Eu tenho uma proposta clara para retrospectivas, colocando-as como peça central do conceito de melhoria contínua. A maioria das sugestões de retrospectivas focam mais no lúdico e simplicidade, com analogias variadas … como a starfish, a do carro de corrida, do barco ou do balão, além de várias dedicadas a personagens de animações.
Na minha opinião, retrospectivas deveriam ter um momento inicial lúdico dedicado a interação e descontração, mas logo a seguir deve entrar em um processo estruturado de auto-avaliação, auto-análise, revisão de regramentos no caso do Scrum, de boas práticas e políticas explícitas no caso do Kanban, Kirkpatrick no caso de cursos, etc.
Não é uma crítica às retrospectivas lúdicas, que se sustentam mais na memória recente e sentimentos, mas se não todas, pelo menos a cada tanto, mensal ou bimestral, deveriam ser estruturadas através de clusters e quesitos pertinente ao processo para auto-avaliação e debate de melhorias, baseados no processo real do time.
Em especial, é um incentivo aos times terem clareza e transparência em seu processo de trabalho, com regras claras ou políticas explícitas, boas práticas, incluindo papéis e ferramental envolvido. A maioria não tem este regramento e este seria um valor agregado a restrospectivas mais estruturadas e sistematizadas …
É para ser fácil de fazer, se ao perguntar o processo e regramentos de um time, não estiver claro e explícito em algum lugar os papéis e responsabilidades, o fluxo ou jornada, fim a fim, desde a origem das demandas até a entrega final de valor … criar este regramento é o primeiro passo para que as retrospectivas façam mais sentido.
Retrospectives += Futurespectives! Outra questão é injetar nas retrospectivas quesitos que não olhem para trás em busca de problemas, mas para frente em busca de inovação. Muitos times abandonam as retrospectivas porque não tem mais problemas aparentes, mas se olharem para a frente verão coisas que deveriam começar a fazer …
Futurespectives tem muito a ver com AMBIDESTRIA, estes momentos não são apenas para resolver problemas, gargalos ou melhorias necessárias devido a gargalos ou dependências, por exemplo. São momentos para analisar o que profissionais de ponta no mundo estão fazendo e nós ainda não … e refletir sobre isso!
No exemplo abaixo de um time Scrum, fica claro o momento inicial de interação, com feedbacks 360° e nuvem de tags sobre sentimento, seguido de uma auto-avaliação de quesitos pertinentes a prática do método. Neste caso era um time grande, então separei em 3 grupos, depois apresentação, consolidação e itens de ação:
No exemplo abaixo era um time de P&D de novas tecnologias e um board Miro registrava cada retrospectiva mensal, com clusters e tópicos claros para debate, relativos ao método, a ferramentas, a regramentos, etc. Há variações mês a mês, porque coisas acontecem e o time revisa os clusters e quesitos …
No exemplo abaixo para retrospectivas de um programa de treinamentos de onboarding, temos a esquerda blocos de avaliação sobre a organização, preparação e operacionalização, com quesitos, escala Lickert de 5 pontos e propostas de ações de melhoria. A direita temos o mesmo no modelo proposto por Kirkpatrick sob um prisma Kaizen …
Neste outro exemplo, temos um fluxo de desenvolvimento de analistas e desenvolvedores de um ERP, com um fluxo muito particular, desde o backlog, refinamento, ponto de comprometimento, desenvolvimento e entrega. Aqui, com um grupo maior, dividido em sub-grupos, com apresentação, clusterização, consolidação e plano de ação.
Jorge Horácio "Kotick" Audy 