A partir deste momento passarei a explicitar no início de cada evento, dos quais participe da organização, um burnup de palestrantes. Organizo eventos a 5 anos, sempre de forma compartilhada, quer pelo GUMA ou TecnoTalks, as vezes algo dar errado é um bom mecanismo de aprendizado e melhoria.
Estava mal acostumado, sempre dava certo, iniciamos com uma reunião onde dividimos tarefas, fazemos convites, sempre encontramos bons cases e palestrantes. Na noite a galera comparece e o evento flui sem maiores regramentos, apenas evitando excessos. Se sempre dá certo, um dia a casa cai!
A partir de agora farei uma combinação geral de distribuição de tempo e como em alguns formatos de open space quando votamos por prosseguir ou trocar de tema, estará a vista de todos os tempos combinados e ao alcance de todos apontar ou relembrar se sairmos do previsto, sempre sujeito a ajustes em comum acordo.
Se forem quatro palestrantes como no evento do dia 29/03/16, trata-se de gerar uma matriz de 6 linhas, com eles quatro, o coffee-break e o debate final. Iniciaremos as 19:00, com tempos acordados para cada um, para o break e para o debate final, que ficarão explícitos nas colunas e todos poderão relembrar.
No caso do evento do dia 29/03/2016 sobre Realidade Virtual, terei uma primeira oportunidade para aplicar de forma divertida e lúdica este burnup, compartilhando com a galera a grade de forma explícita e positiva. A tempo, as inscrições para o dia 29/03 podem ser feitas em http://bit.ly/virtual29 e o burnup será desenhado a partir do programa \o/
A ideia, assim como em um burnup utilizados em dinâmicas de planejamento, conforme aprendi com o mestre e guru do Agile, Paulo Caroli. Uma grade de etapas a cumprir em seus horários e tempos, a matriz vai sendo atualizada (queimada) a medida que avançamos e a partir dela temos uma percepção de tendência, se vamos ou não confirmar nossas metas no tempo total disponível.
Tem males que vem para bem, um evento que saiu do controle gerou um mecanismo que tudo tem a ver com comunidades de prática como o do grupo TecnoTalks no Facebook, se todo o paradigma é auto-organização, o controle de tempo também é de todos, conforme acordo inicial da grade com os palestrantes.
Isto não é uma proposta fortuita, eu odeio ter que fazer este papel, acabo me envolvendo e perco o timing ou estou curtindo e não quero cortar o barato. Assim como o leão da montanha fazia, esta é uma saída estratégica pela direita, pois transfiro a todos os parceiros ou ao grupo o controle. Se alguém se extender fica explícito que estará cortando a participação dos demais, etc …
Em Stand Up Meeting, nas famosas reuniões diárias do método SCRUM, temos uma técnica colaborativa para evitar que alguém extrapole, quer sendo prolixo ou entrando em questões não condizentes com a natureza e objetivos da reunião: Se X integrantes levantarem a mão é porque já se entendeu e podemos seguir adiante. Se um integrante levantar a mão e os demais optarem por deixar rolar, serve como dica de que o assunto é pertinente e eu é que não estou acompanhando.
Um ou dois minutos a mais ou a menos são plausíveis, mas um grande deslocamento acaba por inviabilizar a grade, reduzindo a participação dos demais, estourando o horário de término, gerando transtornos que podemos evitar. Ou usamos as plaquinhas ou usamos um auto-gerenciamento, sem a necessidade de alguém ficar sozinho responsável pela tarefa … funciona igual, prefiro a segunda.
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Jorge Horácio "Kotick" Audy 