BackOffice pode ser ágil ?

Desde o início deste ano as nossas palestras sobre métodos ágeis para equipes corporativas e de negócio mudaram de perfil, inicialmente pretendiamos apenas disseminar boas práticas de trabalho em equipe, mas passamos a assistir equipes de backoffice e de negócio se entusiasmarem com o ciclo de DELIVERY do método Scrum e partindo para projetos de adoção.

O ciclo de DELIVERY, iniciando na time box de Sprint Planning, uso de gestão visual com quadro de tarefas customizados, Reuniões Diárias, reviews e as Retrospectivas, já estão sendo planejados ou experimentados por equipes de Call Center e DataBase Marketing, Logística, Tesouraria e Financeiro.

O colega Luiz Parzianello vem desenvolvendo uma revolução nas equipes de RH, que já adotaram e vem evoluindo no uso de técnicas ágeis de trabalho em equipe e gestão visual. Ele tem despertado nossa imaginação quando comenta que o número de quadros de tarefas e dailys estão se proliferando …

Financeiro

Eu tive mais uma reunião com dois colegas, o Vinicius Correa e o Fernando Cunha, eles empenhados na idéia de adoção de um modelo de gestão visual e de alta performance em uma das equipes da área financeira. A discussão girou principalmente em torno do quadro de tarefas, que terá um modelo operacional bastante diferenciado.

Abaixo imagem, supondo que estivessemos na terceira semana do mês, as 2 primeiras semanas já estão no quadro Realizado, a 3ª semana esta em curso no quadro de tarefas (Scrum Board) e as últimas 2 semanas ainda estão aguardando no quadro de Planejamento:

1º. Quadro de Planejamento Mensal – O quadro possui 5 linhas (semanas) por 7 colunas (dias da semana) – A área financeira tem um pack de atividades recorrentes e críticas a cada mês (fechamentos, conciliações, pagamentos, conferências, etc). No início de cada mês ao fazer a análise de feriados, finais de semana e dias úteis, distribuirão os PostIts correspondentes (*) nas datas em que cada uma das atividades devem estar prontas.

(*) A sugestão é termos um pack de PostIts plastificado

2º. Scrum Board – No início de cada semana do mês, traz-se toda a linha da semana que inicia do quadro de planejamento mensal para a coluna TO DO do quadro de tarefas.

3º. Quadro de Execução mensal – Igual ao quadro de planejamento, mas este, a partir do final da primeira semana, receberá as atividades concluídas no Scrum Board, na coluna DOING, que devem ser movida para a linha da semana que acabou no quadro de execução mensal.

4º. Quadros auxiliares – Teremos pequenos quadros auxilares, para impedimentos, lembretes para retrospectiva, pacto de time, ausências(férias e feriadões programados) e o que mais o time desejar tornar visível.

Com PostIts contendo data-marco, tempo estimado de dedicação para realizar a atividade, data limite para início e selos para identificar atraso na execução, extras e impedimentos, podendo inclusive ter-se no verso registro dos dados básicos mês-a-mês, assim manteremos todas as informações, que proporcionará aprendizado e oportunidades para melhoria continua.

Já citados, teremos sprints de ciclo mensal, planning, quadro e daily, completa o ciclo com review e retrospectiva. O review seria para alinhar com os keyusers das áreas clientes e eventualmente diretoria uma visão de planejamento, extras, impedimentos, avanços e melhorias, oportunidades e desafios … estou louco para ver rodando, confirmar o pressuposto de que vai dar Samba!   🙂

6 comentários sobre “BackOffice pode ser ágil ?

  1. Bela inicitativa Jorge! Na realidade, eu sou o mais um dos “chatos” que ficam disseminando os conceitos, princípios e práticas da cultura ágil aqui na empresa … 😉 Quanto ao RH, vimos o projeto de implantação do programa de Avaliação de Desempenho Profissional (incluindo o desenvolvimento do sistema de avaliação de resultados e competências pessoais) ser desenvolvido dentro do prazo, sem stress e com alta motivação da equipe e aprovação dos usuários após nossa colega Thais Dalcin ter entrado de cabeça em modelos como Scrum, Agile Business Analysis, Lean Startup, etc. No recrutamento e seleção, temos o caso da colega Vanessa Frainer, que entendeu os princípios do kanban e o aplicou às equipes de POA e Floripa, com grande êxito na conquista de melhores resultados (principalmente na motivação das equipes, definição do processo e diretrizes, identificação de gargalos, atuação na melhoria, etc.). Em resumo, fora do universo de desenvolvimento de software, a dobradinha Scrum+Kanban (ScrumBan) tem sido mais do que suficiente para provocar grandes mudanças nas mais diferentes áreas da organização. Abraços e keep this blog alive!

  2. É assim mesmo, baby steps personalizados geram senso de propriedade e agregam valor pela eficacia. Parabéns ao Vinicius pela coragem e dedicação. Em algumas semanas teremos frutos.

  3. É um momento muito especial que estamos passando na tesouraria, buscando conhecimento sobre Metodologia Ágil e traze-lá ao nosso dia a dia , estamos nos empenhando ao máximo, o Jorge e o Marco estão nos dando um apoio sensacional, e particularmente eu não tenho duvidas que com muito trabalho vamos colher frutos logo logo….

  4. Implantamos o kanban na área de recrutamento e seleção de Santa Catarina na metade do mês de abril e já podemos perceber 2 mudanças concretas: atuação conjunta e multidisciplinar da equipe na solução de problemas e incremento substancial nas entregas.
    Começamos com a montagem do kanban, estabelecemos reuniões semanais e reuniões diárias e, por fim, definimos quesitos de priorização das entregas, os quais são sistematicamente revisados.
    Em resumo, de abril até junho, tivemos uma redução no backlog de 13% (total de vagas) e de 44% (vagas com mais de 90 dias em aberto), sendo que o nosso índice de aprovação de candidatos no comitê de avaliação passou de 63% (jan-mar/2012) para 93% (abril-julho/2012).
    Com certeza a motivação e o foco da equipe nas priorizações e na resolução de problemas simples, mas recorrentes, foi o maior diferencial nestes últimos 75 dias de trabalho! Ainda temos muitos ajustes a fazer, mas ainda assim, a equipe já está muito mais produtiva e motivada! Parzianello: obrigada por todas as dicas e esclarecimentos sobre o método, certamente não conseguiríamos sem o teu apoio!!

  5. Aqui na área de DBM já tivemos também muitos resultados com a aplicação da metodologia. Estamos em nosso sexto Planning, cada um de 10 dias úteis, e, aos poucos, estamos dominando cada vez mais nossa rotina de trabalho e sendo mais ágeis na entregas.
    Aprendemos a nos planejar melhor, conseguir cumprir os prazos de entrega dos nossos clientes internos e dominar o tempo de cada tarefa, de forma que começamos concluindo apenas 50% das tarefas planejadas e já estamos em 73%. Nossa meta é chegar a 95%, mas para isto temos que conhecer cada vez mais o nosso tempo que é gasto com demandas extras, que chegam sempre, mas não temos como planejar.
    Na última reunião de retrospectiva, a equipe se mostrou bastante madura com relação à primeira, trazendo os pontos que incomodavam e como poderíamos melhorar. O time está bem contente com o método e já não conseguem mais ficar sem!
    Enfim, agradeço ao Jorge e ao Marlon por todo o apoio dado neste momento de implantação do método. Estamos evoluindo e aos poucos estamos chegando no modelo ideal de trabalho para nossas áreas.

  6. Pingback: Um ano e meio de blog – Obrigado galera! | Jorge Horácio "Kotick" Audy

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