Segundo Stephen Covey no livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes“, a gestão do tempo consiste em fazer uma série de escolhas e requer a definição de prioridades. Ao priorizar tarefas e melhor gerir o dia a dia, ocorre uma redução da tensão e aumento de nossa autoeficácia.
É um processo que envolve a avaliação do uso do tempo, o estabelecimento de metas, planejamento, acompanhamento e priorização de tarefas. É a prática de gerir o trabalho de modo a garantir que o tempo está sendo usado de maneira otimizada, sem desperdícios.
O uso de técnicas coletivas e colaborativas tendem a agregar maior valor através do que chamamos de Sinergia, a cooperação entre duas ou mais coisas, pessoas ou organizações para alcançar um resultado superior ao que cada uma delas conseguiria sozinha.
Conclui-se a necessidade do uso de métodos e técnicas que apoiem a otimização dos fluxos de trabalho, incentivando ciclos iterativo-incrementais de melhoria contínua. Ciclos como PDCA (William Deming) e OODA (John Boyd) são porto seguro para uma boa gestão do tempo.
É possível fazer sozinho, mas no coletivo, apoiado no capital intelectual, vamos a outro patamar. Também é uma orquestração que se potencializa ao perpassar níveis estratégicos, táticos e operacionais – “Fazer certo a coisa certa!“, frase de Philip Crosby adotado por agilistas e thinkers.
Finalmente, existem técnicas as mais variadas sobre facilitação e auto-facilitação, que nos permitem diminuir o tempo dedicado a reuniões, otimizando debates, ideação e decisões. Ações variadas para o dia-a-dia, focadas em aceleração do trabalho em grupo.
INDIVÍDUO
Há técnicas variadas que podem ser aplicadas individualmente para a auto-organização e melhorar a gestão de nosso tempo, como 7 minutos, talvez usando a Matriz de Covey (abaixo), um quadro de tarefas pessoal, GTD (Getting Things Done), Pomodoro, …
A aplicação de qualquer destas técnicas nos ajuda a gerar listas, priorizá-las, executá-las com consciência, uma forma de nos antecipar e criarmos cenários do que é prioridade e do que é factível em uma janela de tempo. Olhando para nossas responsabilidades, é um grande passo.
O simples fato de termos um maior domínio sobre a nossa lista, percebendo riscos e oportunidades, já nos confere maior espaço para melhor alinhamento com nossos demandantes ou clientes, dando margem a maior pró-atividade e evitando estresses desnecessários.
A FORÇA DO COLETIVO
Na maior parte das vezes, fazemos parte de um time, cada integrante assumindo responsabilidades que podem gerar oportunidades cruzadas quando devidamente planejadas ou monitoradas colaborativamente, antecipando ajudas mútuas, trocas, acelerações, contornos, etc.
Métodos ágeis orientados a auto-organização buscam usar a força do coletivo e todo o seu capital intelectual e vivências para estabelecer um padrão de alta performance, não de um profissional, mas do conjunto. É mais fácil cometer erros sozinho do que acompanhado!
Ciclos baseados em PDCA (plan-Do-Check-Act) ou OODA (observe-orient-decide-act) encontraram substrato fértil nas metodologias como o Lean, Scrum e Kanban, citando as mais famosas. Nos últimos anos, estas metodologias tornaram-se um padrão para a TI e variadas áreas.
Quando um time auto-estabelece um ciclo com colaboração e acompanhamento frequente, o resultado é a eliminação de desperdícios e potencialização de resultados, focados naquilo de maior valor. Um esforço não individual, mas coletivo!
RESULTADOS (produtividade x performance)
A cada ano mais se discute ir além de investir em times produtivos, pois auto-organização, com foco naquilo que é mais valoroso para o stakeholder e cliente, na discussão do que realmente se necessita, o que realmente é valor, evitando o desperdício, é mais importante!
“Não há nada mais inútil do que fazer bem feito o que não deveria ter sido feito!” – Peter Drucker
A gestão do tempo não deve e não pode estar focada apenas em produtividade, mas em resultado, em valor entregue, de nada adianta fazer muito ao invés de fazer o que precisa ser feito. É um erro quando não alinhamos o estratégico, tático e operacional.
É preciso ter um direcionador claro, um planejamento estratégico e roadmap alinhados, ter clareza no portfólio, um bom entendimento de projetos e operações, sempre pensando em entregas de maior valor possível, buscando ciclos curtos de feedback e melhoria.
Para isso temos evoluído em abordagens como Flight Levels da comunidade Kanban, em OKR lincados a ciclos iterativos da comunidade Scrum, em modelos de combinação unindo Design Thinking, Lean Startup e Agile como proposto pelo Gartner, …
FACILITAÇÃO
Temos duas abordagens em facilitação, a do facilitador enquanto ente externo com a missão de orquestrar as atividades entre os participantes para a geração do melhor resultado possível, mas também pode ser um dos participantes que assume este papel temporariamente.
“Um facilitador é uma pessoa (1) não membro do grupo, (2) neutro em relação ao conteúdo, (3) sem autoridade sobre as decisões, (4) aceito por todos, (5) que diagnostica e intervém para (6) ajudar a melhorar o processo com o objetivo de melhorar a eficácia do grupo” (SCHWARZ, 2017, p. 14)
“A facilitação pode ser executada por qualquer profissional que deseje, munido de metodologias e técnicas capazes de garantir os três pontos básicos da facilitação – (1) garantir o melhor desempenho, (2) relações interpessoais equilibradas e (3) bem-estar individual.” – Heller de Paula
Na página Toolbox 360° tenho ao final uma boa amostragem de técnicas na seção FACILITAÇÃO.
CONCLUSÃO
Uma abordagem Lean_agile valoriza a flexibilidade, a colaboração e a entrega contínua. A gestão do tempo é uma das áreas que pode ser otimizada com a auto-organização, oferecendo técnicas para planejamento, priorização, execução e aprendizado em ciclos de melhoria contínua.
A gestão do tempo é multifacetada, oferecendo oportunidades para profissionais, times ou grupos, desde que devidamente orientados sobre seu propósito e valor. Desta forma, é possível oferecer métodos e técnicas que otimizem processos de variadas naturezas.
Nesta abordagem, valorizamos uma visão holística permanentemente compartilhada e melhorada, de forma que cada processo seja abastecido de informações verticais e horizontais, gerando modelos em rede para o melhor aproveitamento de nosso tempo.
Jorge Horácio "Kotick" Audy 