Além da gestão de Portfólio, comunicação

Qualquer empresa, departamento ou equipe deveria ter visível seu portfólio de projetos, parece óbvio, mas não é. Vou além da necessidade de saber quais são os próximos projetos, é tê-los no radar com informações suficientes, quais os próximos já fechados, quais em negociação, eventos, riscos e oportunidades.

Uma reclamação constante em equipes mais ou menos ágeis é que informações estratégicas que estão no colo do negócio ficam na gaveta até a última hora. O Product Owner ou analista ou gerente ou proprietário esquece de antecipar um mínimo suficiente, gerando estoque arriscados de informações relevantes.

O motivo é bastante simples, o PO participa de tantas reuniões sobre estratégia, futuro, projetos, brainstormings, que acaba não sabendo o que reportar ou não, as vezes mais que isso, esquece se já reportou e para quem. Desenvolvimento de software é continuum, saímos de um projeto a outro e informação é uma arte.

Nem 8 e nem 80

Para não despejar informação demais e inútil, mas também evitar surpresas de última hora que irão gerar stress e desconforto, é preciso que se defina quais são as informações mínimas, qual o MVP de portfólio útil para a auto-organização e visão de horizonte pelas equipes, sem perder o foco naquilo que estão fazendo.

Quem leu meus posts sobre Plannings visuais, lembra que os primeiros minutos são para um alinhamento temporal, o que já fizemos, o que vamos fazer agora e quais os próximos passos, reiterando a cada reinício a estratégia. Só depois calculamos a velocidade e planejamos a Sprint.

Eu sugiro sempre uma linha de tempo na parede, com marcação daquilo que está já definido ou contratado, com assinalamento de valor, datas-marco, contatos e responsável, tamanho (PMG) e status. É para ser um quadro de responsabilidade compartilhada entre todos, mas de responsabilidade final do PO.

Oportunidades

Uma linha horizontal com 3 graduações para cima e para baixo, acima da linha central significa projetos já decididos ou contratados, abaixo da linha central temos projetos ou eventos relevantes mas ainda em negociação. Sugiro nestes casos fichas de tamanho A6 (cards). Na linha temos o mês atual e futuros.

A graduação para cima e para baixo pode ser usada para indicar se o projeto está em dia, em risco ou atrasado, pode indicar prioridade BMA, pode indicar complexidade PMG, etc. Depende das características da equipe e dos projetos, há informações que podem ser selos, cores, semáforos ou pela graduação.

Várias vezes vi a equipe lembrar de fatos como ausências médicas, férias, eventos anuais, tarefas relacionadas a dívidas técnicas ou situações relevantes já acordadas e que o PO não estava computando, que influenciariam a estratégia longitudinal, prazos, encaixes.

Parede útil

Sei que tem gerente que não gosta daquele monte de potits na parede, mas continua sendo um meio de comunicação muito eficiente, há softwares, alguns são muito engenhosos como o Rally e Version One, mas minha opinião é se tudo o que temos estiver dentro deles, tudo pode ser minimizado e esquecido … se for assim, estratégias claras de visualização devem ser postas em prática, pois o que não é visto, não é lembrado.

Quando entro em uma empresa e vejo dezenas de metros lineares de paredes branquinhas de alvenaria, de imediato fico pensando que com algumas centenas de reais é possível colocar fórmica branca de alto brilho e começar a usá-las, é como voltar a ser criança e poder escrever nas paredes sem a mãe reclamar 🙂

O formato mais útil deste quadro de projetos ou portfólio visual dependerá do tipo de projeto e equipe, o importante é iniciar com um formato acordado e mantê-lo atualizado, as retrospectivas irão aos poucos evoluir e ajustar a forma mais conveniente para comunicação, negócio, oportunidades e risco.

projetos

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