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Pipeline como gestão visual

Esse termo é utilizado em variados contextos, na minha adolescência o usávamos ao discutir sobre Surf, olhando as fotos da revista Fluir, comparando condições do mar com os míticos tubos rápidos, longos e secos, estilosos de Pipeline.

Entretanto, pipeline pode ser uma ferramenta que mostre o fluxo de um processo relevante do cotidiano de áreas e profissionais. Essa abordagem permite a fácil identificação, análise e ações em relação ao andamento, etapas, fluindo em relação ao nosso objetivo.

No RH, por exemplo, temos o pipeline de contratação, é possível explicitarmos em etapas cada passo desde a abertura, divulgação, recepção, avaliação, entrevistas, decisão, documentação, efetivação e integração.

Em vendas, temos análise de mercado, contato, visita, proposta, decisão, minuta, contrato, assinatura, encaminhamento, e assim como no RH, reproduzimos na parede uma visão tática de nosso trabalho.

Outras áreas, como Planejamento, Contratos, Consultoria, Marketing, Eventos, … se beneficiam ao assumir uma abordagem ágil ao materializarem em um quadro sua estratégia, tática e execução. Se falar Kanban eles dizem que não é para eles, mas se falar Pipeline, rola! \o/

Como construir um Pipeline Visual?

Lembre-se que feito é melhor que perfeito, seja ágil, iterativo-incremental-articulado, inicie rapidamente e evolua a cada aprendizado ou retrospectiva.

1. Aquecendo sinapses e conexões – Comece por uma boa técnica sobre “quem nós somos”, “missão”, “o que fazemos”, “como trabalhamos”, se utilizando de alguma das técnicas já compartilhadas e disponíveis no nosso Toolbox, como SWOT, É|Não É, Role Model Canvas, etc;

2. Mapeie seu fluxo de trabalho, foque naquele que queremos modelar no pipeline, como vagas até contratações no RH, como prospects até contratos em vendas, podendo usar Personas, Jornadas, Storytelling, Fluxos de valor, etc;

3. Faça uma checagem do fluxo a luz de passos adicionais de valor significativos a serem explicitados na alçada de “clientes”, parceiros ou “fornecedores”. Isso é importante para não olharmos só para dentro, mas ao fluxo de forma holística;

4. Desenvolva em cada uma de suas etapa mapeadas buscando as tarefas executadas em sua operação, isto permitirá eventualmente não só confirmar o fluxo e a divisão em etapas como alinhar um certo padrão formal ou informal de tarefas x etapas;

5. É muito significativo tentarmos materializar conceitos de WIP (work in progress), tempos médios esperados, baseados em histórico, e Throughput (número de entregas por período) … o que nos oferece cada vez maior auto-conhecimento de nossa capacidade e tática;

6. Registre lições aprendidas em uma linha própria, normalmente a última em destaque, registrando riscos e oportunidades, pontos de atenção. Está alinhado a proposta de regras explícitas do Kanban e ajudarão muito no dia-a-dia;

7. Desde o início explicite suas metas e indicadores, assim o quadro terá um forte apelo a ação, convergência, proporcionando boas reuniões diárias e semanais de alinhamento e geração de micro-planos de ações para maximização de resultados.

Parece muita informação ou em um espaço tão limitado, mas é apenas o caso de usar bom senso e evoluir (Kaizen) permanentemente a cada aprendizado, na prática é como dirigir, no começo parece difícil, mas depois abstraímos e nem percebemos o freio, pisca, acelerador, etc.

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Problem Pitch para empatia, entendimento e solução

Uma espécie de notação para estruturar a declaração de problemas, assim como uma User Stories para necessidades do cliente. Segundo seus criadores, é possível gerar maior assertividade se ao declararmos um problema usarmos arquétipos: <Papel> <Emoção> <Ação> <Motivo>.

  • Papel – “Como integrante de um time ágil,”
  • Emoção – “fico perdido e chateado,”
  • Ação – “quando repriorizam algo”
  • Motivo – “sem debater o porque da mudança, benefícios e ônus”.

Assim como em uma User Story, a notação padronizada nos oferece a disseminação de uma técnica que colabora para uma comunicação posicional mais assertiva sobre problemas e oportunidades, para então priorizá-las com objetividade. A seguir uma apresentação com sugestão de uso:

Assim como o Learning Canvas e o Managing Dojo dos mesmos autores, o Pimentel propôs usar o conceito como base para uma técnica para resolução de problemas, pautando primeiro o passado (problema), para estabelecer o futuro (resultado esperado) e só então debruçar-se no meio, por plano(s) de ação (hipóteses).

Na apresentação tem tempos e formato sugeridos, eu uso de diferentes formas, o aspecto original desta técnica é a construção do “problem pitch”, de resto segue a linha de várias outras técnicas de brainstorming para resolução de problemas ou aproveitamento de oportunidades.

Por exemplo, assim como outros tantos para debate e resolução de problemas com foco em entendimento, empatia e planos de ação, o quadro abaixo é uma opção:

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$howbiz e auto-promoção estão deturpando eventos e princípios ágeis

Muitos agilistas brasileiros estão preocupados demais com o ego e em vender “novos” treinamentos, modelos, certificações, criar bordões, vender coaching, palestrar muito em todos os eventos, com muita pirotecnia e muito show de ilusionismo. Sempre pensando na próxima palestra com conteúdo espetaculoso ao invés de contribuir.

Isso já aconteceu na praia do universo startup, que aos poucos virou uma enganação, o negócio não é ajudar a gerar resultados, o negócio é showbiz, onde ir palestrar, gerar factóides e gerar gurus virou um objetivo muito lucrativo, para muitos o business está nos eventos, palestras, seu negócio é o Startup Showbiz.

Também já aconteceu no universo do coaching, essa praia deturpou tanto que até eu sou sondado a cada semana, pois para ser um coach é só certificar-se em um curso PNL de final de semana para então começar a usar isso a seu favor, … desculpa, mas no século XX o nome disso era charlatanismo.

Eu palestro cada vez menos, quando o faço eu sou quase rabugento, inicio alertando que sou ácido contra esse grande negócio Agile, Startup, Coach, que ao invés de acelerar está empatando. Até entendo, pois é a lei da oferta e procura, apontar culpados e receitas mágicas é o que a maioria quer, então tem cada vez mais quem venda.

Quem assiste acaba achando que está fazendo algo muito errado, porque ele não é como palestram, logo, tem que contratar um coach ou consultor para melhorar (sic) … se ele soubesse que a palestra conta 25% e omite os 75% daquilo igual ao que ele chama de carência por um coach … daria um processo de propaganda enganosa!  😦

um-bom-negocio

Agile showbiz paradoxal

Entrada triunfal, apontando erros e criticando o que está posto, oferecendo as únicas receitas que funcionam, minando iniciativas anteriores com frases de efeito e muita auto-ajuda, ironicamente fazendo isso após falar de PDCL, Kaizen, Gemba, baby steps, Karasek e Tuckman.

Tem muito agilista que palestra sobre um monte de coisas legais, descoladas, divertidas, criativas, mas na maior parte das vezes tudo isso ele faz em 25% do seu tempo, nos outros 75% não é mais que um bom e velho GQA de processo, porque agilidade tem que ser do jeito dele.

É fácil de reconhecer, eles tem convicção de que o que eles sabem e orientam é a melhor solução, as outras não, consequentemente geram um paradoxo esdrúxulo, pois eles defendem a auto-organização, desde que da forma deles, o resto é ilógico, ruim e incongruente.

Ok, entendo, é um bom negócio!

O MiMiMi do Scrum, Kanban, ScrumBan, XP, Lean, SAFe, S@S, Less, Mng 3, DT, não tem fim e gera milhões de receita, cada um de seus defen$ore$ fazendo de conta que só o seu resolve … eu sempre ofereci escolherem um como base, pinçando boas práticas e opções dos outros não oferecidas pela base escolhida.

A maioria omite os pontos de contato porque o seu curso, certificação, coach, palestras e outras fontes de receita e ribalta são Scrum, Kanban, XP, SAFe, … Tem que fazer de conta que é único, singular e mágico … a discussão entre Scrum, Kanban e XP seria engraçada se o ônus não fosse tão alto para o mercado e empresas.

Se é um ou outro, se não pode experimentar, se após acertar não pode mais errar, se todas as equipes possuem pautas e métricas extrínsecas comparativas, se apontamos “culpados”, se errar é inaceitável, qual foi a aula sobre Agile que eu faltei?

Uma das estratégias mais incríveis é negar aprendizados, ao invés de continuar evoluindo é preciso negar, se não conseguir, mudar os nomes das coisas, via de regra eu fico com a impressão de que o objetivo é preparar a próxima palestra no próximo evento, permanente gerando o próximo “case” … business em segundo plano.

Os eventos de Agile a muito tempo se tornaram iguais aos de Startup, grandes cifras e muito showbiz, muitos dos que estão lá palestrando estão mais preocupados com seu enorme ego e seu business do que passar conhecimento realista, verdadeiro, vicariante útil.

Paradoxo do coach indispensavel substitui o paradoxo de controle e o do super-heroi

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17º Seminário Internacional de GP

JORGE HORÁCIO NICOLÁS AUDY Consultor, DBServer Jorge Audy é consultor sobre métodos ágeis na DBServer, professor na Escola Politécnica da PUCRS, mestre pela Escola de Negócios da PUCRS na linha de pesquisa sobre Gestão da Informação, blogueiro e autor dos livros SCRUM 360º, Toolbox 360° e Jogos 360°. Escoteiro e agilista 24 horas por dia.

INSCREVA-SE! • 18, 19 e 20 de SETEMBRO • 1º LOTE • 30% DE DESCONTO • Saiba mais em: https://goo.gl/PxPy4e

Coisas boas acontecem quando você se envolve com o PMI !!! #gopmisp #17SIGP #pmisp20anos

Algumas fotos de workshops e start de Toolbox Walls:

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Jogo sobre inclusão – Pizzaiolo

Somos uma grande rede de Pizzarias com um forte cunho de responsabilidade social, por isso temos equipes que contam com alguns pizzaiolos experientes, jovens e alguns deficientes que precisam integrar-se.

Uma adaptação de um jogo escoteiro de inclusão, o jogo consiste da confecção de pedaços de pizzas em nossas unidades para serviço de rodízio, temos vários sabores, como pizza de queijo, brócoli, atum, tomates secos, além de chocolate e também banana.

Peça voluntários ou sorteie alguns que receberão algumas limitações, como uma venda nos olhos (cegos), um fone de ouvido tocando uma música (surdos), uma mordaça (mudo) e uma mão amarrada para trás (limitação física) … fazendo isso de forma divertida e descontraída.

Treinamento

Antes de iniciar o jogo, faremos um treinamento em que um instrutor irá mostrar como se faz cada pedaço de pizza, desde a massa, molho de tomate, recheio, forno e entrega no balcão para que os clientes se sirvam.

Pegue um pedaço de massa fresquinha (recorte um quarto de uma folha A4 na diagonal simulando um pedaço de pizza), despeje o molho de tomate (pintar o pedaço de folha de vermelho), mostre os diferentes recortes para recheio (queijos quadrados, atuns retangulares, tomates redondos, bananas redondinhas, pintados da cor em questão).

Kanban/Fluxo Contínuo

Identifique-se como representante do cliente, deixe que separem os grupos em times de 4 ou 5 integrantes para rodar uma sprint de 3 minutos, ao final dê um feedback quanto a qualidade, tamanho das fatias, cobertura do molho, qualidade e homogeneidade no tamanho e cor dos pedacinhos do recheio.

Dê tempo para uma retrospectiva onde o foco é cada time discutir como melhorar o seu trabalho, esteira, produtividade, qualidade, comunicação, … e peça um planejamento de quantos pedaços cada time de unidade pode se comprometer a fazer, porque limitaremos o número de clientes nos estabelecimentos em função disso.

Orquestração

Rode mais uma ou duas sprint de 3 minutos. Ao final dê sempre seu feedback sobre o que foi produzido e peça que eles façam nova retrospectiva. Aproveite para falar um pouco do modelo Spotify e de CoP’s internas, sobre o papel de lideranças, também sobre reuniões de melhoria contínua transversais, envolvendo todos os times.

Antes do próximo sprint, simule grupos de discussão transversais, onde integrantes de diferentes grupos possam discutir e aprender uns com os outros, em especial se podem equilibrar melhor os times fazendo trocas, para assim manter uma qualidade mínima e cadência padrão em todas as unidades.

Rode mais uma sprint de 3 minutos, repita os ciclos, conforme seu tempo disponível, é possível gerar bons resultados em apenas 5 sprints, consumindo em torno de 45 minutos bastante produtivos, divertidos e com debate não só de equipe, mas de múltiplas equipes com igual objetivo e metas organizacionais.

Conclusões

Não esqueça de que vários participantes terão algum tipo de limitação, visual, auditiva, motora, o que não impede de se divertirem enquanto atingem sua melhor e mais sustentável performance, aproveitando ao máximo o que cada um pode colaborar em suas limitações.

Além de bons insights sobre sprints – planejamento, execução, review e retrospectiva – é legal o debate de que somos mais que nossas tarefas e objetivos, somos organização e temos um compromisso também com compartilhamento de nosso aprendizado, sugerindo alternativas, buscando melhores performances além do nosso umbigo.

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Card Sorting

Há diferentes preparações e facilitações para a técnica de Card Sorting, a essência é oferecer ao próprio cliente, usuários, colegas, participantes a oportunidade de serem realmente protagonistas no processo de seleção, priorização ou ordenação.

Ao invés de perguntar na frente da sala e ir registrando opiniões e decisões, experimente delegar a todos os participantes que eles mesmos venham, debatam e movimentem os postits de forma a materializarem sua opinião sobre funcionalidades, características, opções, necessidades, etc.

Apesar de ser uma técnica conhecida no design de experiência do usuário, a utilizo com frequência durante dinâmicas colaborativas das mais variadas, desde a escolha e priorização de histórias do usuário, clusterização em open spaces e eventos.

Em dinâmicas relativas a UX, sobre fluxos de trabalho, estrutura de menu, ergonomia e navegação do site, é possível usar quadros, papel e postits, mas também há softwares que apoiam esta movimentação.

Um bom artigo com teoria e prática sobre Card Sorting – https://www.usability.gov/card-sorting

Um em português que eu gostei é – https://coletivoux.com/card-sorting

Não só em Agile, Scrum, Kanban e experiência do usuário, mas nas mais diversas áreas, por exemplo, lembrei que em 2013 me pediram para estruturar um focus group acadêmico – https://jorgeaudy.com/2013/10/27

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Benchmark

É mais que analisar a concorrência, é tirar o máximo de proveito dos dados, informações e conhecimentos disponíveis sobre qualquer fonte, física ou virtual, primária ou secundária. No Design Thinking é a Pesquisa Desk, o Gartner oferece uma ideia de quadrante mágico, um eixo de inovação e execução, mas com frequência usamos planilhas comparativas de features, pontos fortes e fracos, valores e recursos necessários.

Ludicamente, é como um arquiteto ou estilistas que busca inspiração nas artes, nas ruas, revistas, hoje em dia a web é ponto de partida para tudo, mas com o cuidado de não se limitar, porque o mundo real desperta outros sentidos e percepções … eles chamam de repertorizar. Benchmark é evitar tentar reinventar a roda.

Se você teve uma ideia, o primeiro passo é pesquisar e ver quem mais a teve, a quanto tempo, quantos produtos semelhantes já estão no mercado, quais seus pontos fortes e fracos, características e estratégia adotada por suas empresas, matriz de funcionalidades, comercialização, …

Significado: “Benchmarking é um processo de comparação de produtos, serviços e práticas empresariais, e é um importante instrumento de gestão das empresas. O benchmarking é realizado através de pesquisas para comparar as ações de cada empresa. Tem o objetivo de melhorar as funções e processos de uma determinada empresa, importante aliado para vencer a concorrência, uma vez que analisa as estratégias e possibilita criar e ter ideias novas em cima do que já é realizado.”

Sempre que já existem opções, como sistema atual, alternativas, concorrentes, é preciso conhecê-los e compará-los, quer seja para não cometer erros conhecidos, como para inspirar-se naquilo que o mercado já confirmou ou rejeitou. Abaixo algumas matrizes comparativas para efeito de ilustração, entretanto benchmark pode vir na forma de um relatório ou fichas descritivas: