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Planejamento – Quase sempre as preliminares são cruciais

Há alguns anos eu propus e uso de um canvas para pré-inception, entretanto, não é só em software que esta abordagem faz sentido, isso vale para a vida. O canvas em questão é o SCRUM SETUP CANVAS, destinado a materializar, debater ou refletir sobre questões básicas relacionadas ao planejamento de um software corporativo.

Há exceções, reunir um grupo de pessoas para discutir um projeto de software em uma organização pode seguir um viés de inovação tal que não temos nem ideia de qual a tecnologia, quem serão as pessoas envolvidas, metodologia, bem como arquitetura ou plataforma … mas essa não é a regra, nem para tecnologia, nem boas práticas.

Em 95% dos projetos que me envolvo há um domínio e tecnologia implícita, usualmente há uma equipe envolvida, há padrões e limitações. Em sistemas financeiro, de RH, logística, varejo, entre outros, a inovação via de regra está nas histórias, nas características, ergonomia, usabilidade, etc.

A tempo, clique no link para acessar o manual com o canvas em A3 para impressão – https://jorgeaudy.com/manual-ssc-scrum-setup-canvas-ed-5/

A Mayra de Souza Machado incrementou alguns campos adicionais relacionados a outras combinações, como times remotos, ajustado a realidade do ZAP em https://medium.com/guma-rs/alinhamento-teamrules-facilita%C3%A7%C3%A3o-agreements-teams-canvas-acordos-do-time-cee832b65ba3

Nem sempre preencho todos os campos, as vezes alguns campos possuem seu próprio quadro ou canvas, como o Elevator Stetement ou um Mapa de Tecnologia, mas a intenção aqui é registrar o contexto metodológico e tecnológico em que o projeto transcorrerá.

Arquitetura e tecnologia

Um amigo meu defende que não vale a pena perder tempo mapeando a arquitetura e tecnologia no início, diz que isso deve acontecer conforme o projeto anda e decisões vão sendo tomadas, mas a minha experiência em projetos de software é que poderão haver experimentos, mas sempre temos um mapa amplamente conhecido.

Digo isso, porque frameworks, bibliotecas, linguagem, automação, boas práticas e técnicas influenciam em tudo, desde expectativas, estimativas até a aceitação, algumas vezes já prevendo possíveis variações entre MVP’s e Releases. Normalmente é rápido e muito elucidativo a todos os envolvidos – riscos e oportunidades.

Planejamento Estratégico ou Tático

Sempre que posso, saber quem somos é fundamental, já conduzi várias dinâmicas de planejamento estratégico, portfólio, programas, meu primeiro passo sempre é mapear quem são as partes envolvidas, seu dimensionamento e ao que estão dedicados, se possível, com um mapa de dedicação e portfólio.

Eu chamo estas prévias de aquecimento de sinapses, conheço muita gente que acha que ser inovador é partir de uma página em branco, mas estes casos sempre demoram mais para chegar no ponto de largada e com frequência esquecem coisas importantes que inviabilizarão suas conclusões.

O mais surpreendente e positivo em um bom briefing e combinações sobre o contexto em que estaremos planejando algo é que com frequancia não há um consenso fácil e alguns termos precisam ser pactuados, as vezes, alguém tem que ceder ou decidir para que uma só percepção seja estabelecida coletivamente.

Desperdício

Planejar a revelia de quem somos, o que somos, nossas competências e deficiências, é sinônimo de querer não perder tempo alinhando percepções essenciais, expondo conhecimentos e domínios relevantes, normalmente isso é sinônimo de engavetamento, porque na hora de fazer, surgem questões que foram deixadas de lado.

Para qualquer tipo de planejamento, quer estratégico, tático ou técnico, auto-conhecimento e alinhamento de quem somos e quem queremos ser é fundamental, porque gera uma percepção de realidade e desafios, pontos de atenção e viabilidade. O maior valor é o debate, resultando em um pacto em torno de termos de contexto.

Por exemplo, em Design Thinking se diz que um MVP (Minimum Viable Product) é a intersecção entre algo que é Desejável, Factível e Viável. Logo, é de se pressupor ser importante um bom mapeamento e auto-conhecimento para balizar o que é factível e o que é viável, ou pelo menos o que não é e exigirá mais recursos ou tempo.

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Estou enviando os baralhos e tabuleiros para todo o Brasil o/

Fiz um lote muito especial e limitado com a ajuda da DBServer, um Toolbox Essencial com 115 técnicas ao preço de impressão individual em uma gráfica expressa, com gramatura 300 e colorido. Quem for aplicá-lo, pode contar comigo para ajudar no que estiver ao meu alcance, quem quiser receber o tabuleiro e baralho do Toolbox 360° para montar seu primeiro mural, para instigar, jogar ou planejar, estou enviando kits para qualquer cidade do Brasil:

Para adquirir o kit, envie para toolbox.audy.360@gmail.com seu endereço completo, o que quer e quantidade, eu retornarei com instruções e postarei registrado via correios para rastreio. Posto uma vez por semana e a média para chegar em capitais é de 3 ou 4 dias úteis!

1 kit = R$ 100,00 (baralhos extras por R$75 cada)
3 kits = R$ 250,00 (baralhos extras por R$65 cada)
5 kits = R$ 375,00 (baralhos extras por R$55 cada)

Obs: Quem me acompanha vai compartilhar, mas para incentivar também os outros, quem compartilhar nas redes meus posts para ajudar a fazer chegar a mais pessoas ganha 10% de desconto … basta ter compartilhado como público no Linkedin ou Facebook.

KIT COM TABULEIRO E BARALHO TOOLBOX 360°

O baralho possui 115 cartas, menor, portátil, muito melhor que um livro com folhas presas, é possível manipular da forma a agregar mais valor pela versatilidade, podendo-se ordenar, separar, marcar, categorizar e muito mais.

Cada kit com o tabuleiro pode ser usado por uma equipe ou com grupos de 5 pessoas por vez. Muitas empresas possuem 5 kits, permitindo realizar dinâmicas com até 5 grupos de 5 pessoas. Sua natureza e propósito é voltado a instigar o aprendizado, inovação e protagonismo.

O jogo Desafio Toolbox é uma criação minha, uma dinâmica com vocação para ser usada para disseminação, ensino e aprendizado de novas técnicas, para planejamento e modelagem de uso em projetos ou operações. O uso recorrentemente em workshops, equipes, eventos e com alunos em sala de aula.

Em 2015 eu lancei o livro TOOLBOX 360°, um guia então com mais de 70 técnicas, em 2016 lancei o jogo DESAFIO TOOLBOX 360° com tabuleiro e cartas, para finalmente lançar a técnica TOOLBOX WALL 360°, destinado a estabelecer uma gestão do conhecimento auto-organizada.

As regras do jogo são simples e muito descontraídas, fico a disposição, mas estou preparando vídeos explicativos ao uso do mural e do jogo/tabuleiro para que todos possam tirar o máximo de valor agregado em todas as suas variações de uso e aproveitamento.

Um jogo para ser usado a partir de um desafio ou cenário, quer para aquecimento da galera ou planejamento, para afiar sinapses sobre fazer diferente, experimentar novas técnicas, no dia-a-dia, em retrospectivas, em futurespectivas.

As regras de uso do mural são ainda mais simples e igualmente interativas, influenciando auto-organização e gestão do conhecimento ativa, pois a partir do mural utilizamos postits para marcar como especialistas ou conhecedores, interessados ou pedindo ajuda, desaconselhando:

Vale a pena dar uma olhada no registro do último workshop com fotos, informações e depoimentos acumulados de várias edições – https://jorgeaudy.com/2018/09/17/workshop-toolbox-360-a-cada-passo-um-novo-se-descortina/

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Impact Mapping & Example Mapping

Já havia falado sobre Impact Mapping do Gojko Adzic, um consultor estratégico te TI que ganhou o prêmio Jolt Award de melhor livro de 2012. Eleito como o profissional de testes ágeis mais influente em 2011, seu blog ganhou o Agile Award UK pela melhor publicação on-line em 2010.

A questão não é executar a técnica de Impact Mapping ou Example Mapping para construir nossas histórias, mas o quanto exercícios como esse nos ajudam a estabelecer um mindset focado na necessidade, entendendo as personas, para só depois discutir o como e o que.

Pode até mesmo ser usado como um jogo de quebra-gelo ou aquecimento ao propormos um desafio, talvez usando um brainstorming em busca das mais importantes e valorosas necessidades, para quem sabe fazer um rodízio tipo Dojo ou World Café bem dinâmico.

IMPACT MAPPING (Gojko Adzic)

IM-Adzik

No Impact Mapping, partimos sempre de necessidades e desafios, evitando começar por software e contornando o que não precisa ser feito. É preciso entender cada objetivo e alternativa, este é o primeiro passo, depois teremos PDCL, melhoria contínua em ciclos iterativo-incrementais-articulados.

As principais vantagens inerentes a técnicas colaborativas são baseada em comunicação verbal e visual entre todos os envolvidos em tempo real, gerar modelagem consensuada a partir de diferentes prismas e expertises, mitiga ou remove pressupostos inconsistentes e gera forte compromisso e senso de pertença a todos.

Dito isso, técnicas colaborativas e visuais estabelece fortes “pactos” focados em valor real ao cliente, esclarece uma visão estratégica de seus entregáveis, prioriza explicitamente seus critérios de valor e qualidade, tudo sob uma abordagem iterativo-incremental-articulada, permitindo desenvolver-se em camadas.

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1. O que é Impact Mapping?

  • É um mapeamento de escopo e pressupostos de necessidades;
  • Uma técnica colaborativa tal qual uma User Story Mapping;
  • Um mapa que materializa Quem, Como e Valor frente a Objetivos;
  • Entender os porques, a necessidade primária antes da solução;
  • Identificar o que realmente precisa ou não ser feito.

2. Principais Quesitos dos principais entregáveis?

  • WHY? Para cada Objetivo representado como nodo, abriremos um mapa com quem, como e o que deve ser feito para atingi-lo;
  • WHO? A partir dos objetivos, mapeamos as personas que impactam ou são impactadas na busca por estes resultados;
  • HOW? A partir das personas, ações e comportamentos, tentando entender como podem eles impactar o atingimento dos objetivos;
  • WHAT? Finalmente, o que precisa e pode ser feito, qual a solução a ser entregue ou construída.

3. Benefícios e regras dos mapas de impacto?

  • Entendimento das motivações, causas, meios e desejos;
  • Não se preocupa com priorização e cronologia, mas com valor;
  • É iterativo – módulos, funcionalidades ou histórias do usuário;
  • Estabelece desde o início uma linguagem ubiqua com os usuários.

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EXAMPLE MAPPING (Matt Winne)

Winne propôs uma técnica muito poderosa para a modelagem de histórias a partir de necessidades e comportamentos desejados, estabelendo um diálogo colaborativo para estabelecer e confirmar os critérios de aceitação.

Pode ser feito durante o trabalho de construção do DoR (Definition of Ready) de cada história, em reuniões de refinamento ou no planejamento das Sprints. Certo de que esta modelagem gera muito valor agregado, propôs algo que chamou de Example Mapping:

1. Selecione uma história do usuário por vez, quer seja um exercício ou para a definição do DoR (Definition of Ready), pode ser utilizada em um Sprint Planning, pode ter sido previamente debatido em um refinamento;

2. Inicie sempre pelo compartilhamento daquilo que já se sabe, não é uma técnica para envolver gente demais, é uma técnica para o trabalho de modelagem das nossas histórias. Importante é ter diferentes papéis representados para termos múltiplos prismas e conhecimentos;

3. Queremos estabelecer pertença e entendimento, mas se alguma questão não tem resposta ou é polêmica, registre no cartão de pergunta (rosa) e siga adiante. Importante usar textos simples e imagens, algo que incite a o domínio mínimo suficiente da história;

4. A partir da construção do Example Mapping, é possível pedir para um dos presentes ou pares construirem como cenários Gherkin o mapa de uma história. Importante entender que BDD inicia no mapeamento original e colaborativo dos comportamentos, a automação é consequência.

A cada rodada, não esqueça de praticar Kaizen, estabelecendo eventuais lições aprendidas, melhorando a facilitação e a técnica para as próximas.

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Problem Pitch para empatia, entendimento e solução

Uma espécie de notação para estruturar a declaração de problemas, assim como uma User Stories para necessidades do cliente. Segundo seus criadores, é possível gerar maior assertividade se ao declararmos um problema usarmos arquétipos: <Papel> <Emoção> <Ação> <Motivo>.

  • Papel – “Como integrante de um time ágil,”
  • Emoção – “fico perdido e chateado,”
  • Ação – “quando repriorizam algo”
  • Motivo – “sem debater o porque da mudança, benefícios e ônus”.

Assim como em uma User Story, a notação padronizada nos oferece a disseminação de uma técnica que colabora para uma comunicação posicional mais assertiva sobre problemas e oportunidades, para então priorizá-las com objetividade. A seguir uma apresentação com sugestão de uso:

Assim como o Learning Canvas e o Managing Dojo dos mesmos autores, o Pimentel propôs usar o conceito como base para uma técnica para resolução de problemas, pautando primeiro o passado (problema), para estabelecer o futuro (resultado esperado) e só então debruçar-se no meio, por plano(s) de ação (hipóteses).

Na apresentação tem tempos e formato sugeridos, eu uso de diferentes formas, o aspecto original desta técnica é a construção do “problem pitch”, de resto segue a linha de várias outras técnicas de brainstorming para resolução de problemas ou aproveitamento de oportunidades.

Por exemplo, assim como outros tantos para debate e resolução de problemas com foco em entendimento, empatia e planos de ação, o quadro abaixo é uma opção:

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17º Seminário Internacional de GP

JORGE HORÁCIO NICOLÁS AUDY Consultor, DBServer Jorge Audy é consultor sobre métodos ágeis na DBServer, professor na Escola Politécnica da PUCRS, mestre pela Escola de Negócios da PUCRS na linha de pesquisa sobre Gestão da Informação, blogueiro e autor dos livros SCRUM 360º, Toolbox 360° e Jogos 360°. Escoteiro e agilista 24 horas por dia.

INSCREVA-SE! • 18, 19 e 20 de SETEMBRO • 1º LOTE • 30% DE DESCONTO • Saiba mais em: https://goo.gl/PxPy4e

Coisas boas acontecem quando você se envolve com o PMI !!! #gopmisp #17SIGP #pmisp20anos

Algumas fotos de workshops e start de Toolbox Walls:

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Card Sorting

Há diferentes preparações e facilitações para a técnica de Card Sorting, a essência é oferecer ao próprio cliente, usuários, colegas, participantes a oportunidade de serem realmente protagonistas no processo de seleção, priorização ou ordenação.

Ao invés de perguntar na frente da sala e ir registrando opiniões e decisões, experimente delegar a todos os participantes que eles mesmos venham, debatam e movimentem os postits de forma a materializarem sua opinião sobre funcionalidades, características, opções, necessidades, etc.

Apesar de ser uma técnica conhecida no design de experiência do usuário, a utilizo com frequência durante dinâmicas colaborativas das mais variadas, desde a escolha e priorização de histórias do usuário, clusterização em open spaces e eventos.

Em dinâmicas relativas a UX, sobre fluxos de trabalho, estrutura de menu, ergonomia e navegação do site, é possível usar quadros, papel e postits, mas também há softwares que apoiam esta movimentação.

Um bom artigo com teoria e prática sobre Card Sorting – https://www.usability.gov/card-sorting

Um em português que eu gostei é – https://coletivoux.com/card-sorting

Não só em Agile, Scrum, Kanban e experiência do usuário, mas nas mais diversas áreas, por exemplo, lembrei que em 2013 me pediram para estruturar um focus group acadêmico – https://jorgeaudy.com/2013/10/27

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Benchmark

É mais que analisar a concorrência, é tirar o máximo de proveito dos dados, informações e conhecimentos disponíveis sobre qualquer fonte, física ou virtual, primária ou secundária. No Design Thinking é a Pesquisa Desk, o Gartner oferece uma ideia de quadrante mágico, um eixo de inovação e execução, mas com frequência usamos planilhas comparativas de features, pontos fortes e fracos, valores e recursos necessários.

Ludicamente, é como um arquiteto ou estilistas que busca inspiração nas artes, nas ruas, revistas, hoje em dia a web é ponto de partida para tudo, mas com o cuidado de não se limitar, porque o mundo real desperta outros sentidos e percepções … eles chamam de repertorizar. Benchmark é evitar tentar reinventar a roda.

Se você teve uma ideia, o primeiro passo é pesquisar e ver quem mais a teve, a quanto tempo, quantos produtos semelhantes já estão no mercado, quais seus pontos fortes e fracos, características e estratégia adotada por suas empresas, matriz de funcionalidades, comercialização, …

Significado: “Benchmarking é um processo de comparação de produtos, serviços e práticas empresariais, e é um importante instrumento de gestão das empresas. O benchmarking é realizado através de pesquisas para comparar as ações de cada empresa. Tem o objetivo de melhorar as funções e processos de uma determinada empresa, importante aliado para vencer a concorrência, uma vez que analisa as estratégias e possibilita criar e ter ideias novas em cima do que já é realizado.”

Sempre que já existem opções, como sistema atual, alternativas, concorrentes, é preciso conhecê-los e compará-los, quer seja para não cometer erros conhecidos, como para inspirar-se naquilo que o mercado já confirmou ou rejeitou. Abaixo algumas matrizes comparativas para efeito de ilustração, entretanto benchmark pode vir na forma de um relatório ou fichas descritivas: