Daily (Stand Up) Meeting

Reuniões diárias ágeis de 15′

É uma reunião diária de no máximo 15 minuto, sempre no mesmo horário, todos os dias, com todos os integrantes de uma equipe em frente ao seu quadro de tarefas (*), mesmo que entrem em viva-voz (mobile, skype, etc), de forma a compartilhar o progresso, oportunidades e dificuldades de cada integrante e a definição de micro-planos-de-ação para cooperação e correção de desvios, visando o atingimento da meta do Sprint, com a colaboração de todos.

(*) A daily multiplica seu potencial se concomitantemente a equipe se utilizar do recurso de um quadro de tarefas (estilo Kanban), adequado a seu processo e realidade, mantido pelo próprio time, seguindo um modelo de gestão visual.

IMPORTANTE: Vivo dizendo que o TERMÔMETRO do método é a daily meeting, se houveram 2 ou 3 reuniões sem a necessidade de tomadas de decisões, revisão da estratégia, antecipações ou impedimentos, tenham a CERTEZA de que algo esta errado, os pilares não estão sendo praticados, falta entendimento, empenho ou crença.

Não deixe para depois, se o termômetro mostrar problemas, se o pessoal esta frio ou muito quente, se falta transparência ou realismo, pare imediatamente e mude o que tiver que ser mudado, entenda o porque, invista e garanta que a daily atinja seu enorme potencial alavancador do método e agregador:

1.Transparência – Pilar um do Scrum, com realismo, trabalho em equipe de verdade, com colaboração sincera, desapegada e objetiva;
2. Inspeção – Pilar dois, de posse das informações que o pilar um proporciona, devemos checar riscos, tendência, métricas, valor, qualidade e produtividade;
3. Adaptação – Pilar tres, e é aqui que eu falo, diariamente, devemos tomar decisões, micro planos de ações, rever a distribuição, necessidade ou disponibilidade para ajuda, desimpedimentos ou contornos, reagir a mudanças.

Se as reuniões estão sendo efetivas, se estamos praticando os tres pilares do Scrum, se a equipe acredita no método, garanto que não existem dois dias iguais, um ao outro, cada dia é único –

Quando novas informações surgem e as circunstâncias mudam, já não é possível resolver os problemas com as soluções de ontem“,  Roger Von Oech, presidente da Creative Think, empresa de consultoria com sede na Califórnia, especializada em criatividade e inovação :

Uma “Daily (Stand Up) Meeting” de 15 minutos possui 3 momentos distintos, um tanto quanto óbvios, mas que precisam ser entendidos e realizados da melhor forma possível :

Antes da Daily – Ninguém deve ir para a reunião sem ter refletido no que vai dizer, alguns momentos antes esta necessidade deve ser incentivada, verbalmente, alerta no “OutLook”, com a técnica de “Daily Tracking” prévia (*), a pior coisa que tem é alguém dizer “Não lembro o que fiz ontem!” ou “não sei como estao meu impedimento!”, pois podemos não saber (com certeza) o dia de amanhã, mas ontem e hoje é o mínimo que podemos exigir de nós mesmos.

(*) Daily Tracking Prévia – Em equipes não tão experientes ou muito numerosas, fazer com que antes da Daily o Scrum Master converse um minuto com cada integrante para entender o que ele trará para a Daily, se algo deve ser endereçado ou elucidado, para ter-se uma resposta ou status atualizado, garantirá uma reunião muito objetiva e focada, para todos, ao P.O. em especial. Clique aqui e leia um post em que apresento a idéia de uma “Daily Tracking”.

Durante a Daily – Devemos ser o mais transperentes e engajados (*) possível, ter realmente interesse no que as pessoas estão dizendo, pois o “goal” de cada um influenciará no atingimento da meta da equipe nesta Sprint. As informações devem ser assertivas, diretas, claras, o foco principal é identificar gargalos, é na sinergia pela construção do valor proporsto no prazo acordado para esta Sprint.

(*) Abaixo algumas fotos, a última é de um treinamento com o mestre Paulo Caroli, auxiliado pelo Guilherme Motta, ambos da thoughtworks, confirmando a importância do uso de games e micro-eventos internos para a permanente motivação e crescimento dos nossos times :

Depois da Daily – Com certa frequencia, identificamos na Daily a necessidade de um ou mais debates, detalhamento, revisão de análise ou mesmo estraégia, que deve ser assinalado e combinado para ser realizado APÓS a daily. Qualquer um da equipe pode questionar se a discussão não é para após a daily, mas o Scrum Master é o principal responsável para que a reunião seja breve e atinja seus objetivos, solicitando aos envolvidos em assuntos mais longos para que  após a daily, fiquem ou vão para uma sala, se necessário e possível.

E quanto a condução, como podemos organizar as nossas dailys da melhor forma possível, visto que a ordem, disposição, quórum, quadro de tarefas, todo o contexto físico e mental de cada daily influencia positiva ou negativamente:

1. Local – Deve ser o próprio ambiente de trabalho ou no caso de reuniões remotas, uma sala de reuniões próxima, para uso do recursos de viva-voz;
2. Quórum – Todos os integrantes da equipe devem participar, todos os dias, presencialmente ou remotamente (se inevitável);
3.  Ordem – Preferencialmente, respeitar o processo decisório, iniciando pela equipe técnica de delivery, equipe de discovery, o P.O. e o Scrum Master;
4. Token – É interessante e divertido definirmos um objeto relacionado ao negócio ou produto, que identifique com quem esta a palavra, ninguém mais;
5. DailyTracking – Na medida em que cada um fala (antes de iniciar em casos especiais), o Scrum Master registra super-resumidamente os relatos;
6. Assertividade – É importante assinalar claramente ou fazer coaching com os mais prolixos, dispersos ou descrentes da utilidade das timeboxes;
7. Quadro – A daily e o quadro de tarefas se completam como queijo e goiabada, visa facilitar a explicação e o entendimento, vitais à transparência;
8. Clima – Devemos trabalhar para que não seja uma reunião tensa, de cobrança ou aflita, pois deve ser construtivista e pró-auto-organização;
9. Pertencimento – A daily, assim como todos os timeboxes do Scrum, são de propriedade da equipe, que deve usá-la para atingir os objetivos e ser Feliz!

Um comentário sobre “Daily (Stand Up) Meeting

  1. Pingback: Um ano e meio de blog – Obrigado galera! | Jorge Horácio "Kotick" Audy

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