Resignificando um papel administrativo

E que tal uma dinâmica T-shaped para repensar um papel administrativo-financeiro, partindo de auto-conhecimento, personas, atribuições e diferentes visões de futuro para plano de ação? Uma instituição financeira que vem trabalhando inovação há cinco anos e após tantas conquistas, mais um passo transformando um papel iminentemente operacional em um agente de transformação.

Seis dias ao todo, iniciando por muito auto-conhecimento, um bom quebra-gelo (0) e um daqueles briefings (1) apresentando um super alinhamento sobre momento, necessidades, oportunidades, expectativas em que ao concluir a apresentação e o debate estamos todos na mesma energia e entendimento, prontos para sair do quadrado e buscar inovação.

Junto ao briefing debatemos as personas (1), fruto de um trabalho de casa em que cada um deveria trazer uma “maquete” e “cenários”. Maquete seriam todas as personas e atores envolvidos neste complexo cenário, posto ser um papel administrativo de atuação abrangente em todos os níveis de atuação das agências, inicialmente bastante operacional … um grande desafio.

Feito isso, partimos de 62 atribuições (2) atuais do papel e revisamos cada uma delas, uma espécie de 5w2h de cada atribuição debatida em grupos e clusterizadas a posteriori. A partir do mapa de atribuições vigente, foi-se apresentando listas de eliminação, redistribuição, parking lot, além é claro de novas atribuições, ensejadas em um slogan de “agente de transformação”.

Eliminação eram aqueles que já não faziam mais sentido e necessidade de existirem, redistribuição gerou uma lista argumentada (cada item teve os argumentos formalizados) para a passagem para outra área ou papel, centralizando ou descentralizando caso-a-caso. O parking lot eram aqueles que exigiriam outros fóruns e discussões para sabermos o que fazer com eles.

Na área (3) foi-se clusterizando os debates realizados na área (2) da foto acima, debate inicial geral e foco em um lote, separação em grupos, debate de uma hora, seguido de apresentação e clusterização no geral novamente. A cereja do bolo, era a ideação das novas atribuições enquanto “agentes de transformação” (2 – atribuições novas) e a redistribuição (4).

Na área (4), cada redistribuição, assim como no parking lot, se consolidavam dezenas de itens com plano de ação próprio, um ou mais responsáveis, contatos, abordagem e argumentação. Ao final um exercício de CoP, posto que acontecerá a cada mês na terceira quarta de cada mês, usando o Fluid e um item a ser centralizado para desdobrar e detalhar o plano de ação.

O resultado superou a expectativa, agora, para ser um sucesso, é transformar estes planos em ação. A próxima reunião será em Março, em data já marcada, dois responsáveis pelo agendamento, pela consolidação da pauta e condução. O início será sempre um feedback dos planos propostos na anterior, logo, teremos muito trabalho desde já, mesmo em período de férias.

Relato/depoimento:

“A nossa cooperativa vive um momento de transformação com a necessidade de revisitar alguns cargos, bem como as suas atividades. Nesse processo, buscando a melhor experiência para nosso associado com um ambiente 100% voltado ao relacionamento, entendemos a necessidade de uma mudança de papeis, iniciando neste momento o processo de construção com os cargos de Coordenador Administrativo Financeiro (CAF) e Gerente Administrativo Financeiro (GAF). 
Utilizando metodologias ágeis e depois de algumas provocações, tivemos uma entrega significativa por parte do grupo, com novas atividades e responsabilidades necessárias para este momento e também para o novo cargo que foi desenhado, o Assessor de Agência
A construção foi realizada através de um processo de cocriação com os profissionais que hoje atuam nessas posições e colaboradores em atividades semelhantes, com apoio da consultoria DB e do professor e consultor Jorge Audy.”

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