Facilitação ou auto-facilitação, gerando melhores resultados

Todos nós somos facilitadores, as vezes por opção e outras por necessidade. Sempre que um grupo de pessoas se reúne para discutir, idear ou ‘consensar’ algo, ao natural alguém ajuda na materialização do andamento para garantir o melhor resultado.

O papel de facilitador destacou-se no contexto organizacional na mesma velocidade em que disseminaram-se modelos mais descentralizados e auto-organizados nas empresas, com maior delegação baseada em competências coletivas e colaborativas.

Na essência, facilitador é alguém que orquestra uma dinâmica de grupo, sem ser protagonista, ajudando através de técnicas colaborativas para obtenção de consenso sobre determinado tema em um tempo pré-estabelecido ou adequado.

Em família, sociedade e trabalho, o papel de um facilitador é essencial e o ideal é que ele não seja um dos protagonistas. Tão melhor será o papel e o resultado de uma facilitação se o facilitador estiver mais orquestrando e mediando que participando.

No dicionário, a descrição deste papel tem um complemento ao final, advertindo que o facilitador é ‘neutro’, pois para ter a legitimidade na condução e aceleração do consenso é importante que ele não tome partido e tendencie a discussão à sua posição.

Um facilitador não deve ser passional, deve estar focado em estabelecer uma dinâmica com equidade, promover a racionalização e visualização do debate como um acelerador de consenso, lançando mão de boas práticas para tanto.

Entretanto, eu diferencio passionalidade de contribuição, este papel não deve debater, interferir ou influenciar, mas eu acredito e pratico a responsabilidade em contribuir com pontos a partir da experiência em dezenas ou centenas de facilitações.

A experiência enquanto facilitador ajudará na decisão daquilo que é uma contribuição legítima, diferente de influenciar a tomada de decisão, são coisas e momentos bastante distintos. Assim, afirmo que é esperado de um facilitador a sua experiência.

FACILITADOR

Se temos a oportunidade de se utilizar de um facilitador em reuniões ou dinâmicas de grupo relevantes, ótimo, com certeza alguém experiente no uso de boas práticas para a organização e condução de aceleradores na busca de entendimento e consenso gera valor.

Desde a organização, preparação, a abertura com um bom check-in e alinhamentos, técnicas visuais para manutenção da sinergia e foco para atingimento dos resultados em tempo hábil e adequado, encerramento com a maximização dos mesmos.

AUTO-FACILITAÇÃO

Se não temos alguém neutro, com muita experiência em facilitação, mesmo assim há dezenas de técnicas e boas práticas que podem ser utilizadas de forma auto-organizada, posto que nada diz que um grupo em uma reunião ou dinâmica não possa utilizá-los.

Com a contribuição de todos, alguém com mais aptidão que se candidate, em conjunto ou em rodízio, é possível ter alguém facilitando, desde técnicas, jogos e mediação de debates … mesmo que ele participe do mesmo como parte interessada.

TÉCNICAS

A arte é o uso de técnicas que acelerem e garantam a qualidade do resultado em um tempo adequado disponível, é da alçada de um bom facilitador a sugestão e aplicação de múltiplas opções em técnicas destinadas a arte de debater, quer para idear, planejar ou decidir.

• Método 7P Meeting
• 5w2h das reuniões
• Slogan e estacionamento
• Check-in e check-out
• Mapas mentais
• Toolbox 360°
• Jogos 360°

LEMBRETES AOS PARTICIPANTES

. O objetivo é de TODOS, o resultado depende disso;
. O conteúdo do quadro do facilitador é de TODOS;
. Escuta ativa, tente entender antes de responder;
. Evite pré-conceitos, pré-julgamentos;
. Não seja passional, não leve para o pessoal;
. Olho no olho, valorize TODOS, evite dispersar;
. Seja sincero, isso agiliza o processo;
. Dê e aceite feedbacks, mas evite retrucar;
. Sua arma é argumentação e negociação.

LEMBRETES AOS FACILITADORES

. A facilitação começa desde o convite e alinhamentos;
. Desde o início, use todos os meios para manter o foco;
. Use uma facilitação visual, consolidando cada passo;
. Organize, mas não imponha;
. Contribua, oriente, mas fique neutro;
. Use aceleradores, otimize o tempo quanto possível;
. Simplifique, abstraia, sintetize e confirme;
. Diferencie o debate da conclusão, causa e efeito;
. Se algo não está claro, use perguntas significativas.

LEI DOS DOIS PÉS (parafraseando)

Em dinâmicas com grandes grupos, há uma Lei que em grandes eventos colocamos sobre a porta ou no quadro branco, a “Lei dos dois pés!”. Tenho um post explicando que essa lei não é uma exortação a ir embora ou enquadramento, é uma reflexão positiva.

“Se você não está aprendendo nem ensinando, não está contribuindo, mas atrapalhando, use seus dois pés para ir a outro lugar onde isto possa acontecer … Se não quer ajudar, pelo menos não atrapalhe!”