Momentos síncronos e assíncronos

A pandemia jogou luz a opções que tínhamos, mas pouco usávamos, tudo era presencial com sequencias de ações controladas. Na pandemia firmou-se alternar momentos síncronos e assíncronos, para não ser massante e otimizar o tempo de todos, com ganhos – A emenda ficou melhor que o soneto!

Por exemplo, ao montar um treinamento, se utilizar de conteúdo teórico prévio e tarefas antes de reunir e fazer um debate ou mão-na-massa entre todos. Em oficinas, estamos fazendo slots de tempos menores, poucas horas por vez, fatiados, intercalando conteúdo e exercícios, pesquisas e debates.

Não estou falando da necessidade óbvia de reconhecer novos padrões de excelência que passa por aproveitar o melhor possível o presencial e o remoto, na busca por modelos adequados a cada segmento, áreas de conhecimento, atuação, soluções usando ferramentas e novos protocolos.

Se vamos fazer uma oficina de Design, Inception, UX Dojo, modelagem, damos tarefas prévias, estudos, preparação para termos maior racionalidade, foco, melhor efetividade e valor no evento principal. Em uma ou mais etapas síncronas e assíncronas intercaladas temos a garantia de valorizar o juntos e o separados.

Estou falando da oportunidade de usar novas abordagens em reuniões, em oficinas e workshops, antecipando movimentos, intercalando acesso a material, pesquisa, preparação ou desdobramentos em sessões síncronas e assíncronas. Na prática, a emenda é melhor que o soneto, só há ganhos.

Oficinas de Design ou planejamento

Ao invés de um Design Sprint de 5 dias, uma reunião com intervalos que podem variar de 2 a 7 dias para que atividades assíncronas sejam realizadas, como pesquisas, unpacks de entrevistas, estudos e pesquisas, desenvolvimento de protótipos, preparações para showcase.

Ao invés de uma Inception de 5 dias (coisa que eu nunca faço), já usava inceptions de 2 a 5 turnos, mesmo assim, com a pandemia, aprendemos a não ocupar sequencialmente e integralmente os dias. É melhor intercalar turno sim e turno não, as vezes abrindo um intervalo maior em meio dinâmica de jornadas.

As atividades síncronas podem ser focadas no consumo daquilo que foi feito assíncronamente e evolução colaborativa, principalmente debates, brainstomings, modelagens. A César o que é de César, assim potencializamos o resultado síncrono, enquanto o reduzimos.

Ensino e Aprendizagem

Desde o início da pandemia, muitas instituições educacionais adotaram um modelo de EAD baseado em videoconferências, aulas síncronas gravadas em vídeo, salvos na nuvem, compartilhados no Moodle para atender alunos que não possam se conectar síncronamente.

Este modelo aos poucos inspirou alternativas nos treinamentos In Company, usando videoconferência, vídeos gravados e exercícios. Isso permite uma melhor gestão e potencialização do tempo, ao invés de 16Hrs de treinamento, quatro tempos fatiados em módulos com vídeos estruturados e debates.

Um treinamento que antes tinha 8 Hrs, agora remoto possui pelo menos 4 módulos, liberado-os gradualmente, de forma que os participantes tenham alguns dias para assistir no seu melhor horário. Após assistirem um módulo, fazemos uma videoconferência geral para alinhar, tirar dúvidas, debater e exercitar.

É possível durante os momentos assíncronos ter a disponibilidade permanente de um fórum de discussão, uma curadoria de contribuições, de dúvidas a insights. Nos momentos síncronos fazemos o rescaldo das interações ocorridas durante o intervalo assíncrono e avançamos com os trabalhos conjuntos.

Imagens ilustrativas

A seguir alguns exemplos de dinâmicas, duas oficinas de design, uma inception e um treinamento, cada qual com fracionamento e intercalação entre momentos síncronos e assíncronos. Cada turno ou dia síncrono possuiu de um turno, dia ou uma semana assíncrona para tarefas próprias.

As tarefas assíncronas podem ser pesquisas, reuniões com equipes e profissionais, parceiros ou partes interessadas, pesquisa com clientes ou usuários, reuniões específicas para unpack, modelagens e criação de partes ou etapas que não exigem ter a todos reunidos.

A imagem abaixo é de um treinamento sobre fundamentos e metodologias ágeis originalmente de 16 horas, decomposto em 4 módulos. São quatro momentos assíncronos intercalados com síncronos, a cada semana da liberação dos vídeos a galera assiste no seu tempo e participa de um debate para ir além.

Ao todo fecha um mês, sem sobrecarga ou correria, cada módulo possui pequenos vídeos de 30 minutos, totalizando em torno de duas horas ao todo, cada um assistindo-os nos horários que melhor se convém. É possível participar de um fórum entre os integrantes e depois participar do debate.

Cada debate síncrono de duas horas, após duas horas de vídeos assíncronos no intervalo de uma semana (liberados a cada segunda-feira), possui um debate onde fazemos um alinhamento geral e depois em grupos menores de 5 a 6 pessoas fazem um balanço de 40 minutos e um compartilhamento com os demais a seguir.

Os debates síncronos possuem limite de 30 pessoas, logo, em grupos maiores o assíncrono é exatamente da mesma forma, entretanto, o grupo é dividido em grupos com no máximo 30 para os momentos síncronos. Assim garantimos um bom debate e insights sendo compartilhados em grupos e no geral.