Um 5w2h e um MVP para cada reunião de sucesso

O custo de reuniões inúteis e permissivas não é só o tempo ou valor-hora de todos, é arraigar na cultura organizacional a percepção de que reunião ruim é algo aceitável. Se queremos ambientes e processos sustentáveis, é preciso sermos Lean em todos os desperdícios e reuniões inócuas são um grande, enorme desperdício.

Todo e qualquer evento, treinamento, curso, workshop e reunião, qualquer agrupamento temporário, salvo raras exceções, precisa de um alinhamento de expectativas, explícito desde seu planejamento, convites, abertura, facilitação e fechamento. Nem sempre o objetivo é atingir uma conclusão, uma versão final, mas sempre pode haver um objetivo evolutivo, que servirá de baliza durante toda a reunião, podendo haver alguns desvios, mas ele nos ajudará na retomada.

1. Proposta ou sugestão

Além de reuniões metodologicamente programadas, existem necessidades, problemas ou oportunidades, por isso ao ser pensada ou proposta, é preciso validar seu 5w2h – quem, o que, porque, quando, onde, quanto, como. Para uma tomada de decisão, pode ser suficiente de um papo informal até uma conversa formal com uma ou mais lideranças, por email, telefone, skype ou presencial. Para priorizar, é preciso ter uma visão ampla da proposta e contexto:

  • Título da reunião;
  • Fórum (necessário, desejável, facultativo);
  • Objetivo(s) = conclusivos ou evolutivos;
  • Valor = Contexto e porquês;
  • Se existem premissas, restrições e riscos.

Mesmo um diretor precisa estar ciente do valor de sua necessidade versus o que está rolando, para agendar o melhor momento frente a valor, premissas, restrições e riscos existentes. Quantas vezes um “líder” se acha no direito de agendar uma reunião com valor e prioridade muito menor que algo que está pegando e pelo qual irá se dar ao direito de cobrar ou acusar o atraso, tendo sido leviano na gestão do tempo de sua equipe.

2. Convite ou convocação

É inadmissível o agendamento de reuniões onde um, muitos ou a maioria sequer sabe por que e para que. Perdi as contas de quantas reuniões ou eventos eu pergunto aos participantes quais são as expectativas (sempre pergunto isso), muitas vezes a resposta é que “o chefe mandou eles virem”. O desperdício é não ter dado a oportunidade das pessoas se interessarem, se prepararem, de chegarem “aquecidas”, cientes do desafio.

Ao convidar, esclareça o contexto e objetivos, de forma que as pessoas possam se sentir parte e não alienadas, para que eventualmente possam falar com a chefia sobre o valor, propôr a presença de mais alguém, prepararem-se através de alguma leitura ou conversa prévia sobre o tema ou assunto. Muitas vezes os participantes dedicarão tempo pessoal por se interessarem em não serem meramente audiência, mas pelo potencial de se prepararem para tirar dúvidas e agregarem valor.

3. Abertura da reunião

A primeira frase, após as boas-vindas, deveria ser um alinhamento dos objetivos e expectativas, se necessário podemos pedir que os participantes se apresentem, pois muitas vezes vai-se meia reunião até que alguns deduzam com quem estão debatendo, desperdiçando tempo e oportunidades. Logo a seguir, estabeleça se há etapas, qual o mínimo desejável, necessário e/ou exigido, se possível, explicite estas informações em um quadro, flipchart ou postits.

Se utilizaremos ou seguiremos uma proposta de método, técnica ou boa prática, sempre é bom alinhar como ela se desenvolve, pois alguns integrantes podem desconhece-la ou ter uma interpretação ou conhecimento incorreto sobre ela. Havendo um canvas, matriz ou mapas previamente trabalhados, é bom trazê-los desenhados ou conforme foi guardado e mantido desde a reunião anterior, pois um dos grandes desperdícios é ter que remontar algo que já poderíamos relembrar e partir de onde paramos.

4. Facilitação

Caberá ao facilitador ou papel outro responsável pela reunião o acompanhamento de seu andamento frente às expectativas da galera e rumo aos objetivos. Nem toda a reunião possui um objetivo conclusivo, muitas vezes é evolutivo, como reuniões de pré-game, elicitação, levantamento, que mesmo sem ter um fim em sí, possuem sempre uma meta evolutiva. Estas metas evolutivas ou conclusivas nos permitem balizar conversas fora de contexto, falta de foco, redundância, discussões estéreis, abstração ou detalhamento descabido, para mais ou para menos.

Tenho certeza absoluta sobre a melhor técnica ser um ou mais mapas conceituais, construindo coletivamente com apartes, sugestões, questionamentos uma ata em tempo real, materializando as informações relevantes em postits, em um quadro branco ou flipchart. Normalmente, além dos mapas, temos um TO DO LIST com tarefas necessárias assumidas por participantes, AGENDA com datas-marcos ou linha de tempo para próximos passos e NÃO ESCOPO para tudo aquilo que foi dito, incluído no mapa e posteriormente cancelado, que não deve sumir, mas explicitamente mostrar que abrimos mão dele.

5. Fechamento

Uma boa facilitação nos trará para um bom aproveitamento daquele fórum, evitando desperdiçar o tempo e recursos em uma reunião inócua, que poderia encerrar com a conclusão que mais uma reunião será necessária com urgência porque deveríamos ter tomado algumas decisões e chegado a conclusões que urgem e sem motivos aparentes estão sendo postergadas.

Aqui cabe minha explicação sobre a PIRÂMIDE DAS ABSTRAÇÕES, salvo raras e honrosas exceções, devemos nos manter e focar no conceito de timeboxe e nível de abstração exigidos. Em metodologias ágeis há o conceito de último momento responsável, permitindo que possamos ir detalhando com o passar do tempo, primeiro planejando com alto nível de abstração com foco em complexidade e comparação, só depois um maior entendimento e apenas quando prestes a botar a mão na massa entramos nos mínimos detalhes.

reunião

Após estas cinco etapas sugeridas, encerre perguntando qual a percepção de todos, oportunizando saber se saímos satisfeitos da evolução e metas atingidas, bem como eventuais lições aprendidas. A seguir as 10 leis da boa reunião, que onde devemos ser rígidos ao seguir e flexíveis ao derivar por acordo e valor:

0. Nada é por acaso e nada é mágico, prepare-se, organize, execute e aprenda;
1. Faça o 5w2h da reunião – quem, o que, porque, quando, onde, quanto, como;
2. Compartilhe claramente o motivo e objetivo com os convidados;
3. Alguém deve assumir o papel de facilitador para conduzir e registro visual;
4. Toda reunião é finita, deixe claro e relembre o tempo usado e restante;
5. O facilitador deve questionar o valor e prioridade sempre que sair do rumo;
6. Se existem informações prévias ou anteriores, traga-as, não comece do zero;
7. Mantenha o foco e resgate os prolixos, conflitos e outros desperdícios;
8. Evite escorregar para questões pessoais, aproveite ao máximo o coletivo;
9. Manter o foco e explicitar pendências, responsabilidades e próximos passos;
10. Uma foto dos mapas é bom, arquive, mas transforme em ata e disponibilize.

Um comentário sobre “Um 5w2h e um MVP para cada reunião de sucesso

  1. Pingback: Alguns fundamentos sobre facilitação de reuniões | Jorge Horácio "Kotick" Audy

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