Dashboard do projeto e de Projetos

Usamos a palavra inglesa “dashboard” no meio corporativo e organizacional para referenciar um “painel de indicadores”, analogia aos painéis de carros onde temos velocímetro, tacômetro, temperatura, combustível, em muitos casos também há alguns instrumentos de controle, como acionadores e chaves.

Em TI, pode ser uma página ou quadro que se utilize de informações iconográficas e semafóricas para apresentar dados resumidos e indicadores de projetos, como gráficos de metas, previstos e realizados, evolução de variáveis, resultados, podendo demonstrar dados gerais, produtos, projetos, etc.

(*) O quadro a direita foi compartilhado nas redes pela galera da Wallmart

O valor de um bom dashboard de projetos ágeis é gerar comunicação útil e de valor, de forma auto-organizada produzir as informações necessárias para o apoio a decisão. Entrada valiosa para a gestão do portfólio de projetos da empresa e instigar e ampliar as oportunidades de aprendizado organizacional.

Tenha a evolução de seus indicadores junto ao seu quadro Kanban e mantenha atualizada sua coluna no dashboard de sua área, departamento ou programa, desta forma é possível que cada equipe esteja representada no painel. Em grandes empresas é comum termos semáforos de GQA, aproveite e os explicite.

Carta aberta aos extremistas

Não me venham com o papo de que isso é controle, que comparar diferentes equipes não é bom, que estas ferramentas geram pressão intrínseca e estrínseca, pois não concordo com nada disso, com medo de exposição acabamos abrindo mão de ferramentas que alavanca gestão do conhecimento e aprendizados.

Não existe agilidade ou auto-organização de times se estes times não possuírem convergência em objetivos organizacionais, a resistência de agilistas de primeira viagem e agilistas veteranos mais radicais quanto a monitoramento, métricas ou indicadores gerenciais são um equivoco que só atrapalha a melhoria contínua.

Previsto x realizado, custos x receitas, qualidade x entrega, gestão do tempo x velocidade, erros x aprendizado, muita gente desperdiça todas as oportunidades de monitoramento e aprendizado escondendo-se sob o estigma de que todas elas representam controles a serem eliminados em prol da auto-organização.

Desconheço auto-organização saudável sem monitoramentos, indicadores, acreditar cegamente que cada equipe fará seu trabalho é renegar o valor do Modelo SECI de Takeuchi e Nonaka, pois para fazer rodar a espiral do conhecimento não bastam resultados, é preciso informações, dados claros e potencialmente comparativos.

Senso de pertença

Para que indicadores tenham sentido para as pessoas que executam os projetos e tarefas que os originam, é importante que a definição deles não seja fantasiosa. O sucesso prescinde de sintonia, empatia na qual times e áreas envolvidas assumam seu papel em cada indicador, todos os envolvidos precisam se sentir donos e responsáveis desde a sua construção aos resultados apresentados por eles.

Metas forçadas e indicadores inconsistentes gerarão expectativas falsas, gerando riscos ainda maiores que não as ter. Incentive equipes ágeis e comunidades de prática a construírem um ecossistema ao redor de seus projetos, com interação, indicadores quantitativos e qualitativos significativos, alimentados e consumidos por eles mesmos.

Motivadores

Cuidado para não gerar expetativas irreais, pois não havendo condições nem recursos disponíveis para serem atendidos gerará frustração e resistências. Se um indicador é um instrumento de medição, monitoramento e apoio a tomada de decisão, também é um desafio a ser batido, um bom indicador deve ser atingível e superável, para isto é preciso que seja factível e não utópico ou idealizado.

Maus indicadores irão empurrar as pessoas para suas Zonas de Conforto, se indicarem metas e objetivos fáceis e sem valor, gerarão desmotivação, e se forem impossíveis de serem atingido e superados, ninguém se preocupará com eles exceto o chefe, que irá discuti-los sem qualquer suposição de que sejam feitos.

Acessíveis

O lugar de um bom dashboard, salvo honrosas exceções, é em um local frequente, acessível aos colaboradores que com seus resultados estimulem-se a bater seus indicadores. É preciso que todos os envolvidos tenham visão sobre o andamento, tendência, possam posicionar-se, propôr alternativas.

Para isso acontecer, um dashboard deve ser fácil e acessível às pessoas que estão envolvidas com ele, assim como um quadro Kanban ou um BurnDown, deve ser legível, fácil e interessante. É para ser um artefato de motivação, algo que o próprio time faça questão de acompanhar, entender e se possível assuma para si a tarefa de manter atualizado.

Rastreáveis

Um bom dashboard demonstra uma informação iconográfica, estatística, semáforos, dados sumarizados. A estratégia por trás de um bom dashboard suporta que qualquer de seus dados possam ser aferidos, rastreados, melhor entendidos com o uso de outros artefatos e sistemas complementares.

Este é um ponto que eu bato, o uso de um dashboard, kanban, canvas em papel, todos colados na parede, são fruto da representação física de informações registradas em ferramentas e sistemas informatizados. Esta é a garantia de construção do conhecimento, histórico, base e repositório para análises e aprendizado sempre que necessário.

Princípios Ágeis

Nada será eficaz se não for um processo sustentável, baseado em princípios ágeis, fomentando gestão do conhecimento e de competências, comunidades de prática e de interesse, são substrato que destacarão o bom uso de dashboards como chave de uma cultura de aprendizado e de melhoria contínua.

Finalmente, bons dashboards devem ser bonitos, atraentes, instigantes, use cores, construa-os e os mantenha de forma colaborativa, para que todos curtam e se interessem pelo que ele diz e aponta  \o/