Retornei à Curitiba com o briefing de facilitar uma reunião da equipe de staff de uma associação internacional de médicos com foco em ensino, disseminação de conhecimento e melhores práticas. A primeira foi no início de 2017 e contou também com o board latino-americano.
Fui com a intenção de utilizar uma técnica de brainstorming para focar o(s) principal(is) pontos de melhoria e depois usar um A3 Report para instanciar um canvas contendo premissas, planejamento, plano de ação, comunicação e melhoria contínua, mas … chegando lá, mudei.
Estava previsto um alinhamento sobre objetivos, contexto, riscos e oportunidades no dia anterior ao evento. Não Teríamos um planejamento de projeto ou tarefas, mas focaríamos em auto-conhecimento e oportunidades de melhoria em quatro papéis e suas interdependências.
A partir de nossa conversa, me propus a utilizar para cada uma das áreas, envolvendo de dois a três profissionais, uma jornada de auto-conhecimento, reflexão e priorização, para então realizar um exercício de pontos de melhoria e priorização de ações até Janeiro de 2018.
De volta ao hotel, optei por usar um canvas alemão de modelagem de papéis, mas ajustado para focar em processos, fluxos de trabalho e suas oportunidades de melhoria. O canvas (alemão) “Role Model Canvas” foi desenvolvido por Christan Botta (abaixo um dos links, todos alemães).
Não o usei de forma literal, o adaptei a minha necessidade, mas mantive o mérito ao autor. O reinterpretei visualmente de forma a privilegiar o que era para nós mais importante, por isso reorganizei e propus uma abordagem dirigida para preenchimento e abstração, conforme segue:
1º. Missão, antes de mais nada, o que é esperado, resultados esperados, porque de sua existência;
2º. Restrições conhecidas, as principais, tendo surgido algo quanto a alçada, budget, equipe, dependências;
3º. Parcerias essenciais, internas ou externas com quem a área ou processo ou programa conta ou depende;
4º. Informação que lhes são cobradas, métricas, metas, indicadores e quem as solicita ou exige;
5º. Ferramentas, de forma a deixar claro quais são e eventual contextualização;
6º. Trabalho, principais jornadas, procedimentos, com selos de valor, oportunidade e prioridade.
Tivemos duas rodadas, uma com três grupos e depois com dois reagrupamentos. As diferentes áreas de atuação da equipe, sendo ensino, marketing, pesquisa e comunidade, também se optando por discutir um processo (ANA) e um programa específico de ensino;
Na verdade, iniciamos com uma lightning talk e objetivos esperados para o evento conforme o chair do board latino-americano, realizamos um quebra-gelo divertido remetendo a importância da interação e participação ativa de todos, para então fazer uma talk de uma hora com debates.
Durante a primeira hora fiz um overview metodológico, conceitual, debatendo algumas técnicas e métodos de trabalho baseados no Lean e Agile, com bastante interação e contribuições, inclusive relatos do uso de práticas semelhantes em eventos do board internacional.
Assim que decidiram os grupos de trabalho, a primeira rodada encerrou as 13:00, contando com uma apresentação e debate do mapeamento realizado por cada grupo, gerando muita interação, insights e cenários alternativos conforme percepções, conhecimento e vivências de cada um.
A tarde uma segunda rodada, redistribuindo os grupos para mais dois canvas e apresentações. Na sequência, um conceito de clusterização para tópicos mais relevantes, no quadro abaixo ao canvas, tivemos a manifestação dos pontos de melhorias mais relevantes por duplas ou individual.
O mais votado recebeu um exercício ilustrativo de brainstorming em grupo, mostrando o potencial de melhorias, certezas, dúvidas e suposições, concluindo com meia dúzias de ações distribuídas de hoje até Janeiro de 2018 para preparação de propostas de mudanças ao board ou mudar.
A ideai é estabelecer um novo mindset de equipe, baseado em princípios Lean e ágeis, com maior domínio sobre planejamento x execução x aprendizado x replanejamento, baseado em modelos PDCL e muita auto-organização.
Os feedbacks foram positivos, as perspectivas e expectativas são muito consistentes com a necessidade de mudança exigir tempo e esforço, não por deficiências, mas por realismo, em uma equipe que performa e é bem avaliada, introduzindo-se Lean Thinking para melhorar ainda mais.
Links relacionados:
- https://www.projektmagazin.de/role-model-canvas
- http://www.visual-braindump.de/role_model_canvas
- https://de.linkedin.com/pulse/role-model-canvas-die-visuelle-raci-alternative-christian-botta
Jorge Horácio "Kotick" Audy 