Três dias, 20 profissionais, negócio e TI, virtual usando Teams e Miro, aproveitando ao máximo as informações já disponíveis para uma meta ambiciosa – planejar a primeira release de um módulo prioritário com um forte viés de BPM (automação de processo) e um primeiro passo para gestão de tarefas (pedidos, requerimentos e projetos).
O primeiro planejamento fechou exatamente em um dia e meio, proporcionando um bom debate sobre o processo atual e desejado entre todas as partes envolvidas. Um serviço hoje eminentemente manual em meio a um grande roadmap, envolvendo um portal para solicitações diretamente pelo cliente final e um backoffice para gestão do serviço até o fim.
O segundo planejamento realizou-se exatamente na outra metade, último dia e meio, realizamos um debate e desenho do roadmap, de tudo o que ficou de fora do planejamento até aqui. Sete outros módulos emergiram. A estratégia acordada seria planejar um sistema de gestão do processo de forma ampla e superficial, filas, responsabilidades, tempos, status.
Três dias, 20 profissionais, primeira metade iniciando com um bom (1) briefing e personas, (2) jornadas e funcionalidades, (3) estimativas e planejamento de iterações. A outra metade discutiu-se (4) roadmap e um (5) MVP para (6) planejamento de um ferramenta de gestão de processo, tarefas, com o objetivo de tirar das gavetas e centralizar um controle geral de atividades.
Sem mistérios ou procrastinações, a cada passo, muito trabalho e debate, concentrados em ter-se uma primeira versão do planejamento contando com o máximo de informações e contribuições de cada uma das áreas representadas. É difícil tirar gestores e analistas do seu dia-a-dia atribulado, então a inception deve ser enxuta e focada ao máximo.
O mais importante é ter alinhamento claro e de consenso sobre cada técnica, abordagem, agilidade de verdade, sem burocracia nem dispersão a medida que avançamos. Cada técnica, desde o início, é uma decisão colegiada, profundidade, tempo, mínimo necessário para o próximo passo. A estimativa também, o time decide se vazão, t-shirt, pontos, experiência calibrada.
Neste caso, no primeiro planejamento decidimos por uma iteração zero para alguns estudos, provas de conceitos e preparação mínima necessária para o desenvolvimento. Também mapeamos a necessidade de uma mentoria em Bonita (BPM) nas primeiras iterações e deixamos dois buffers ao final, a serem confirmados ou liberados no transcorrer do primeiro terço e segundo terço.
Jorge Horácio "Kotick" Audy 