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Dinâmicas para ressignificar nossa percepção de time

Quer um roteiro simples e muito efetivo para sua equipe esclarecer quem somos, porque existimos, o que fazemos, qual a importância, como fazemos, etc? Os artefatos resultantes são muito importantes de início, mas desapegamos deles com o tempo a medida que evoluímos e crescemos como um time de alta performance.

Conforme a famosa Curva de Tuckman – Forming, Storming, Norming, Performing e um dia Adjourning – iniciamos por alinhamentos, que nos permita experienciar, hora acertando, errando, aprendendo e melhorando, passando assim por um período de storming até que estabeleçamos um bom padrão de interação e resultados.

Importante alinhar desde o início que nosso objetivo é debater e modelar uma primeira versão em uma timeboxe que pode ser de uma manhã, de 2,5 a 3,5 horas, desta forma questões mais polêmicas podem ser combinadas como um MVP, pois o todo deverá ir evoluindo e melhorando com o passar do tempo.

1. Quebra-gelo – Conforme o perfil do time e a janela de tempo podemos escolher um quebra-gelo rápido, como crachá para montar um quadro de identidade, sucata para fazer um brasão ou bandeira do time, um moodboard com nomes, talentos e propósito do time ou mural com spots de jogos e dinâmicas que o time realiza;

2. “Briefing” – É muito importante uma abertura em que a liderança, um diretor ou gerente, fale sobre histórico, sua percepção e confiança no time. Esse início ajuda a mitigar eventuais birras e disputas internas, oferecendo uma percepção de que a empresa aposta em cada um e no conjunto para atingir os resultados desejados;

3. 5w2h – Um aquecimento muito bom é cada um escrever em postits perguntas que lhe inquietam ou acreditam importantes a serem respondidas ao final. Eu ofereço um bloco de postits grandes a cada um para que escrevam perguntas que deseja verem respondidas nesta reunião, para então clusterizá-las na parede;

4. Role Model Canvas – Uso uma adaptação deste canvas para discutir quem somos, desde missão, restrições, parceiros, informações, ferramentas e cenários (fluxos). Tenho usado este Canvas para realizar este brainstorming, suas células oferecem orientação para idear, debater e convergir os temas mais importantes;

5. Próximos passos – Ao final, sempre é importante rever a essência do que foi discutido e materializado, ver no 5w2h se tudo foi endereçado, rever o resultado do Canvas, construindo um To Do List com os próximos passos e endereçamentos de forma que alguns, cada um e todos tenham metas até o próximo encontro do time.

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Role Model Canvas

Quanto ao Canvas, não o uso de forma literal, o adaptei a minha necessidade, mas mantive o mérito ao autor. O reinterpretei visualmente de forma a privilegiar o que é para nós mais importante (cenários), por isso reorganizei e propus uma abordagem dirigida para preenchimento conforme segue, ultimando com nossos fluxos de trabalho:

1º. Missão, antes de mais nada, o que é esperado, resultados esperados, porque de sua existência;
2º. Restrições conhecidas, as principais, tendo surgido algo quanto a alçada, budget, equipe, dependências;
3º. Parcerias essenciais, internas ou externas com quem a área ou processo ou programa conta ou depende;
4º. Informação que lhes são cobradas, métricas, metas, indicadores e quem as solicita ou exige;
5º. Ferramentas, de forma a deixar claro quais são e eventual contextualização;
6º. Trabalho, principais jornadas, procedimentos, com selos de valor, oportunidade e prioridade.

A tempo, o original é alemão e um pouco diferente, com outro fechamento (link):

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Problem Pitch para empatia, entendimento e solução

Uma espécie de notação para estruturar a declaração de problemas, assim como uma User Stories para necessidades do cliente. Segundo seus criadores, é possível gerar maior assertividade se ao declararmos um problema usarmos arquétipos: <Papel> <Emoção> <Ação> <Motivo>.

  • Papel – “Como integrante de um time ágil,”
  • Emoção – “fico perdido e chateado,”
  • Ação – “quando repriorizam algo”
  • Motivo – “sem debater o porque da mudança, benefícios e ônus”.

Assim como em uma User Story, a notação padronizada nos oferece a disseminação de uma técnica que colabora para uma comunicação posicional mais assertiva sobre problemas e oportunidades, para então priorizá-las com objetividade. A seguir uma apresentação com sugestão de uso:

Assim como o Learning Canvas e o Managing Dojo dos mesmos autores, o Pimentel propôs usar o conceito como base para uma técnica para resolução de problemas, pautando primeiro o passado (problema), para estabelecer o futuro (resultado esperado) e só então debruçar-se no meio, por plano(s) de ação (hipóteses).

Na apresentação tem tempos e formato sugeridos, eu uso de diferentes formas, o aspecto original desta técnica é a construção do “problem pitch”, de resto segue a linha de várias outras técnicas de brainstorming para resolução de problemas ou aproveitamento de oportunidades.

Por exemplo, assim como outros tantos para debate e resolução de problemas com foco em entendimento, empatia e planos de ação, o quadro abaixo é uma opção:

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Dinâmica do Diário

Um desafio no mínimo instigante para equipes que curtem algo diferente na sua rotina, como propôr um café, chá ou chimarrão coletivo a cada dia, podendo ser no contra-turno da sua reunião diária.

Ao contrário de nossa daily standup meeting, este diário tem o objetivo disruptivo de contar um insight ou relatar um fato que vivenciou nas últimas 24Hrs, algo que aconteceu na noite anterior, na vinda pro trabalho, etc.

Cada um terá um minuto para contar algo interessante, algo da TV, de um jogo que jogou, sobre uma refeição que teve, companhia, telefonema, algo que viu a pouco na copa ou nos corredores, em outra equipe ou na rua.

Um jogo para estimular propositalmente nossas percepções sensoriais cotidianas, que normalmente estão no piloto automático, seguindo estudos da neurociência que a maior parte do tempo estamos em fluxo, no piloto automático.

Uma forma de exercitar a contação de histórias (storytelling se preferir o bretão), fomentando nossa atenção em parte do tempo que não estamos mais atentos porque nosso cérebro já acha que não faz diferença.

É uma técnica muito valorizada para desenvolver integração (divertido), desinibição (falar sobre fatos variados), assertividade (máximo de um minuto por pessoa), como a NASA que tem um programa para desenvolver  de forma auto-organizada a arte da oratória em seus profissionais, sob o lema Publish, Demo & To Present.

Se a galera estiver muito atarefada, proponha fazerem este exercício no almoço ou no intervalo do café na meia-tarde, quem sabe uma vez por semana em um café colaborativo relatando insights e vivências da semana, sempre provocando uma abordagem criativa, de inovação, … inesperada.

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Jogo da Persona

Uma proposta bem diferente para sua retrospectiva, separe a galera em grupos de três e peça que eles encontrem um ponto em comum que os identifique enquanto persona ou estereótipo, algo divertido ou inusitado, talvez um estilo musical, um tipo de alimento, esporte, gênero literário, hobby, …

Provoque-os para um exercício de criatividade, perspicácia, senso de humor, mas baseados em algo próximo deles, de forma que curtam desenvolver essa ideia no transcorrer da reunião, pois eles definirão um brasão ou íconografia, um desenho que os represente e suas características como tal.

É um exercício usando o mapa de personas ou um empathy canvas, onde irão auto-atribuir um codinome ou alcunha comum a todos, traços de personalidade de quem curte ou faz o que fazem, predileções, restrições, características ou qualidades estereotipadas que desejem identificar em seu personagem comum.

A partir desta discussão, o objetivo final é gerar a partir de seu mapa de personas ou empathy canvas um crachá e a própria personificação do personagem em si mesmos, de forma que durante o restante da retrô, por exemplo, explicite quem é o seu grupo de afinidade, qual é a sua persona.

Trata-se de um jogo que nos alerta para as oportunidades de empatia através da identificação de personas, mas também os cuidados intrínsecos ao uso destas personas, pois há uma infinidade de especificidades em cada um e há riscos a serem validados na construção destes estereótipos.

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Prototipação

O uso de protótipos pode ser feito de diferentes formas, por meio de simulações, wireframes, modelos em escala, prototipação de hardware, usando controladoras genéricas como arduino, desenho, colagem, simulações com produtos similares, etc.

Significado: “Na Engenharia de Software, protótipo é um sistema/modelo de um software sem funcionalidades inteligentes como acesso a banco de dados, podendo conter apenas funcionalidades gráficas. Utilizado para fins de ilustração e melhor entendimento, geralmente em reuniões de validação com o contratante.”

Uma técnica que permite a materialização ou visualização simulada de um produto, de forma a permitir maior entendimento pela equipe de projeto, pelo cliente, patrocinadores ou investidores. Frente a metodologias ágeis, uma forma de validação de baixo custo, comparada ao tempo e recursos para o desenvolvimento real e escalável do produto final.

Em relação a busca pelo senso de pertença e imersão de equipes de trabalho no produto ou serviço que estão projetando ou desenvolvendo, protótipos permitem máximo entendimento do objetivo e trabalho necessário para executá-lo.

O custo para sua confecção depende do grau de acuracidade e realismo em seus detalhes e características funcionais. Esta decisão deve levar em consideração não só o custo em dinheiro, mas em tempo e valor agregado, associado à construção e aproveitamento.

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Jogo do Quebra-Cabeças quebrado

Um jogo clássico para desenvolvimento de times, com boas pitadas de negociação e liderança, vários grupos na sala precisarão montar diferentes quebra-cabeças, mas ao receberem o seu material perceberão que lhes faltam algumas peças, ao mesmo tempo que sobram outras que aparentemente são de outros grupos.

  • Divida seu time em grupos de 3 ou 4 integrantes;
  • Explique que cada equipe é uma empresa autônoma;
  • A primeira equipe a concluir ganha, pois é uma competição;
  • Entregue uma caixa pequena de quebra-cabeça, diferente para cada um (certifique-se que antes de entregar sejam misturadas algumas peças, de forma que nenhum deles possa ser formado sem destrocar com pelo menos dois dos outros grupos);
  • Ofereça 5 minutos, pedindo que eventuais negociações devem ser feitas time-a-time e não entre todos na sala;

Já participei duas vezes distintas em treinamentos de lideranças na década de 80 e 90, assim como com a de Jenga com um dos integrantes de olhos vendados e a do barril e cordas em grande escala.

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Jogo dos Escalpos

Um jogo em equipe que exige muita estratégia e adaptação para cada ganho ou perda. Oportunidade de aproveitar um bom dia de sol para ativar o sangue e subir um pouco a adrenalina.

Cada jogador ganha um escalpo, uma tira de 50 centímetros de comprimento por 5 centímetros de largura, que pode ser em TNT, tecido ou mesmo um pedaço longo de corda bem grossa, havendo uma cor para cada equipe. O objetivo é roubar escalpos dos jogadores das outras equipes sem deixar que roubem os seus.

  • Um campo pode ser um gramado de 6 x 6 metros;
  • Distribuas os escalpos (tiras de TNT) para cada jogador;
  • Ofereça tempo para as equipes definirem a estratégia;
  • As equipes devem roubar escalpos das adversárias e proteger os seus;
  • Um jogador que tem seu escalpo roubado sai do jogo;
  • Após 5 minutos, vence a equipe que tiver mais escalpos.

PRINCÍPIOS: Um jogo que ganha quem tiver uma estratégia coletiva e adaptativa a cada escalpo ganho ou perdido, aproveitando oportunidades, sendo mais ativo ou passivo.

DICA: A estratégia deve ser ativa. A equipe que ficar só se protegendo perde um ponto por falta de competitividade. No caso de haver ações muito bruscas, há penalidade de um ponto, dois na recorrência, perda do escalpo se reincidir. Cada ponto ganho ou perdido vale escalpos.