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Paper Snowflake – Agile Game sobre SCRUM

Que tal um agile game com papéis, timeboxes, times SCRUM, equipes de até 5 (cinco) integrantes por mesa, um deles assumindo o papel de scrum master, outro de product owner, demais serão a equipe de desenvolvimento.

Segue a mesma batida do Aviões 2.0 do Steffens, do SCRUMIA dos professores Catarinenses, na mesma da variação que criei para o Marshmellow Challenge Ágil com papéis, planejamento e sprints … um modelo 100% aprovado.

Distribua 5 notas a cada mesa, peça que designem os papéis, apresente na tela alguns exemplos e explique o desafio, peça que estimem sua capacidade para o primeiro sprint e explique os tempos conforme o esquema abaixo:

Para fazer os flocos de neve de papel é preciso que cada equipe compre papel e tesoura, a produção será vendida e permitirá a compra de mais papel, assim por diante a cada sprint a cada sprint, iniciando com um caixa de R$5.

  • 2 folhas de papel custam R$1,00
  • 1 par de tesouras custam R$3,00

A venda depende da qualidade de cada floco de neve de papel construído, podendo variar de R$1 a R$5, o saldo de caixa permitirá comprar as folhas necessárias para o próximo ciclo de produção e acumular seu resultado.

Como nos outros jogos que simulam o framework SCRUM, é diversão e aprendizados garantidos, mas se os aviões, barcos, chapéus ou torres de spaguetti temos um resultado estético saboroso, este com os flocos de neve ainda mais.

No link http://tastycupcakes.org/2012/05/lean-startup-snowflakes há uma outra versão deste game, vale dar uma conferida.

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Be-a-Ba do Scrum

Estou experimentando uma forma visual de navegar no método Scrum, assim acho que será possível clicar em cada uma das timeboxes e conceitos de maneira bastante intuitiva para aprender ou consolidar.

Antes de mais nada, mais uma vez insisto que o documento-base para mim e para qualquer um que queira entender Scrum é o Scrum-Guide, a teoria esta toda lá, este blog tenta agregar apresentando nossa experiência prática.

Adotando esta abordagem visual e sequencial, percebi que foquei mais na fase de DELIVERY e que muito pouco postei sobre a fase de DISCOVERY … nos próximos posts tentarei cobrir esta lacuna.

Clique aqui e acesse a página de BE-A-BA (que esta no menu do topo deste blog) com os principais posts organizados na forma de um tutorial, para facilitar a novos usuários, a partir de agora tenho além do BLOG-MAP com a lista de todos os posts deste blog organizados por natureza.

 

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Dailys x Retrospectivas

Nos últimos dias, conversando com algumas pessoas, me motivei a escrever este post apenas sobre a natureza das timeboxes de Daily e Retrospectiva, ambas com foco ágil em inspeção e adaptação, mas com diferentes objetivos praticos.

Natureza

Duas importantes timeboxes para o exercício da transparência, inspeção e adaptação, entretanto, a Daily possui como objetivo primário o resultado da Sprint, enquanto a Retrospectiva tem seu foco na melhoria do processo e no aperfeiçoamento do trabalho em equipe sob princípios ágeis.

Devemos ser transparentes na daily, entretanto, a transperência desejada na Daily tem foco nas User Stories e demais tarefas comprometidas pela equipe quando do Planning, se estamos em dia, atingindo a qualidade e valor propostos, quais as oportunidades, riscos e problemas percebidos, para permanente inspeção e antecipada adaptação.

Já, a Retrospectiva preocupa-se em analisar como praticamos o método, em como melhorar o nosso processo, como estamos praticando a agilidade, o quanto isso agrega valor, o quanto estamos felizes e nos sentimos desadiados a fazer mais e melhor. Importante, é claro que não devemos fazer estoque de problemas, no caso de uma crise, juntamos a equipe e conversamos.

Oportunidades

As Retrospectivas são momentos para a equipe esquecer a mesa e o telefone, para pensar de forma desapegada em como ser mais eficáz e feliz, discutir o método e o processo, por isto mesmo fazemos retrospectivas fora das salas de reuniões, inclusive temos feito ao ar livre, para sair do modelo-mental e ousar novas abordagens.

A Daily é uma reunião metódica, não precisa ser chata ou stressante, mas deve cumprir um roteiro, quando cada um deve ser assertivo o suficiente para traduzir em um minuto de fala 17 horas de trabalho, posto que sempre olhamos para o que foi feito desde a última Daily e o que pretendemos fazer até a próxima.

Se em uma Daily, percebemos um problema metodológico relevante, é importante que o Scrum Master convide os envolvidos ou todos para ficarem mais alguns minutos após a Daily, de modo a não fazer estoque até a próxima Retrospectiva, resolvendo ou mitigando imediatamente, de forma a não impactar no clima de trabalho do grupo e no resultado da Sprint.

Resquícios de comando-controle

Além disto, nem em uma, nem em outra, devemos valorizar argumentos ou problemas desalinhados e inexistentes, por falta de entendimento e foco em solução. Já tivemos vários stresses desnecessários por falta de “bom-senso”, porque alguém reclama de um colega com foco no seu aparente problema, sem argumentação suficiente ou ouvidos a contra-argumentação, “transparência não é desabafo”, é convergência, é alternativa e solução, “de olho no futuro”.

As vezes, quem se stressa com miudezas, após ter feito estoque, desabafar, de não chegar ao consenso, não conseguir argumentar ou rebater argumentações, acaba dizendo que “OK”, que esta “Tudo bem!” … para reiniciar o estoque de “incomodos” e inconscientemente, aguardando pela próxima oportunidade de desabafar, esperando que o coordenador ou Scrum Master “faça o seu papel” e resolva o “seu” problema.

Não estou me isentando, mas as vezes é difícil, pois para ajudar na resolução de um problema apresentado entre duas ou mais pessoas, só achamos um caminho se “TODOS” estiverem querendo achar a solução …

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Sprint Planning “Visual”

Estava eu conversando com um colega sobre o “como” se desenrola o Planning na equipe dele e percebi que independente da proximidade e alinhamento, para qualquer uma das reuniões ágeis sempre teremos uma infinidade de execuções, cada equipe criará nuances e possibilidades variadas para se sentir bem na sua condução, usando os recursos a sua maneira.

Quadro branco

Por exemplo, eu vejo a reunião de Planning como algo 100% visual, como tudo o mais em nossas timeboxes … característica minha talvez. Tudo o que é dito no transcorrer do planning, vou colocando na parede, no quadro branco. Quando a reunião é em uma sala com pouco quadro, colo folhas brancas nas paredes.

Quadros brancos de 5 por 2 metros é um privilégio e eu teimo em utilizá-los em todo o seu potencial e extenção, mesmo que isto acabe gerando trabalho extra para mim mesmo, pois ao final tenho que reescrever tudo nos postit’s, mas faz com que tudo esteja a vista durante todo o tempo … o que é bom!

Sprint Planning Visual

Começo expondo o calendário de nossa Sprint, normalmente na extrema esquerda, seguido de um espaço para DoD (definitions of done) que irá sendo preenchido no transcorrer da reunião e um espaço para os cálculos de disponibilidade e velocidade, prosseguirei fatiando espacialmente o quadro em espaços para cada User Story, tarefas necessárias e observações.

Quem olha para o quadro, verá nele absolutamente tudo o que foi tratado em seus detalhes, acredito que é útil a todo momento, quando voltamos a algum ítem já discutido ou quando traço uma linha relacionando diferentes ítens ou observações. Também, sempre que temos a mão, colamos o desenho de interface, com as telas ou blocos que construiremos.

Sempre com minha câmera na cintura, pois fotografo todos os nossos eventos e reuniões, ao final, transcrevo para os PostIts, fotografo tudo mais de uma vez e arquivo, não necessariamente nesta ordem.Agora percebi que não tenho fotos gerais de TODO o quadro, mas neste post colei alguns pedaços do quadro para exemplificar, assim espero que tenha ficado claro meu ponto de vista.

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Retrospectivas ao ar livre

Se voce tem o privilégio de trabalhar em uma sede que possui um espaço ao ar livre, apto a tirar o pessoal da sala e ir lá para fora “trabalhar”, parabéns, este privilégio não é para todos, mas se voce não aproveita isto, então esta na hora de rever seus conceitos.

Já escrevi sobre dinâmicas construtivas para retrospectivas ágeis e sobre ócio criativo, que tal unir estas poderosas ferramentas de trabalho ? Para nós que estamos no TecnoPUC e para empresas que possuem uma praça ou pedaço de natureza bem próximo ao local de trabalho, aproveite que é de graça !

Já realizei algumas retrospectivas ao ar livre, usando um cavalete de pintura como se fosse um flipchart, para montar um mural e assim escrever e colar os nossos inseparáveis PostIt’s coloridos.  Discutir nosso jeito de ser e fazer ao ar livre, com raios de Sol passando por brechas nas copas das árvores, gera um estado de descompressão e alerta ao mesmo tempo relaxante e produtivo, que podemos e devemos lançar mão.

Estrutura e Dinâmica

Refletir após um jogo rápido de integração, sentados em circulo ou ferradura, sem formalismos e longe das mesas e telefones tem seu valor. Vamos sacudir o nosso modelo mental, sair da zona de conforto, praticar o ócio criativo, praticar a inovação, induzir ao prazer em trabalhar e a busca por melhorias para o nosso ambiente, processo, produto e pessoas.

Novamente, do escotismo vem a inspiração de jogos divertidos, que aplicamos aos jovens para que aprendam conceitos de trabalhar em equipe, planejar antes de executar e realizar cada ação com segurança e apoio mútuo necessário. De forma lúdica, fixar conceitos de grupo, união, pertencimento, colaboração e muito mais.

Escuto muito de GP’s, coordenadores e mesmo de scrum masters que não se vêem fazendo isto, como se fosse constrangedor montar jogos e dinãmicas de cunho inter-pessoal, lembrando que sempre poderá haver alguém da equipe que ficará reclamando do jogo, da dinâmica, das brincadeiras ou mesmo da diversão.

Sir Baden Powell, general britanico, fundador do movimento escoteiro relatou em seus livros o quanto lhe ajudou em sua carreira e vida pessoal a versatilidade que possuia para representar, discursar, permitir-se conhecer o novo como o faz uma criança ou um jovem. Muitas vezes limitamos a nós mesmos, através de convenções e restrições que ninguém nos impôs, nós as criamos.

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Scrum But ? Rest in peace !

Com o passar do tempo, vamos aprendendo a diferenciar na prática o que é flexibilidade e o que é o maldito “Scrum But”. Demorou um pouco mais que o desejado, porque conscientemente optamos por desassociar nosso processo do Scrum, inclusive trocando nomes de papéis e timeboxes, permitindo-nos experimentar variantes e alternativas empíricas.

Aprendizado

É óbvio que com tão pouca maturidade no novo método, caímos em inúmeras ciladas, mas isto não depõe contra, pois ao percebermos e voltarmos ao rumo, proporcionou aprendizado prático e motivos para não cair nos mesmos erros. Dailys mornas sem valor agregado, sprints prolongadas devido a perdas de priorizações, extras em demasia, métricas explodidas por mudanças radicais e mesmo assim com a tentativa de “salvar” a Sprint (?).

Aos poucos a flexibilidade foi proporcionando entendimento do porque das timeboxes terem tempo previsto, o conceito de cancelamento e replanejamento, a percepção se uma daily esta sendo construtiva ou estão apenas cumprindo a tabela, …

Estarmos voltando a princípios e critérios originais do Scrum por convicção oriunda de errar, entender o que houve de errado e querer corrigir é quase que melhor do que acertar de primeira simplesmente porque esta escrito no livro. Não que eu recomende errar propositalmente, mas não podemos ter medo de errar … temos que testar nossos pressupostos.

Praxis

Continuaremos chamando nosso processo de RAP (“RBS Agile Process”), inclusive permitindo-nos incrementá-lo com técnicas e oportunidades de outros métodos ou por convicções próprias da nossa cultura corporativa, mas aprendemos que devemos ser mais cuidadosos e estudiosos quanto aos porques do método, voltando ao Scrum Guide sempre que necessário.

Por exemplo, a auto-organização do time não exime o Scrum Master de ser enérgico na responsabilidade pela difusão do método, suas práticas e técnicas, papéis e artefatos, timeboxes e regras. Precisamos estudar mais, visitar outras empresas e ir a mais eventos, fortalecer a argumentação dos porques.

Conclusão

Na pratica, não existem dogmas, verdades ou mentiras, quer experimentar ? Experimente e aprenda com os erros e acertos, mas vamos relembrar Einstein, “não espere que fazendo novamente o mesmo que já sabemos que não dará certo, tendo dado errado nas últimas tentativas, milagrosamente começará a dar certo desta vez” … vamos atras de erros novos, erros antigos não tem graça !

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Quadro e PostIt customizados

Menos de um ano após termos adotado Scrum, ainda há um imenso potencial latente de possíveis melhorias aos artefatos utilizados, como o quadro de tarefas, os PostIts (*) das tarefas,  o nosso Daily Tracking e o gráfico de BurnDown. Como bons agilistas, iniciamos com o que o mercado recomendava e estamos customizando-os de forma a obter o máximo de valor deles.

(*) Quanto ao “PostIt”, não usamos mais o papel auto-colante da marca PostIt ou seus genéricos a bastante tempo, posto que os substituimos por impressão sobre folhas coloridas e depois guilhotinamos, gerando-os nas cores e tamanhos desejados. Hoje, uma folha A4 produz 8 pseudo-PostIts, para os quais usamos pedacinhos de fita crepe de 2 cm de largura que colamos atras deles.

Linhas do quadro – Cada uma de nossas equipes atendem um veículo de comunicação, logo, um Sprint possui tarefas de mais de um projeto e manutenção, assim, consolidou-se a importância de usar linhas no Kanban para facilitar o agrupamento e visualização de cada uma destas frentes;

 PostIt inteligente – Esta semana eu refatorei o template de nossos PostIts, de forma a que agreguem mais valor, organizando melhor as informações de tempos gastos e faltantes. Temos Sprints definidos em 2 semanas, com 10 dias úteis, então inclui um grid com 2 colunas e 10 linhas a sua direita, uma para o desenvolvedor e outra para o testador. O tempo anotado no PostIt, gasto e faltante passa a ser escrito na linha do dia pertinente.

 Setas no Daily Tracking – O Marlon Bifano incrementou um padrão de setas ao já utilizado nas Daily Tracking, inicialmente eu usava abreviações e uma seta ao lado da tarefa que ainda não havia sido iniciada, ele instituiu 3 setas de forma a que cada linha indique tarefa já concluída, tarefa em curso e a iniciar antes da próxima daily.

 Extras no BurnDown – Qualquer extra que exija mais de um turno de trabalho passa a ser registrado no pé-de-página do gráfico de BurnDown, de forma que indique a tarefa, o desenvolvedor e o tempo dedicado, municiando ao PO informações explícitas, além da cor diferenciada dos PostIts, para análise permanente do fluxo de extras.

As mudanças consolidam uma nova fase, em que buscamos ter dados mais abrangentes e explícitos para serem utilizados durante o Sprint, tornando o processo de análise diária para inspeção e adaptação mais ágil e preciso, gerando de quebra, informações úteis a serem analisadas na restrospectiva, ao final de cada Sprint.