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Um quadro estratégico e tático inter-equipes

Em uma consultoria recente os PO’s e analistas me pediram ajuda para organizar um product backlog compartilhado entre 6 equipes especialistas em suites de uma solução digital corporativa – financeiro, contábil, backoffice, etc.

Me baseei em um quadro de features por equipes do framework SAFe, onde temos cada equipe com suas features para o Train, garantindo uma visão tática por equipe x feature que dá suporte para algumas reuniões táticas e escaladas.

A necessidade era baseada em um backlog sendo priorizado por diferentes clientes e pela própria empresa para evolução e manutenção do produto. Queriamos um artefato que os ajudasse a ter uma visão clara transversal estratégica e tática para distribuição e acompanhamento.

Eu já havia ajudado a introduzir há alguns meses Scrum e Scrum of Scrums, que vinham trazendo bons resultados, mas agora os PO’s e analistas precisavam algo mais visual para o backlog nos próximos meses.

Diagramaticamente, reorganizamos os postits utilizados por eles em uma reunião recente de priorização com clientes, quando usaram um quadro de valor x esforço, com cores para 5 diferentes naturezas de ítens.

Simbolizei na imagem a principal diferenciação destacada, pois para cada time temos duas trilhas, uma para projetos (azul) e outra para sustentação (reserva técnica). O quadro visual é apenas para priorização e abstração em uma escala de tempo mensal.

O quadro ficará em um desses cavaletes com rodinhas, a granularidade dos tickets será por conveniência, coisas muito pequenas não serão representadas individualmente e o formato privilegiará selos com marcos, riscos e lembretes.

Cada postits azul representando projetos, no momento apropriado, terão sua própria inception e seu quadro de Release Plan junto ao(s) time(s) envolvidos, ficando aqui registrado apenas seus MVP’s e Releases.

O número de meses/sprints representados no quadro será um ponto de equilíbrio com foco em que o quadro facilite reuniões de estratégia com as equipes, diretoria e clientes. Também será um facilitador na mudança em curso para Agile no que diz respeito a gestão visual transversal, no plano estratégico e tático, compartilhada entre todos os envolvidos e interessados, inclusive stakeholders.

Relato GVDASA

Uma empresa de atuação nacional que vem fazendo sua transformação digital, com total apoio da alta direção, da gestão e equipes ágeis praticando Scrum, Kanban e realizando reuniões transversais seguindo Scrum of Scrums.

A mais de ano, cada equipe, desde a adoção, contando com profissionais que vem se empenhando em serem ágeis, agregar valor, evoluindo a cada ciclo, melhorando suas práticas ágeis através de experimentação x resultados.

“Já queria te dar um primeiro feedback. Recebemos um pedido de priorização de outra área, o item estava em 7º lugar no backlog, marquei um momento para discussão com os envolvidos e direção e utilizamos a técnica de comparação, ou seja o item a ser priorizado é mais importante que o 1º, 2º, 3º e assim sucessivamente. O resultado foi que todos concordaram que a priorização estava correta e deram um feedback positivo a respeito da clareza e transparência das prioridades que estão sendo trabalhadas.”

Vinicius Iager – coordenado de desenvolvimento GVDASA – Gestão educacional integrada, solução completa para a otimização dos processos acadêmicos e administrativos da sua instituição – http://gvdasa.com.br/

logotipo GVDasa

Conclusão

Não só as equipes envolvidas, mas a participação de clientes, líderes e executivos sempre é muito positivo ao se depararem com um quadro de portfólio, programa, ciclo ou Release Plan. Eles veem ali materializado seus objetivos, desejos, sonhos e expectativas.

Muito da alta pressão, “natural” em projetos de TI, é existir diferentes percepções e entendimentos relativos a prioridades e possibilidades. Ao estabelecer um quadro estratégico ou tático, toda a discussão sobre priorização (e mudanças) geram um único entendimento.

Não há regras pétrias de ticketagem (postits) ao iniciar o uso, tanto granularidade quanto diferenciação irão adaptar-se a realidade do tipo de portfólio, programa, ciclo, tecnologia, complexidade, volumes, equipes, pessoas, etc … Dê o primeiro passo, explicite e deixe que as retrospectivas se encarregarão de melhora-lo cada vez mais.

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Agile Bi-Modal e o planejamento de projetos

O agilista que mais admiro e sigo é o Paulo Caroli, guru da Thoughtworks, referência ágil mundial desde o planejamento até a retrospectiva.

Em 2011 participei de um evento em que ele facilitou uma técnica de Inception para um site de CoP – elevator, objetivos, personas, jornadas, histórias, US mapping com valor x cronologia – sprints e releases.

Anos depois ele lançou a Inception Enxuta, sua técnica Direto ao Ponto surpreende pela habilidade em planejar em nível zero – elevator, objetivos, personas, features, MVPs em ondas (sequenciamento) e canvas.

Genial as duas, extremamente simples, racionais e objetivas ao que se propõem, pessoalmente acabei optando por deixar as duas na minha toolbox, as vezes uso uma, outras vezes a outra.

Fazer certo a coisa certa

Mais importante que a inception, é o trabalho prévio para enquadramento, direcionando ou não business cases, concepção estratégica, bases para que uma inception se beneficie de tudo o que já sabemos – mapas, jornadas, processos, benchmark, mapa de funcionalidades, etc.

Quando iniciamos um projeto do modo 1 como se fosse modo 2, este é o primeiro e maior desperdício, ele se propagará por meses, desconsiderando tudo o que já se sabe apenas para tentar enquadrá-lo como modo 2.

Modo #1 – Projetos com escopo de negócio claros

Participo de dezenas de projetos a cada ano, para os grandes clientes da DBserver, novos produtos tanto quanto evolutivas e pacotes de corretivas. A maioria deles temos um escopo de negócio claro, há variadas alterações durante seu curso, mas um Release Plan claro em sprints e histórias permitem amplitude de conhecimento, registro permanente de mudanças e aprendizado intenso, como por exemplo:

Um sistema de acompanhamento jurídico, com cadastro de escritórios, advogados, causas pró e contra, agenda de datas legais e de trabalho, integração com o TJ e etc. Um projeto executado em alguns meses com uma equipe enxuta, com alterações muito a nível de DoR, pois o briefing e brainstorming durante a Inception, somado ao budget e schedule, proporcionaram um projeto focado e estável em alto nível.

Um sistema de qualidade relacionado a exportação, focado na comunicação de ocorrências por clientes de outros países, gerando registro em uma base de dados, negociação, desde a abertura até o encerramento de cada caso, contando com fotos, relatos e laudos. O briefing, maturidade da equipe, budget e schedule deste também proporcionou um projeto focado e estável em alto nível.

Também soluções corporativas como de serviços adicionais, seguros ou franquias, é claro que há mudanças, mas termos uma ou duas dezenas de sprints desenhadas só trazem senso de pertença, apropriação de conceitos de negócio, principalmente nos dá visão clara de mudanças, impactos, compromisso com entrega, em contextos que valoriza-se o negócio tanto quanto há conhecimento abrangente sobre ele.

Modo #2 – Projetos com escopo de negócio variável

São em bem menor número, na maioria dos casos envolvem eventos prévios de concepção ou mesmo sprint designs, não há uma clara visão da melhor solução ou da melhor forma para executá-las, na maior parte das vezes há um objetivo de entender o primeiro passo, o mínimo produto viável, contando com algumas prints para durante esta trajetória escolher o próximo passo, fruto de construção e validações.

O case mais vivo na minha memória foi em uma solução de atendimento ao cliente com acompanhamento jurídico, de início planejamos alguns sprints, houveram muitas mudanças e aos poucos estabeleceu-se um planejamento de altíssimo nível sem sequer usar de estimativas, apenas conversávamos e a equipe estabelecia com o PO e stakeholders por onde ir e a medida que seguíamos em frente ajustava-se o backlog.

Outro case foi uma solução de apoio a gerentes de contas ou de negócios, onde de início estabeleceu-se a percepção de que não sabíamos para onde seguir e durante algumas semanas foram trabalhadas reuniões de concepção junto a diferentes personas, validando-as em mocks até que a melhor solução ficou estabelecida, completamente diferente da proposta inicial.

Fui Agile Coach por vários meses em uma aceleradora, a cada sexta-feira planejávamos os próximos passos para algumas semanas, sendo que na sexta seguinte tudo poderia mudar. Lean Startup na veia, permanentemente checando ideias, pressupostos, validando, programando algo, validando, tudo de novo, validando, … Várias startups, com nenhuma tínhamos planos maiores que algumas semanas em Kanban.

A seguir minha reinterpretação sobre a TI Bi-Modal do Gartner, ambos os modos ágeis:

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Toolbox 360° com a galera da Umbler e RedeHost

Uma lightningtalk pegada, uma rodada do game Desafio Toolbox, a construção de um Toolbox Wall. Foi um final de tarde agitado em Gravataí com trinta profissionais em um espaço muito bacana … me senti em casa 🙂

Quando cheguei estava rolando uma sprint review na sala ao lado, enquanto eu montava os kits e material em uma sala enorme que mais parecia um playground para adultos, que agora tem mais alguns livros, jogos e mural.

Foi um prazer montar mais um Toolbox Wall, compartilhar e interagir com uma galera pilhada. Como eram apenas 90 minutos, todo o material ficou para que pudessem fazer mais rodadas adiante … espero que compartilhem fotos \o/

Uma definição que encontrei na web para apresentar a Umbler diz: “É uma startup do ramo de hospedagem de sites e aplicações, possui atualmente unidades em Gravataí/RS e Orlando/EUA, tendo como filosofia a globalização do negócio.”

Sobre a RedeHost encontrei esta apresentação: “Com mais de 14 anos, está entre as maiores empresas de hospedagem do Brasil, conta com dois data centers em São Paulo, cerca de 400 mil domínios registrados e mais de 60 mil clientes.”

 

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MVP Blog Toolbox 360° com mais de 100 dicas e boas práticas

O MVP de um novo blog, na forma de um mural de boas práticas, desde estratégia, inovação, modelagem, validação, planejamento, execução e aprendizado. Inicia já com mais de 100 técnicas e boas práticas, as 70 do livro Toolbox 360°, mais tudo que postei desde seu lançamento em 2016.

Tem muito trabalho pela frente, incluir o maior número de links complementares a partir de cada post, propôr roteiros, fazer esse guia rápido contar com dicas de sequenciamento, o primeiro passo está dado – https://toolbox360graus.wordpress.com/ … e todos estão convidados a comentar, sugerir, criticar, etc.

Já tem um índice, mas tudo ainda é MVP, sem muitas pretensões além de validar o interesse e adesão pela galera que se interessa por técnicas e boas práticas. Boa navegada a quem se interessar, comenta depois como foi a experiência e o que mais gostaria de ter ali em conteúdo ou estrutura.

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Tecnotalks 18/01 as 19:00 – Também tem o Arco do Personagem

A programação do dia 18/01 a noite na sala 204 e 206 do 99A do TecnoPUC é uma proposta de start criativo para 2018. Para amantes de livros, filmes, quadrinhos, games, todo tipo de narrativa de histórias, aquelas boas, que geram empatia com seus personagens.

Pense bem, não é diferente de uma inception, um planejamento ágil, enxuto, iterativo-incremental-articulado:

  • Qual a Ideia? (elevator)
  • Quem são os atores? (Personas)
  • O que querem? (Objetivos)
  • Quais são as jornada? (journey map)
  • Começa com temas, épicos, histórias, …
  • Fazemos desenhos e diagramas se preciso
  • No final temos tudo planejado  \o/

A criatividade não tem receita de bolo, ela precisa de substrato multivariado, vem da Maiêutica Socrática, na Poiésis de Platão, no Ócio Criativo de Domênico De Masi, na Teoria da Capacidade de Absorção de Cohen & Levinthal, também está nos estudos de Campbell.

Queremos viajar na maionese sobre as bases conceituais de Campbell sobre o MonoMito, o herói de mil faces, a Jornada do Herói, no Arco do Personagem. Conhecer múltiplas teorias e o passado, nos ajuda a entender o presente e projetar o futuro.

Já falei um tanto da Jornada do herói de Campbell, mas tem muitas outras técnicas e desdobramentos que nos ajudam a materializar, a tirar da cabeça nossas ideias. Assim como grandes escritores, que se utilizam de técnicas para fazer fluir e garantir consistência a suas histórias.

  • Quem é o seu herói? Como ele é?
  • Onde vive? Qual é o seu cotidiano?
  • Quem são seus parceiros nessa viagem?
  • Quem ou o que irá tirá-lo do previsto?
  • Como ele reagirá? Quais suas forças?
  • Quais os embates, aventuras, desafios?
  • Como se sai e se transforma nosso heroi?

A partir disto, vamos evoluindo, mergulhando em mapas, diagramas, desenvolvendo ao máximo empatia. Também aqui temos sprints, MVP’s, Releases … assim como também temos stakeholders e parceiros que contam e com quem contamos.

Afinal, é mais um projeto, iguais e diferentes daqueles do trabalho, de nossa carreira, as férias, um filho, de forma fluida usamos nossos conhecimentos e substrato para tudo em nossas vidas, inclusive quando queremos contar histórias  \o/

Nós, assim como nossas histórias e heróis, estamos em uma jornada, a seguir para fechar esta provocação, alguns Arcos de Personagens:

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IDEO – Collage, um mural ou clipagem, o que somos ou o que queremos

Uma dinâmica lúdica e perceptiva, que nos permite transcender o material, trabalhando o aspecto mais interpretativo, criativo e abstrato de nossas percepções. Uma boa dinâmica para warm-up, ma passível de solicitar coleta de imagens como tarefa prévia, durante alguns dias.

Imagine um mural com imagens coladas como melhor convier para um storytelling, coletadas individualmente, podendo o mural ser montado coletivamente. Folhear revistas e material nos obriga a sair de nosso script mental, buscando em cada imagem algo ainda desconhecido.

Ao fazer um desenho ou montar um Customer Journey Map, materializamos no papel aquilo que pensamos, mas quando temos imagens aleatórias, elas nos induzem linhas de pensamentos imprevisíveis, criativas, adaptativas, que poderão fazer emergir novas percepções.

Podem ser usadas imagens quaisquer, recortes, fotos, ilustrações, montadas de forma linear e cronológica, zoneadas por grupos, relatando uma única narrativa ou múltiplas. Não há restrições ou regras, pois o próprio autor(es) irá(ão) depois relatar/explicar suas abstrações visuais.

Esta técnica ou jogo tem como objetivo facilitar novas percepções da questão a ser discutida, auxiliando na abstração criativa de um problema ou no relato de questões em seus 360°, de forma menos explícita e racional, privilegiando a imaginação e criatividade.

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Reflexões sobre o conceito IDEO Deep-Dive

O Design Thinking proporcionou resultados que projetaram a IDEO como a maior e mais conhecida empresa de design de produtos do mundo, tudo isso graças a um processo de trabalho reconhecido como orientado a empatia, sinergia, disrupção e resultados muito rápidos.

De produtos Apple a seringas para insulina, de carrinhos de supermercado a cabines de votação, de desfribiladores a canetas esferográficas, design de produtos para AT&T, Palm e Western Digital, também design de serviços para a Lufthansa e diferentes cadeias de produção.

O Deep-Dive é um conceito proposto pela IDEO para o desenvolvimento rápido de novos produtos, serviços, processos. Por ser a IDEO, trata-se de envolver rápida e profundamente um grupo multi-disciplinar e clientes para geração de novas soluções em alguns dias.

Na minha opinião, há três virtudes na cultura IDEO em patamares tão arraigados e intensos que os tornam únicos a décadas:

1. Soma, uma tática entendida mas não reproduzida por limitações de diferentes gêneros, a constituição de equipes de projeto verdadeiramente multi-disciplinares, a inovação inicia pelo choque de prismas e domínios em variados campos do conhecimento e vivências.

2. Liberdade, outro princípio anulado com frequência por limitações variadas, lideranças imperativas, gerando profissionais que tentam dizer e fazer aquilo que eles acham que o seu líder faria ou esperam dele, suprimindo a criatividade e disrupção.

3. Empatia, não é só se colocar no lugar do outro, é a soma de colocar-se e sentir o que o outro sente, é buscar a compreensão melhor possível do porque, como, quando, sua história, consciente e inconsciente … é o sustentáculo do Design Thinking.

O conceito prático proposto pela IDEO é mais que conhecido e vem evoluindo, não só pelas mãos da IDEO, mas da Google e outros players que dedicam-se a inovação e liderança em seus segmentos, na vanguarda de produtos e serviços.

Não se iluda, a proposta de concentrar uma supercarga de energia em cinco dias de intensa interação, colaboração e propósito exige estudo, habilidade, conhecimento, informação, preparação, fosse fácil e qualquer um faria com sucesso.

Quer aprender a fazer, experimente, atraia e reúna talentos, invista direta e indiretamente em políticas e técnicas inclusivas e participativas, é preciso amplitude de conhecimento, senso de auto-eficácia, talento e atitude, tem muito a ver com a Teoria da Capacidade de Absorção.

A Teoria da Capacidade de Absorção (Cohen e Levinthal, 1990) é a capacidade de uma empresa reconhecer o valor de novas informações externas, assimilá-las em um estoque ativo e renovável, aplicando-as para fins de inovação e empreendedorismo.

Creio que todos os cursos introdutórios ao Design Thinking se veem obrigados a falar da IDEO e do trabalho de desenvolvimento de um novo carrinho de supermercado em 5 dias … sustentado por muita colaboração e experimentação prática, o resto é história!

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Pontos de atenção

Perceba no vídeo que não partem do zero, há pesquisa, benchmark, sombra, levantamentos, dados primários e secundários. Muitas empresas reinterpretam o Deep-Dive e pulam estudos e pesquisa porque tem pressa em chegar onde sempre chegam.

Um trunfo da IDEO são seus times realmente multi-disciplinares e talentosos, muitas empresas investem mais na sala colorida, cheias de tecnologia e puffs amarelos que em pessoas, mas enfiar muitas pessoas em uma “sala criativa” exigirá tempo e experiência para fazer efeito.

O primeiro passo é dedicado ao entendimento do que temos em mãos, já no segundo iniciam as técnicas e sessões de brainstorming, individuais, em grupos e coletivas, com amplo espectro, sem pré-conceitos, críticas, nem líderes. Só muitas ideias, debates e exposição visual.

Estamos seguindo o duplo diamante, primeiro divergimos para depois convergir, há várias técnicas de convergência em grupos de trabalho, de forma que as ideias vão sendo postas e todos podem votar naquelas que mais chamam a atenção por serem inovadoras, boas e factíveis.

O passo seguinte a escolha das melhores ideias é o de prototipação e validação, rapidamente materializando de diferentes formas, se utilizando de quaisquer técnicas e materiais para tanto em rápidos ciclos de feedback, ajustes e nova validação.

Há um permanente sentido de facilitação e organização, é preciso gestão e staff para prover as condições e gerenciar pessoas, material, garantir regras de convivência, alimentação, não só prover mas ter uma visão estratégica sobre o andamento.

Técnicas como a IDEO Deep-Dive não encerram-se em si mesmas, são aceleradores para transformar ideias em algo validável junto ao mercado a que se destina, é concentrar uma dúzia de pessoas em alguns dias, gerando um somatório de centenas de horas concentradas e dirigidas por uma técnica orientada a inovação, buscando extrair o máximo de sinergia e resultados no menor tempo possível.

Encerro citando o duplo diamante do Design Thinking, tanto quanto os novos conceitos de Design Sprint experimentados pelo Google, também técnicas de Inception Enxuta como a Direto ao Ponto do Paulo Caroli. É preciso ter explosão e direção, desde a percepção da necessidade, ideação e prototipação, intercalado com validação e ajustes a cada passo … arriscar-se a errar cedo, aprender com os erros e melhorar.