Slogan e estacionamento são grandes aliados do resultado desejado

Desde a convocação, reiterado ao iniciar uma reunião, é fundamental explicitar seu slogan de forma clara, a vista de todos. O slogam é o objetivo da reunião, nossa missão naquele momento, nosso direcionador. Ele tem uma grande força sobre o foco!

SLOGAN

O slogan materializa o objetivo da reunião, facilmente usado por qualquer participante para evitar assuntos dispersivos, que não fazem parte do necessário para sucesso naquilo que nos reunimos para fazer. Se é relevante, ele deve ser registrado.

Em Agosto de 2016 facilitei um seminário de governo, para priorização de projetos com a presença e protagonismos do prefeito e secretários municipais, logo ao abrir, perguntei ao prefeito à época que confirmasse o principal objetivo e foco daquela reunião, que seriam o nosso slogan: “População em situação de rua e camelôs no centro de Porto Alegre reiterou ele”. Este foi nosso foco o tempo todo!

Um slogan é uma expressão curta, assertiva e fácil de lembrar. Pode representar um objetivo, meta, propósito, missão, … depende da reunião, que inclusive pode ter um objetivo aberto, como debater algo ou evoluir um entendimento.

O slogam simboliza um pacto, é um barbante no dedo, favorecendo um argumento conclusivo para que abandonemos outros assuntos, mesmo importantes, mas desnecessários para o objetivo a ser trabalhado naquele momento.

ESTACIONAMENTO

O estacionamento é um quadro próximo ao slogan e que conterá assuntos que não terão espaço e tempo nesta reunião. É absolutamente comum em reuniões com fóruns mais amplos, vermos vários postits importantes no estacionamento.

O que o estacionamento cria é um pacto explícito de que todos se esforçarão em não dispersar a reunião com assuntos não pertinentes a ela, gera uma sensação instantânea de responsabilidade e cumplicidade, ao invés da atritos com assuntos paralelos.

Em qualquer reunião, o binômio slogam e estacionamento acaba sendo um facilitador para lidar com dispersão, para manter a todos focados naquilo que viemos fazer, gerando maior senso de pertencimento e relação direta de causa-efeito com o final.

Relembre o estacionamento ao final, cite os assuntos que foram parar lá e pergunte quem seria o responsável por eles. Esta atitude valoriza o estacionamento e desenvolve uma cultura de foco e resultado com o compromisso de todos.

PENDÊNCIAS

Conheço facilitadores que usam o estacionamento para assuntos outros e aqueles que fazem parte da reunião, mas que serão tratados mais adiante. Eu discordo, são dois tipos diferentes de informação. Eu separo um quadro de pendências da própria reunião.

O quadro de pendências tem um valor adicional, pois é normal em eventos de mais de um dia ou mesmo naqueles com mais de um turno, que pendências exijam alguma informação ou contato externo, um convidado especial para o dia seguinte, etc.

Normalmente é uma discussão que se antecipou, isto é o que mais acontece, são informações pertinentes aos próximos passos, ao invés de dizer que não é agora, é elegante dizer que colocará no quadro de pendências para resgatarmos mais adiante.

Só não esqueça de resgatá-los … desta forma o objetivo do quadro é potencializado. Não tem uma regra, as vezes não é usado, fica em branco, mas havendo é importante não deixar cair no esquecimento.