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Explicando a Daily Tracking

Alguns agilistas acham que artefatos adicionais são uma heresia, mas eu acho que é pura agilidade, cada equipe encontrando os meios necessários e ao seu alcance para apoiá-los na quebra de hábitos antigos, na mudança de seu modelo mental, até então muito hierarquizado e centralizado.

Importante salientar que nossas equipes são pequenas, e que extras acontecem, ausências também, eventuais reuniões em outras unidades, trabalhando naquilo que foi estimado no Planning, mas também na manutenção de sistemas legados, com ocorrências imprevistas e urgências em produção ou comerciais.

Mecanismos selecionados ou aceitos pela equipe, em apoio a sua caminhada a um novo modelo mental e a um processo melhor de trabalho sempre são bem-vindos. Estamos testando algumas variações no apoio ao registro do trabalho de cada integrante da equipe, de forma distribuida e colaborativa:

>>> A alguns meses iniciamos uma Daily Tracking Geral, para manter registro do que esta pegando nas dailys, algo que facilitou a visibilidade de ausências, férias, principais atividades de cada um e exceções do dia-a-dia.

Várias equipes integraram este tracking a sua daily, ajudando na visibilidade extra e algum registro dos relatos, mas não ajudou e não resolveu a dificuldade na apropriação integral dos tempos nos PostIt’s e no registro de algumas tarefas extras de manutenção, em equipes pequenas.

O colega Marlon Bifano incrementou as “setas”, simbolizando o que já fez desde a última daily, o que ainda esta fazendo e o que pretende iniciar logo em seguida, antes da próxima daily. O preenchimento é taquigráfico, basicamente é o número da User Story ou Tarefa e se necessário uma palavra ou observação.

Importante, adotei um “contador” escrito em canetão junto ao quadro, assim, TODOS os postits possuem um número. Os postIts vindos do Planning (azuis) tem o número da User Story, mas os Extras (PostIts amarelos) usam o contador. Também é bom destacar a curiosidade de que os nossos PostIts tem espaço identificado para as duas semanas (10 dias úteis) de trabalho.

>>> Nesta semana, introduzimos uma Daily Tracking Individual, em que cada integrante passou a ter uma folha (tipo um Risk & Rabisk) com a grade de dias do Sprint sob seu teclado, apropriando nele as informações cotidianas que facilitarão a apropriação e não esquecimento de todos os extras trabalhados.

Após um reunião em que fizemos um pacto para melhorar a apropriação, o controle de extras e tempos de atendimento, montamos um “Risk & Rabisk” para ficar embaixo do teclado de cada um, de forma que em separado possam manter registro daquilo que irão apropriar nos PostIts e relatar na Daily, ocorrências, desvios, repriorizações,

Estamos ainda experimentando, ainda precisamos aprender a ter mais confiança nos números e no auto-conhecimento sobre o realizado, no início começamos a usar os diagramas de story tracking e lead time do Kanban, entretanto nos demos conta que antes precisamos aprender a ser mais realistas, mas tem que ser sem imposição, sem comando-controle, cada um tem que fazer a sua parte.

A tempo, se quiser ler mais sobre a origem da idéia da Daily Tracking pelas minhas equipes de desenvolvimento e uma gerencial, clique nos links abaixo :
https://jorgekotickaudy.wordpress.com/2012/03/07/daily-tracking/
https://jorgekotickaudy.wordpress.com/2012/03/17/quadro-e-daily-tracking-gerencial/

Estamos na estrada, tentando, “Você nunca sabe que resultados virão da sua ação. Mas se você não fizer nada, não existirão resultados.” Mahatma Gandhi

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Dailys x Retrospectivas

Nos últimos dias, conversando com algumas pessoas, me motivei a escrever este post apenas sobre a natureza das timeboxes de Daily e Retrospectiva, ambas com foco ágil em inspeção e adaptação, mas com diferentes objetivos praticos.

Natureza

Duas importantes timeboxes para o exercício da transparência, inspeção e adaptação, entretanto, a Daily possui como objetivo primário o resultado da Sprint, enquanto a Retrospectiva tem seu foco na melhoria do processo e no aperfeiçoamento do trabalho em equipe sob princípios ágeis.

Devemos ser transparentes na daily, entretanto, a transperência desejada na Daily tem foco nas User Stories e demais tarefas comprometidas pela equipe quando do Planning, se estamos em dia, atingindo a qualidade e valor propostos, quais as oportunidades, riscos e problemas percebidos, para permanente inspeção e antecipada adaptação.

Já, a Retrospectiva preocupa-se em analisar como praticamos o método, em como melhorar o nosso processo, como estamos praticando a agilidade, o quanto isso agrega valor, o quanto estamos felizes e nos sentimos desadiados a fazer mais e melhor. Importante, é claro que não devemos fazer estoque de problemas, no caso de uma crise, juntamos a equipe e conversamos.

Oportunidades

As Retrospectivas são momentos para a equipe esquecer a mesa e o telefone, para pensar de forma desapegada em como ser mais eficáz e feliz, discutir o método e o processo, por isto mesmo fazemos retrospectivas fora das salas de reuniões, inclusive temos feito ao ar livre, para sair do modelo-mental e ousar novas abordagens.

A Daily é uma reunião metódica, não precisa ser chata ou stressante, mas deve cumprir um roteiro, quando cada um deve ser assertivo o suficiente para traduzir em um minuto de fala 17 horas de trabalho, posto que sempre olhamos para o que foi feito desde a última Daily e o que pretendemos fazer até a próxima.

Se em uma Daily, percebemos um problema metodológico relevante, é importante que o Scrum Master convide os envolvidos ou todos para ficarem mais alguns minutos após a Daily, de modo a não fazer estoque até a próxima Retrospectiva, resolvendo ou mitigando imediatamente, de forma a não impactar no clima de trabalho do grupo e no resultado da Sprint.

Resquícios de comando-controle

Além disto, nem em uma, nem em outra, devemos valorizar argumentos ou problemas desalinhados e inexistentes, por falta de entendimento e foco em solução. Já tivemos vários stresses desnecessários por falta de “bom-senso”, porque alguém reclama de um colega com foco no seu aparente problema, sem argumentação suficiente ou ouvidos a contra-argumentação, “transparência não é desabafo”, é convergência, é alternativa e solução, “de olho no futuro”.

As vezes, quem se stressa com miudezas, após ter feito estoque, desabafar, de não chegar ao consenso, não conseguir argumentar ou rebater argumentações, acaba dizendo que “OK”, que esta “Tudo bem!” … para reiniciar o estoque de “incomodos” e inconscientemente, aguardando pela próxima oportunidade de desabafar, esperando que o coordenador ou Scrum Master “faça o seu papel” e resolva o “seu” problema.

Não estou me isentando, mas as vezes é difícil, pois para ajudar na resolução de um problema apresentado entre duas ou mais pessoas, só achamos um caminho se “TODOS” estiverem querendo achar a solução …

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Quadro e PostIt customizados

Menos de um ano após termos adotado Scrum, ainda há um imenso potencial latente de possíveis melhorias aos artefatos utilizados, como o quadro de tarefas, os PostIts (*) das tarefas,  o nosso Daily Tracking e o gráfico de BurnDown. Como bons agilistas, iniciamos com o que o mercado recomendava e estamos customizando-os de forma a obter o máximo de valor deles.

(*) Quanto ao “PostIt”, não usamos mais o papel auto-colante da marca PostIt ou seus genéricos a bastante tempo, posto que os substituimos por impressão sobre folhas coloridas e depois guilhotinamos, gerando-os nas cores e tamanhos desejados. Hoje, uma folha A4 produz 8 pseudo-PostIts, para os quais usamos pedacinhos de fita crepe de 2 cm de largura que colamos atras deles.

Linhas do quadro – Cada uma de nossas equipes atendem um veículo de comunicação, logo, um Sprint possui tarefas de mais de um projeto e manutenção, assim, consolidou-se a importância de usar linhas no Kanban para facilitar o agrupamento e visualização de cada uma destas frentes;

 PostIt inteligente – Esta semana eu refatorei o template de nossos PostIts, de forma a que agreguem mais valor, organizando melhor as informações de tempos gastos e faltantes. Temos Sprints definidos em 2 semanas, com 10 dias úteis, então inclui um grid com 2 colunas e 10 linhas a sua direita, uma para o desenvolvedor e outra para o testador. O tempo anotado no PostIt, gasto e faltante passa a ser escrito na linha do dia pertinente.

 Setas no Daily Tracking – O Marlon Bifano incrementou um padrão de setas ao já utilizado nas Daily Tracking, inicialmente eu usava abreviações e uma seta ao lado da tarefa que ainda não havia sido iniciada, ele instituiu 3 setas de forma a que cada linha indique tarefa já concluída, tarefa em curso e a iniciar antes da próxima daily.

 Extras no BurnDown – Qualquer extra que exija mais de um turno de trabalho passa a ser registrado no pé-de-página do gráfico de BurnDown, de forma que indique a tarefa, o desenvolvedor e o tempo dedicado, municiando ao PO informações explícitas, além da cor diferenciada dos PostIts, para análise permanente do fluxo de extras.

As mudanças consolidam uma nova fase, em que buscamos ter dados mais abrangentes e explícitos para serem utilizados durante o Sprint, tornando o processo de análise diária para inspeção e adaptação mais ágil e preciso, gerando de quebra, informações úteis a serem analisadas na restrospectiva, ao final de cada Sprint.

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Quadro e Daily Tracking gerencial

Daily, tracking e quadro entre gestores e líderes

Uma daily entre 15 pessoas, apenas com gerentes e coordenadores, poderia ser feita de forma aberta, próximo as equipes e com um quadro de daily exposto a todos ??? A resposta é SIM, o propósito dos 15 líderes envolvidos é alinhar diariamente as oportunidades, dificuldades e informações úteis às demais equipes, logo, nada que suas equipes não possam ou devam saber.

Por não tratar-se de tarefas, mas de oportunidades e compartilhamento de ocorrências, criei uma versão diferenciada do quadro de Daily Tracking (clique aqui para ler mais sobre o daily tracking) e usando regras muito semelhantes a uma daily usual, mas com conteúdo e registro diferenciados :

1. Deixei na mesa de cada gestor um bloco de “fichas” impressas, de 19 cm por 7 cm (imprimi 4 por A4, na cor amarela, depois guilhotinadas);

2. Cada uma desta fichas possui uma divisão horizontal por “Últimas 24:00” e “Próximas 24:00”, além de 3 linhas verticais para “Oportunidade”, “Dificuldade” e “Cotidiano”;

3. Cada gestor tem um lembrete no OutLook para que 15 minutos antes da daily lembrem de já ter preenchido a sua pauta e as levem para a reunião, com foco naquilo que não é operacional e repetitivo;

4. Eu já deixei os pedacinhos de fita crepe colados na parede, de forma que ao chegar eles só precisem encostar a sua ficha, na coluna do dia (ex: 2ªfeira) e linha com seu nome;

5. Conceitos usuais de tempo (máx de 15′), ser todos de pé, mesmo horário, todos os dias (10:00 AM), mesmo local, ordem cfe hierarquia e áreas, para que após os coordenadores fale o gerenteda área, comigo como Scrum Master, para orientações e refatoramentos.

6. Quanto a coordenadora da equipe de vendas em SC ou das equipes de vendas aqui do RS estão fora, entram pelo celular em viva-voz, mas existe o risco de eventuais ausências devido as visitas agendadas a clientes, pois são prioridade;

As primeiras reuniões foram um sucesso, mas muito demoradas, por isto ao final da daily fazíamos alguns minutos de reflexão, sobre o tipo de informação recorrente desnecessária e as diferenciadas úteis no cross entre as diferentes equipes e que proporcionam alinhamento, oportunidades e desimpedimentos.

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Reunião diária e Quadro de Tarefas

Gestão Visual e Transparência

Não existe método ágil sem transparência e realismo, sem que cada um revele-se a cada dia, compartilhando seu aprendizado, seus problemas e oportunidades. O método SCRUM fala em três pilares, entretanto eu vejo TRANSPARÊNCIA como sendo o grande desafio a ser vencido, receita do sucesso ou fracasso do trabalho efetivo em time, com prazer, qualidade, produtividade e excelência.

Havendo TRANSPARÊNCIA, subsequentemente teremos INSPEÇÃO e ADAPTAÇÃO, pois pelo simples fato de sermos esforçadamente sinceros ao relatar diariamente e a qualquer momento, se necessário, o status de nosso trabalho e evolução, automaticamente suscitaremos a INSPEÇÃO em nossos interlocutores, que em consequencia estarão praticando o exercício de ADAPTAÇÃO, ao imaginarem cenários alternativas a partir des relatos.

Por outro lado, qualquer outro método ou processo de trabalho, contando com o simples e desafiador hábito de TRANSPARÊNCIA coletiva em reuniões diárias de trabalho, potencializará seus resultados pelas correções (INSPEÇÃO e ADAPTAÇÃO) aplicadas a partir desta prática. As técnicas mais difundidas para este fim são as de Reuniões Diárias e Quadros de Tarefas, que se completam como queijo e goiabada, pessoalmente NÃO consigo imaginar áreas de desenvolvimento de software ou que desenvolva projetos sem estas práticas.

Quadro de Tarefas

O Quadro de Tarefas ou Scrum Board, conhecido também como Kanban, identifica o uso de um quadro junto ao ambiente de trabalho, contendo colunas de evolução de status e papéis ou PostIt’s coloridos representando tarefas, que iniciam em um status de A FAZER, evoluem para EM CONSTRUÇÃO, para depois serem liberados e seguirem para outras áreas como TESTES, APROVAÇÃO e finalmente ENTREGUE ou PRODUÇÃO.

VARIAÇÕES – Para cada equipe, conforme o tipo de negócio, tipo de produto, maturidade de seus integrantes, ambiente, entre outros fatores, teremos variações de quadros, desde um simples de 3 (tres) colunas de TO DO, DOING e DONE, como se fosse uma lista de coisas a fazer que temos em nossas agendas pessoais, até quadros complexos com mais de 10 (dez) colunas e quadros adicionais para situações e assuntos específicos.

FORMA – Não recomendo a ninguém arriscar-se com quadros virtuais antes de deter muuuuita experiência e maturidade nesta técnica, para atingir os fins de gestão visual a que se destina, precisa ser físico : Papeis coloridos, flags, etapas, avatares, acabando por ter uma identidade própria e única. Em meio ao seu uso, cada detalhe, côr, ponta torcida do papel, sobreposição de selos (bug, impasses, mudanças, combinações, etc), tem especial clareza e sentido a seus usuários.

PAPEL – A opção mais racional que encontramos é IMPRIMIR em folha A4 colorida o layout exato de nossas representações de tarefas, com lugar para as informações que acharem necessárias – o projeto, iteração, tarefa (User Story), título, previsto x realizado, prioridade, complexidade ou outras necessárias. Após impresso, cada folha possui espaço para 8 (oito) tarefas, guilhotinamos, escrevemos as informações com canetão permanente e colamos com fita crepe, duradoura, não é abrasiva e não danifica ao movimentar … perfeito !!!

ORGANIZAÇÃO – Lembrem-se de uma premissa importante dos métodos ágeis, os instrumentos usados pela equipe devem ter valor percebido pela equipe e cabe a equipe interpretar, com ajuda se necessário, a melhor forma de composição e uso. A imposição de modelos externos tendem a ter maior resistência que alternativas auto-organizadas pela própria equipe, com pequenas melhorias contantes.

Reunião Diária

Reunir-se por 15 minutos a cada dia, no mesmo horário e mesmo local, preferencialmente junto ao ambiente de trabalho e em frente ao seu quadro de tarefas, momento em que CADA integrante da equipe usará para relatar em aproximadamente um minuto o que realizou desde a última reunião, o que pretende realizar até a próxima, se houve algum aprendizado ou inovação digno de nota e se por acaso há ou houve algum impedimento em suas tarefas.

DISPOSIÇÃO – As reuniões devem acontecer de forma que toda a equipe disponha-se em forma de ferradura em frente ao quadro, iniciando em uma ponta, um-a-um até chegar no outro extremo. Sugiro fortemente que os integrantes construtores, programadores ou executores falem primeiro, deixando analistas e business para depois e encerrando com o coordenador ou Scrum Master (couch).

ORDEM – Na ordem apresentada acima, ao chegar a palavra ao Scrum Master, o ideal é que a reunião tenha sido efetiva e que muito pouco ou nada em termos de orientação, veto ou instrução seja necessário fazer … sinal que o trabalho de treinamento e couching do Scrum Master vem surtindo resultados.

ALEGORIA – O quadro deve refletir de alguma forma a fala de cada integrante, que ao citar uma tarefa, deve tê-la representada em um papel colorido na coluna certa de status e com as informações atualizadas, assim, a reunião proporciona um alinhamento eficáz entre a equipe e permite posterior aproximação e “leitura” ou “memória” do quadro com sucesso.

TOKEN – Para induzir a objetividade e assertividade, usamos um token e somente quem esta com ele pode falar, deve ser um objeto divertido e que tenha a ver com o seu produto, em nossas equipes temos um jornal enrolado, um touro de pelúcia, uma bola de Rugby, etc. É muito importante e educado respeitar esta sinalização, bem como tomar a decisão de cortar a redundância, discussões, retórica, etc – Se necessário, agendem uma reunião subsequente para o assunto.

DISTÂNCIA – Temos cases de equipes geograficamente distantes, por sorte em mesmo fuso-horário, em que usamos espelhamento do quadro nas duas salas (Porto Alegre e São Leopoldo) e reuniões diárias via Skype, com sucesso. As equipes vão para uma sala de reunião, conectam-se via Skype em viva-voz e cumprem todo o ritual normalmente. Existem equipamentos de vídeo-conferência para isto, mas o custo é muito alto.

É muito fácil identificar reuniões ou quadros inúteis, normalmente a equipe para de se motivar, as vezes por voltar ao modelo mental de “tarefeiros” e deixarmos de nos interessar no real valor que poderiamos agregar. Se a reunião diária estiver desconectada do quadro de tarefas, muito provavelmente esta faltando a representação das tarefas em curso, esta defasado, esta desleixado, a reunião passa a transcorrer sem que os integrantes apontem o quadro como referência, ficamos ocupados demais para ir a reunião, ela começa a estourar os 15 min, etc.

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Daily Tracking (***)

“Daily Tracking” – Estudo de caso

Sou Scrum Master de 3 (três) equipes e isto gera, apenas em dailys, um volume de informações razoável a cada Iteração de 2 (duas) semanas, sendo que tenho memória seletiva e as vezes não consigo lembrar detalhes que poderiam apontar situações em que preciso atuar e recomendar alternativas metodológicas:

  • 3 equipes = 3 reuniões de 15 minutos por dia = 30 por Iteração
  • 9 integrantes por equipe = 270 relatos a cada Iteração

A informação acima gera a necessidade de uma memória auxiliar para registro de dados, de forma a proporcionar uma análise de posicionamento individual e aprendermos com nossa própria percepção diária de evolução de nossas tarefas.

Sendo assim, criei um quadro que esta sendo chamado de “Daily Track” e que vem surtindo resultados surpreendentes, com baixo empenho, onerando apenas na necessidade de espaço nos congestionados quadros brancos que temos. Este quadro fica ao lado do de tarefas e me posiciono sempre junto a ele durante a reunião diária, de forma a fazer os registros em tempo real.

Trata-se de uma grade com número de linhas igual ao número de integrantes e 11 colunas, sendo uma para o nome da pessoa e uma para cada um dos 10 dias da Iteração. Cada célula possui em torno de 4 cm x 2 cm e é preenchida por mim a cada reunião diária, de forma “taquigráfica”, na linha da pessoa, com o Nº das tarefas relatadas e para onde vai a seguir. Assim, a cada dia, sei em que tarefas o integrante estava trabalhando e observações pertinentes, bem como qual a trajetória dele e assertividade nas dailys anteriores.

GESTÃO – Esta mesma grade passarei a usar em reuniões de gestão, entre gerentes e coordenadores de uma das áreas de negócios, posto que ali não temos tarefas e a pauta são metas, dificuldades, oportunidades e posição de cada área. Sendo assim, montei uma grade de 7 colunas, uma para o nome do gerente ou coordenador, uma de pendencias da semana passada e uma para cada dia da semana. Sendo assim, ao completar a semana, resumimos pendências na 2ª coluna, junto ao nome, e limpamos tudo o mais para mais uma semana.

Porque não usamos quadro de tarefas com colunas de status e postits de tarefas? Já tentamos, mas o dia-a-dia deles é muito mais de ongoing, de tarefas recorrentes, atendimento, etc … não temos tarefas com evolução de status, o foco é praticar os pilares de transparência, inspeção e adaptação sobre volumes, anomalias, timing de oportunidades, gráficos de metas, etc :