Mais uma tribo, desta vez com 6 squads

Inspirado no conceito e nomenclatura de tribo e squads, ontem realizei uma facilitação que fechou um trabalho recente de lançamento de um programa importante para um cliente (instituição financeira). Seis times, em linhas gerais tivemos uma squad comercial, produto, arquitetura, operações e RH.

A programação da tarde sucedeu uma pela manhã em que focaram mais na tribo e programa, ainda sem a separação de times. Tiveram a oportunidade de discutir sobre estratégia, programa, produto e serviços. A manhã gerou debates para alinhamentos e brainstormings clusterizados em diferentes agrupamentos.

A programação da tarde (4 horas) tinha como objetivo gerar senso de equipe em cada squad, pontos de contato, dependências e como trabalharão em escala. O ponto de partida foi cada equipe estabelecer seu propósito ou missão, compartilhado com os demais, para então entrar no mérito de Roadmap, escala e próximos passos:

1. Abertura e reagrupamento por squad (15)
2. Criação do propósito de cada squad (20′)
3. Criação do primeiro Roadmap por squad (60′)
4. Apresentação e debate de cada Roadmap (45′)
5. Refinamento Roadmaps após contribuições (30′)
6. Debate e proposta de trabalho em escala (30′)
7. Debate e proposta primeiros passos (30′)
8. Encerramento (10)

Cada experiência em facilitações desta natureza é sempre um momento único, ver um programa ser iniciado, com a constituições de times e modelos de trabalho inspirados em Spotify, Flight Levels, Nexus, … Sempre iniciamos com muito pouco, um termo de abertura e folhas de flipcharts em branco, que vão se constituindo, refinando … sempre inspirador.

Via de regra, no início temos todo um trabalho inspiracional, palavra do sponsor e briefing, depois disso sempre aquela sensação de que agora está conosco, que colaborativamente é preciso começar a organizar o grupo enquanto team building, expectativas x demandas x cenários, metodologia, planos de ação, …

Na prática, no lançamento de programas como este, projetos ou times, sempre parece que não vai gerar tudo o que queremos e sempre os times vão bem além. Muitas vezes as pessoas estão recém ali participando de uma primeira atividade juntos, então cada um começa a contribuir com sua visão e aos poucos temos cenários e perspectivas claras.

Roadmap, é um mapa, uma ferramenta visual que aponta quais os próximos temas ou épicos que o produto ou projeto entregará em uma linha sequenciada, priorizada. Pode representar sua ordem, linha de tempo ou ambos.

To Do é um mapa complementar que registra insights, pré-requisitos e oportunidades percebidas durante o processo, que ficam registradas para que não sejam esquecidas, sejam endereçadas ou rediscutidas..

Próximos passos é uma obrigação ao final de cada planejamento ou reunião que envolva discussões de relevância, pois é importante ficar claro o que acontecerá ou compromissos acordados no dia seguinte, semana seguinte ou quando. Normalmente uso uma folha de flipchart com plano imediato de ação, onde materializamos os acordos em formato de mapa mental ou sequenciamento ou agenda, semanal ou mensal.

Abaixo simbolizo com um Odyssey Plan, o que sempre aparece são algumas reuniões necessárias, algum tipo de negociação a nível de gestão, liberação de pessoal, definição clara de tempo de alocação semanal frente a outros projetos e operações, sempre tem algumas decisões que precisam ser tomadas: