;
Forças e ativos: Pontos fortes;
Fraquezas e Riscos: Pontos fracos;
Necessidades e Expectativas: O que precisa e o que quer;
Regras e Atividades: Regras básicas e atividades-chave.

Clique aqui para acessar o site explicativo do Team Canvas e sua técnica.

2. TEAM CHARTER CANVAS

Um modelo mais envolvido com missão e valores, segundo seu autor, é complementar ao Team Canvas explicado e linkado logo acima. No site do autor ele recomenda que antes de preenche-lo de forma colaborativa uma das opções é realizar uma dinâmica de integração e provocação como o Lego Serious Play.

Missão – Qual o porque da existência da equipe;
Escopo – O que é e o que não é escopo do time;
Valores – Como a equipe aborda seus objetivos;
Papéis – Quem é quem na equipe;
Eventos – Como celebra sucessos e como busca aprender;
Objetivos – O que a equipe busca atingir, atender, ser;
Forças – Habilidades e pontos fortes coletivos e individuais;
Fraquezas – O que falta ao time para ser ainda melhor;
Normas – Como a equipe se determina e toma decisões.

Clique aqui para acessar o site oficial e aqui para baixar o template em A0.

3. TEAM CHARTER CANVAS / releitura

4. LEAN TEAM CANVAS

Outro quadro com peculiaridades muito legais, uma espécie de Business Model para o trabalho em equipe onde os campos tiveram uma reinterpretação bastante acoplada, como por exemplo:

Liderança – Quais as características de um líder;
Atividades de time – Atividades desejadas, como feedbacks, reuniões, eventos;
Cultura – Motivação, dinâmica interna, propósito, prioridades;
Valor – Como o time agrega valor, competências essenciais, diferenciais;
Ciclo – Qual o ciclo de vida desejado no trabalho;
Espaço – Modalidades, metodologias, ferramentas essenciais;
Membros – Quem são, função, hard e soft skills que os define;
Custos – Prioridade dos investimentos diretos ou indiretos;
Objetivos – Estratégia, metas, objetivos comuns e prioritários.

Clique aqui para assistir um slideshare completo sobre Lean Team Canvas.

5. SWOT e JOHARI

Duas técnicas poderosas em diferentes frentes, mas também usados para debater o auto-conhecimento de um time, no SWOT (FOFA em português) debatemos forças, oportunidades, fraquezas e ameaças, enquanto na Janela de JOHARI discutimos o quanto nós percebemos e o mundo nos percebe em relação a estes mesmos quesitos, materializando áreas abertas, ocultas, cegas e desconhecidas:

6. CHAx5 (Mapa de Competências)

Este é efetivo e divertido, a equipe lista todos os conhecimentos, habilidades e atitudes que são relevantes ou representam oportunidades para o seu trabalho em equipe, quer em um projeto, sustentação ou operação. Há quem use apenas para conhecimentos, há quem amplie também para habilidade e competências em um espectro mais amplo. O resultado é muito realismo, insights, planos de melhoria.

Tem muito mais, este post foi só para provocar que tem muito mais que projeto e produto, é preciso discutir melhoria contínua inclusive a partir da cultura e dinâmica interna de cada time … opções para a nossa Toolbox 360°.  \o/

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Assessment (+20) não gera diagnóstico, mas é uma usina de insights

Compartilho a seguir alguns assessments que tenho usado na minha estrada como Agile Coach e consultor, a do James Shore eu aprendi com o grande parceiro Alejandro Olchik em 2015, os outros fui  encontrando em meio a milhares de páginas e artigos que fui lendo e compartilhando nos últimos sete anos.

A seguir um mapa geral dos assessments que compartilhei neste post, clique aqui para baixar se quiser te-lo em tamanho A3 como um guia:

ASSESSMENTS

Não acredito em assessments para diagnósticos, mas se bem escolhido frente ao momento do time, é uma ferramenta relevante para ampliar horizontes e fomentar o debate construtivo, aumentar o auto-conhecimento e embasar os próximos passos e planos de ação. Clique nas imagens para ir às páginas e arquivos originais:

1. Roda da Vida

Se você não tem domínio sobre você mesmo, se não dedica algum tempo para auto-conhecer-se, querer fazer isso para o grupo é amadorismo. Pessoas que se conhecem bem pessoal e profissionalmente tendem a se posicionar e propôr soluções mais assertivamente … A roda da vida é uma preliminar pessoal para SWOT, BMY, Johari, CHAx5, antes de discutir sonhos e planos coletivos.

2. Assessment James Shore

Este aqui tem questões muito objetivas sobre valores e boas práticas em áreas como Agile Thinking, Colaboração, Planejamento, Desenvolvimento e Entrega. Em grupos grandes eu divido em sub-grupos de 3 pessoas, que respondem e depois convergimos juntos no entendimento de pontos fortes e fracos, propondo pequenos planos de ação para melhorias:

art of agile - shore map

3. Maturity Assessment Model for Scrum Teams

No site da Scrum Alliance tem este assessment sobre os 12 princípios ágeis, já o utilizei como warmup, antes de uma retrospectiva e gerou bons insights sobre nossos valores ágeis. A proposta original diferencia a opinião de cada um, mas eu normalmente faço uma primeira discussão em sub-grupos de 2 ou 3, depois consolidamos, assim cada coluna passa a representar um grupo e não uma pessoa:

4. Comparative Agility

Eu realizei o assessment online e salvei todas as questões para poder me debruçar e analisá-las com mais calma … até mesmo porque meu objetivo não era nos comparar com outras empresas e equipes, mas proporcionar reflexões sobre quesitos relevantes e montar planos de ações para melhoria contínua:

5. Agilometer PRINCE2

PRINCE2 é um framework tradicional para gerenciamento de projetos que vem se propondo a flexibilizar-se e agregar valor com princípios e boas práticas oriundas do Scrum e Kanban. De toda forma, compartilho um assessment muito simples, é só imprimir colorido e colocar “botões” deslizantes, que podem ser postits:

6. SAFe Team self-assessment

Esse é bem conhecido da galera do SAFe, o que restringe seu uso a poucas e grandes empresas, aquelas que usam o framework para projetos que contam com muitas equipes trabalhando juntas no mesmo release … no início pode parecer um tanto desafiador, e é, mas mais pelo tanto de atitude e realismo que exige de todos:

7. Squad Health Check Model

Esse é muito legal e seu uso é bem mais amplo, podendo ter nas colunas a auto-avaliação do time a cada sprint, uma forma de manter no radar os resultados obtidos com os planos de ação e iniciativas realizadas no transcorrer do projeto. O pdf já disponibiliza os cartões e semáforos, usamos as setas para dar a tendência – www.barryovereem.com/how-i-used-the-spotify-squad-health-check

8. The Unoficial Check-list SCRUM

Já fiz posts sobre este e outros, mas os links são para as páginas originais. Este eu achei muito legal e já usei com bons resultados, lembrando que o meu objetivo nunca é diagnóstico, mas reflexão pelo próprio time durante uma retrospectiva, que decide a partir disto quais as ações melhores a serem priorizadas:

Há uma lista com sugestões de assessments listadas por Barry Overeem, que relaciono abaixo, para estes sugiro o post original e seguir os links abaixo:

20. SCHNEIDER’S CULTURE ASSESSMENT – Para terminar compartilho um assessment lastreado na teoria sobre cultura organizacional de Schneider para descontrair e lembrar do que eu disse no início sobre tudo iniciar na pessoa, sendo assim, também é preciso lembrar que pessoas e times estão imersos em um contexto organizacional que pode ajudar ou atrapalhar se não estiver em equilíbrio. Ela é muito intuitiva e busca estabelecer o debate acerca da orientação cultural em equilíbrio ou não:

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Uma versão PDF para impressão A3 do Scrum Setup Canvas

Compartilho uma versão A3 para impressão e uso do Scrum Setup Canvas. Não é para ser só mais um quadro com postits na parede, ele é vital ao gerar um debate sobre acordos e pré-definições pouco antes da realização de um Release Plan.

É para ser um documento vivo, com combinações e pactos evolutivos, jamais para justificativas, mas para aprendizados e melhoria contínua. A maioria de seus campos são relevantes mas não constam em nenhum outro canvas ou artefato.

Para quem não acompanhou nem os posts anteriores nem as apresentações, o SSC é um quadro que formaliza as combinações e premissas essenciais que balizarão o Release Plan, para planejar é preciso definir as bases sobre as quais o faremos.

Eu gosto mais da minha versão colorida do SSC, mas alguns amigos, colegas e contatos tem me pedido uma versão A3 para uso, então criei uma para ser impresso em tamanho grande, de forma a usar postits pequenos como eu uso.

Arquivo tamanho A3 em pdf no dropbox – https://www.dropbox.com

  • Elevator Statement
  • Equipe e envolvidos
  • Aproveitamento e formato dos sprints
  • Arquitetura e Integrações
  • Indicadores e Métricas
  • Boas Práticas e Ferramentas
  • DoR (Definition of Ready)
  • DoD (Definition of Done)
  • Feriados e Férias
  • Sprint Zero
  • Reserva Técnica (%)

Clique aqui para assistir a apresentação em vídeo no Agile Trends 2017.

Clique aqui para acessar a apresentação em PDF a partir do DropBox.

Espero que seja útil aos que já o utilizam ou querem experimentar, igual fico a disposição no caso de dúvidas, aberto a sugestões ou críticas construtivas 🙂

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26/04 – TTalks UX Dojo | Relato

O TecnoTalks UX Dojo do dia 26/04 na sala 204 do prédio 99A teve em torno de 30 pessoas presentes e usou como desafio o aplicativo Serviço Legal, que motivou uma hora de debate e proposição visual de melhorias através de pitchs e P&R.

No início tivemos algumas lightning talks e após o UX Dojo, através dos pitchs por equipe tivemos como resultado dezenas de insights, muita energia, provocações, interação, ensinos e aprendizagens … como deve ser qualquer dinâmica de Dojo.

Dá uma olhada na apresentação do aplicativo, no desafio e nos quatro pitchs:

Início do UX Dojo, apresentação das personas, estabelecimento dos grupos:

Pitch Equipe #1

Pitch Equipe #2

Pitch Equipe #3

Pitch Equipe #4

 A última foto da noite foi essa aqui ó:

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Terceira retrospectiva: Valor e plano de ação

Toda reunião é ao mesmo tempo uma busca e um substrato, porque sempre que reunimos pessoas com objetivos comuns é plausível que de lá saiamos com algo, quer o resultado de nossa ideação, debates, modelagem e planejamento, quer pela sintonia, sinergia e interação. Ambos nos movem a frente, geram mudanças.

A primeira retrospectiva foi focada na missão de mais de 20 profissionais em uma área composta por analistas de negócios e de mercado, uma tarde de dinâmicas focadas em debater e ressignificar a percepção de missão, visão e objetivos essenciais que os definem enquanto time e profissionais.

Iniciamos resgatando uma discussão anterior sobre pontos fortes e fracos. O ápice desta reunião foi o debate em grupos sobre quem somos nós (?), uma espécie de 5W2H, onde discutimos o que fazemos, porque fazemos, como fazemos, onde fazemos, com quem e para quem, quando e quanto.

“Gerar negócios sustentáveis, alinhados aos objetivos dos clientes, fortalecendo o relacionamento institucional!”

O objetivo de cada retrospectiva não é óbvio ou cartesiano, pois não é sobre apontar responsáveis, mas acima de tudo refletir, integrar, gerar sinergia, perceber oportunidades de melhoria a nível pessoal, coletivo, organizacional e ambiental (cliente e outros stakeholders).

A segunda retrospectiva foi o início de uma jornada de auto-conhecimento e planos de ação para o estabelecimento de um processo sustentável de melhoria contínua, apenas porque sempre teremos o que melhorar, porque o mundo muda e com ele é preciso nos percebermos nele como agentes continuados de mudança.

“Como ampliar a percepção dos clientes quanto a entrega de valor dos nossos serviços?”

Na segunda reunião pudemos exercitar dinâmicas para exercício de empatia com o cliente, para então debater nossas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, sempre de forma lúdica e descontraída, mas com muita responsabilidade e profissionalismo, mesclando boas doses de domínio e inovação.

Ao final já foi possível gerar uma lista de ações possíveis ou desejáveis para melhorias em diferentes frentes, uma provocação de que não tem porque esperar, é se provocar a cada dia em melhorar (kaizen), mas alertando que para a próxima reunião estabeleceríamos planos de ação e metas factíveis.

Terceira Retrospectiva – Valor e Primeiros Planos de Ação 

A tarde transcorreu em constante realinhamento, iniciando pelo depoimento de um cliente, presencial, com direito a perguntas e respostas, seguido de um workshop sobre o significado de “valor”. Com muita interação, com dois momentos intensos e de bons resultados.

Primeiro a discussão e mapeamento de quais são os custos e quais os benefícios, a todo momento linkando com as duas reuniões anteriores, com o depoimento inicial do cliente e clusters que vinham se formando. Na sequência resgatamos ações pontuadas no final da segunda reunião e novos valores percebidos hoje.

Tudo isso para então montarmos uma matriz de valor e alçada para a materialização de nossos primeiros planos de ação. No eixo X, da direita para a esquerda temos cada um de nós, a equipe ou sub-grupos, a gestão e direção da nossa área, a direção da empresa ou outras áreas e finalmente os clientes. No eixo Y, quanto mais para cima, maior o valor que o plano de ação agregará.

No final, um pacto de que até a próxima reunião de retrospectiva monitoraremos cada pequena mudança, endereçamentos, melhorias ou mesmo a percepção de novas oportunidades e necessidades. Planos de ação não são receitas de bolo, são hipóteses a serem exercitadas, realizadas, confirmando ou anulando pressupostos.

O protagonismo é de todos, só gera valor se houver interesse e engajamento, é preciso acreditar que quanto maior a sinergia entre colegas e maior a interação, mais claro fica as oportunidades que temos, hora para mitigar ou anular riscos, hora para aproveitar cada momento.

Em Maio vai rolar a quarta retrospectiva, o planejamento de cada uma é feito uma semana antes, resgatando a essência das anteriores e o momento do time e seus integrantes para continuar avançando, retroalimentando um ciclo virtuoso de empatia e colaboração onde todos ganham. Até lá!