CheckIn e CheckOut – Iniciar alinhando e encerrar avaliando

Eu inicio toda e qualquer reunião alinhando expectativas e materializando nossa missão naquele momento, isto valoriza desde o início o alinhamento de expectativas e põe a prova a efetividade das ações preparatórias para a reunião.

A este iniciar, chamamos de check-in, uma forma de gerar uma energia positiva e direcionada ao resultado esperado, sem esta empatia inicial, perde-se tempo até que todos estejam na mesma batida, engajamento e comprometimento.

Eu encerro reuniões pedindo um feedback, esperamos que os aprendizados e ajustes empíricos tenham acontecido no transcorrer da reunião, mesmo assim, é importante fechar relembrando os aprendizados e identificando como melhorar no próximo.

A este encerrar, chamamos de check-out, que deve gerar um sentimento coletivo sobre o valor gerado e no compromisso com seus desdobramentos. Além disso, é importante receber os feedbacks, para que nossas reuniões evoluam e contribuam cada vez mais.

CHECK-IN

Dê as boas-vindas e faça as combinações iniciais, incluindo agenda, horários, intervalos e programação. Mencione o perfil do grupo, características do local, o que está previsto, alinhe expectativas e objetivos, porque o sucesso depende do engajamento de todos.

Cogite um icebreaker ou warm-up para iniciar, uma dinâmica rápida com interação, quer entre todos, grupos ou duplas, isso faz com que todos esqueçam um pouco tudo o mais e realmente façam-se presente nesta reunião que está por iniciar.

Se presencial, pode pedir que fiquem de pé e movimentem-se, é bom para captarem a energia do grupo e ativá-la, se remoto, peço que tenham caneta e papel para anotações e faço uma dinâmica remota através de um whiteboard virtual.

CHECK-OUT

Ao final, peça feedback para registro do andamento e como melhorar para o próximo, valorizando o trabalho de todos e contribuições especiais. É positivo relatar dificuldades superadas, lições aprendidas e muito especialmente o sentimento de cada um ao final.

Há dinâmicas e jogos para avaliação, como no Odyssey quanto ao nível de satisfação, sorrisômetros, mas tem os Kudô cards e Kudô wall, também aqueles que a galera fala o que curtiu, valorizam uns aos outros e explicam suas expectativas sobre o resultado.

É legal debater de que forma pretendem contribuir com as decisões e conversão, para que se transformem em resultados práticos de valor. Uma técnica legal é pedir o nível de confiança no resultado, se gostou do resultado e se ele é factível de fato.

CONCLUSÕES

Em uma reunião, evento, treinamento, temos a formação de um time temporário, com uma missão e objetivos, um propósito e expectativa de resultado que poderão ou deverão gerar. Queremos acelerar a energia e otimizar sua interação e propósito.

Tendo um tempo restrito, o check-in tem relevância para a aceleração de conexões, acordos e a convergência, reduzindo o tempo necessário para que comecem a chegar a bom termo e entendimento através das interações e trocas necessária para isso.

Tenho no Jogos 360° muitas opções, presenciais ou remotas, icebreakers e warm-ups, e no Toolbox 360° diferentes dicas de boas práticas para auto-organização e facilitação que se propõe exatamente a buscar a melhor performance e colaboração.