Questionamento sobre imprevistos faz parte, surpreenda seu interlocutor!

Muitas vezes fazemos Empathy Canvas, personas, customer journey map, nos esforçamos para entender o negócio do cliente, mas não conseguimos ir além em horas de aperto no projeto, as vezes nem no dia-a-dia. Quando um sponsor pressiona, chefe questiona, PO aponta um problema, key-user reclama, tudo é possível, não desdenhe nem saia pela tangente, esteja preparado e surpreenda seu interlocutor.

Evite respostas evasivas e justificativas teóricas ou conceituais, você não está escrevendo um artigo, é a vida real, há um projeto acontecendo, fatos concretos em plannings, reviews, retrospectivas, planos de ação, pactos e acordos, então sempre coloque-se no lugar do outro e responda como gostaria de receber se fosse ele … com fatos, planos de ação e comprometimento com o negócio, com o projeto, com a empresa.

Empatia com quem fez a pergunta é o maior segredo para o sucesso de sua resposta!

Se eu sou um stakeholder e quiser questionar algo que meu cérebro chama de atraso na execução versus planejamento, as últimas frases que eu quero ouvir como resposta é que EU não entendi o que é Agile ou que É normal as coisas mudarem. Essas frases não explicam nada a quem é responsável por assinar cheques de cem mil reais a cada mês, o que fazer com seu planejamento financeiro ou estratégico.

Tudo o que um stakeholder quer de nós é uma demonstração concreta de profissionalismo, responsabilidade e assertividade. Então, não sejamos pedante, não desdenhe, é melhor demonstrar conhecimento sobre o que está acontecendo, objetive uma frase apresentando estratégia, tática e empatia! Principalmente que estamos trabalhando para fazer o nosso melhor naquele prazo e custo, em valor e qualidade.

Errado

O leite derramou!?! O problema era a mesa que tinha uma pata mais curta.

Estamos atrasados!?! Pois é, isso é normal, quando estimamos já sabemos que pode dar errado.

Certo

O leite derramou!?! Sim, o pé da nova mesa ficou desnivelado, colocamos um disco de madeira para evitar novo acidente, terça que vem chega um extensor, que permite o nivelamento mais seguro.

Estamos atrasados!?! De fato, nossa expectativa era estarmos a frente, mas foram incluídos X e Y de valor a pedido dos usuários e na última review e retrô combinamos a redução de W e Z, no final deste sprint confirmaremos a mitigação.

Um gestor ou stakeholder espera uma resposta a altura do profissional que nós somos, se for aquém, uma repetição de mantras ou teorias, se a resposta for evasiva, não elucidar a questão, o risco é que a réplica do gestor seja no mesmo nível, porque sem resposta aceitável, sobra a opção da indignação e pressão:

Quando um diretor chamá-lo a sua sala ou um chefe vier a sua mesa lhe questionar sobre um problema sério que houve: – Opção A: Você fica indignado, tenta culpar alguém ou se justifica! – Opção B: Você explica o que houve, qual a contingência traçada e o plano de ação para que não aconteça novamente! – Se você fosse ele, o que faria? Opção A: Enfureço com o amadorismo – Opção B: Ok, me mantenha informado!

Dica: Mantenha tanto seu Quadro de tarefa quanto seu Release Plan a vista e com um diário de bordo com fatos e decisões relevantes, planos de ação, não se preocupe em registrar o trivial, mas explicite o vital. Não espere o cliente ou seu chefe vir para forçá-los a repensar o que precisa ser repensado, antecipe-se e esteja sempre um passo a frente … dai a expressão iterativo-incremental-articulado!

E para encerrar, tem o lance do triângulo mágico do PMI – orçamento, cronograma e escopo – que no Agile expandimos com Valor para o Negócio e Excelência. Um projeto existe fruto de um planejamento estratégico e financeiro, pois sem objetivos, grana, tempo, pessoas, … não rola! Planejar em MVP’s mitiga desperdícios, antecipa valor e confirmações, mas sempre teremos restrições em algum nível – orçamento e tempo.

Se estivermos sempre um passo a frente, antecipando riscos, oportunidades e tratando tendências, jamais seremos pegos de surpresa por uma aflição ou questionamento sobre nosso projeto … a resposta sempre deve ser o mais concreta possível, com fatos, opções, ações e planos, porque sempre teremos restrições a considerar e decisões a tomar.