Um canvas para iniciar – entender, estabelecer, idear e propôr ações

Esta semana exercitei esta abordagem, uma reunião com profissionais seniors iniciando um grupo de trabalho focado em sinergia, por isso mesmo precisando estabelecer um ponto de início em comum. É um poderoso acelerador se logo de largada houver transparência e empatia entre seus pontos de vista.

O primeiro passo é estabelecer o porque, um objetivo, o impacto desejado e ações que comecem a nos levar nessa direção – situação atual, objetivo, impacto e métrica, soluções e ações. Como sempre, uma espiral, a medida que avançamos, aprendemos e melhoramos.

Temos variadas técnicas em nossa caixa de ferramentas para resolução de problemas, desde a espinha de peixe de Ishikawa até o Learning Canvas do Magno, passando por 5w2h e 5Whys. Também temos váriadas técnicas e canvas para modelagem de soluções e planejamento, desde canvas para negócios, jornadas para modelagem de processos e priorizações.

Mas o que usar no início de um fórum ainda sem um objetivo UNO? Iniciar colocando tudo o que cada um pensa na mesa, evitando múltiplas interpretações. Iniciar compartilhando seus pontos de vista sobre algo gera um bom entendimento e perspectivas, se propor um pacto incremental, melhor ainda. A proposta é encerrar a reunião com ações de curto prazo que já ponham suas hipóteses em cheque.

Qual a visão sobre a situação atual, estabelecer uma frase que especifique o objetivo comum, materializar métricas que materializem este objetivo e quais as soluções possíveis. A dica é começar pelo começo, entendendo o ponto de vista de cada um sobre a situação atual e o ranking daquilo que querem juntos resolver, pactuar um objetivo comum, qual o impacto querem gerar, de forma iterativo-incremental, e quais as soluções e ações sugerem.

A cada passo, inicie dando cinco minutos para que cada um materialize o seu ponto de vista de forma individual (alone first), abra espaço para que haja entendimento sobre cada postit colocado, já agrupando-os, quando iguais ou análogos. Ainda no mesmo quadrante, de forma inicial, indiquem quais os pontos mais relevantes ou impactantes – eu indico um ranking de valor com uma escala 1, 2 e 3 ou ícones. Evolutivo, o próximo quadrante tem como start os anteriores.

1. SITUAÇÃO ATUAL

Na situação atual vieram as dificuldades enfrentadas por cada um, um acelerador de 5 minutos onde todos colocaram postits que indicavam o porque estavam ali para debater e co-criar. Problemas, ocorrências, dificuldades variadas, histórico, um mosaico de situações e justificativas sobre temas que poderão gerar grande valor se conduzidos com efetividade.

Após os 5 minutos individuais e 15 minutos de entendimento geral daquilo que foi posto, partimos para a materialização do nosso objetivo ou desafio, uma frase afirmativa ou uma pergunta.

2. OBJETIVO OU DESAFIO (?)

Durante o processo de entendimento dos problemas e oportunidades caracterizadas pela situação atual, aos poucos cabe a cada participante sugerir um objetivo geral ou desafio a ser resolvido. No design thinking define-se como um desafio na forma de uma pergunta a ser respondida, ele evoluirá, mas é importante termos a versão mais recente dele a cada passo.

A proposta é cada um sugerir um postit com o seu entendimento do que estão ali juntos a fazer, para então lê-los e ou selecionar um ou criar um que seja de consenso. Este momento é muito prazeroso, porque aos poucos começa a ficar claro o objetivo comum, estabelecendo-se ali a escolha por termos e significados em comum acordo.

3. IMPACTO E MÉTRICA

É importante a materialização de quais impactos desejamos ou esperamos de nossa ações a partir da busca por respostas ao desafio. Neste momento separamos sonhos de realidade, “bird in hand” como diz a Profª Saras em Effectuation, impacto ao nosso alcance, em uma escala iterativo-incremental.

Quanto a métricas, é entender quais seriam os indicadores contra ações realizadas se estamos no caminho certo. É sempre importante ao clarearmos impactos desejados, de que forma seria possível mensurar a melhoria da situação atual a partir de ações planejadas e realizadas.

4. SOLUÇÕES E AÇÕES

Aqui queremos mapear possíveis soluções, é invariavelmente previsível que cada um aponte soluções abstratas, coisas que precisam ser feitas, uma vez feito isso, a provocação é colocar logo abaixo qual o(s) primeiro(s) passo para fazer isso acontecer. Novamente, effectuation, pensando em coisas factíveis e geradoras de resultados práticos na direção de uma solução e do objetivo.

Ao termos soluções recomendadas e ações possíveis, peça que coloquem o seu nome naquelas ou criem novas naquelas que irá se comprometer a fazer. É possível e necessário evitar reuniões onde todos tem interesse e boa vontade, mas terminam sem a explicitação de ações de curto prazo para fazer a roda girar, isto gera resultados suficientes para retroalimentar e mostrar que está funcionando … Adiante!