Século XXI e gestão visual ainda é diferencial – 10 dicas!

Século XXI, ano do senhor de 2016 e por incrível que pareça ainda é com surpresa que stakeholders se deparam com uma condução visual, efetiva e objetiva. Isso já não deveria ser surpresa desde a década de 80 do século XX, então vamos pensar.

O uso das paredes para ilustrar e representar o que está acontece é a mais antiga forma de registro da história humana. De imagens rupestres de homens primitivos até os diferentes canvas, user story mapping, quadros kanban estratégicos, táticos e operacionais, nos instigam o cérebro a usar seus dois hemisférios.

Um dos aspectos mais impactantes ao iniciar uma consultoria de métodos ágeis em uma empresa é a surpresa positiva que o uso de mapas mentais, conceituais e gestão visual geram. O quanto provocam a participação real, o alinhamento efetivo, o extremo foco no objetivo de cada reunião ou dinâmica.

Quer reuniões de elicitação, modelagem, tomada de decisão ou brainstorming, é importante o uso de mapas visuais, canvas, diagramas, quadros. Impossível não ficar impressionado com o aumento da produtividade, mais foco e menos dispersão, mantendo todos interessados para que o mapa sintetize tudo.

1. Inicie alinhando expectativas, deixando claro o objetivo da reunião, a técnica e o tempo disponível;

É essencial que desde o início fique claro o nível de abstração e profundidade no qual a reunião deverá se desenvolver para que atinja seu objetivo, evitando mergulhar em detalhes desnecessários ou ficando apenas na superfície. Toda a reunião tem um objetivo, quer seja estratégico, tático, operacional ou abstrato.

2. Vá preparado com o que já sabe, quer com uma apresentação ou com um ponto de partida, talvez um mapa preliminar;

Um dos maiores desperdícios e frustração é iniciar uma reunião sem levar em consideração as anteriores, perguntas já respondidas, consensos já atingidos. As vezes escuto o mito do “não queremos influenciar”, mas começar por uma parede vazia é um grande desperdício de conhecimento, paciência e competência.

3. Comece hoje, comece simples, sem peso na consciência, com a prática você vai melhorar cada vez mais;

Não existe certo e errado, registre, para então colaborativamente fixar, mover ou remover, materializando a opinião de todos e buscando o consenso. Importante, se algo foi dito e escrito, não amasse, não jogue fora, risque ou crie uma área de não escopo ou “descarte”, é uma forma de evitar má interpretações.

4. O mapa pode ser hierárquico, modular, estrela, rede, fluxograma, etc, o importante é ser claro para quem lê;

Há um tipo de mapa ou quadro para cada condição e objetivo, mas isso não é impeditivo, porque na dúvida, vá para a parede com um bloco de postits e hidrocor para representar nela a essência do que está sendo discutido, ao natural eles (os postits) ganham vida e colaborativamente compõe-se algo legível e útil.

5. Mantenha todos atentos, pois todos são responsáveis por garantir que toda informação relevante esteja no mapa;

Se houver dispersão, use técnicas de oratória, repasse o que já foi mapeado, relembre o pacto inicial, objetivos e valor. Se preciso, faça um pequeno jogo relacionado ao tema, a trabalho em equipe ou apenas para acordar e esticar as pernas.

6. Na mesma reunião podemos ter mais de um mapa se necessário – processo, funcional, riscos, stakeholders, etc;

É muito comum termos pelo menos um mapa central e um “TO DO LIST”, mas é frequente tremos que demonstrar diagramaticamente algo como um processo, fluxo ou ciclo de vida com o intuito de subsidiar as informações para construção do mapa principal.

7. Evite reprimir ou centralizar as decisões do que vai para o mapa, registre e incite decisões coletivas;

Segure seu instinto comando-controle, evite tomar decisões silenciosas, evite decidir o que pode ou não, o que deve ou não entrar no quadro. Não subestime o capital intelectual presente na sala nem a possibilidade de juntos chegarem a um resultado melhor que sozinho.

8. Use postits grandes para os nodos e pequenos para destacar ícones, avatares e selos de forma ilustrativa;

Se não possui experiência com postits e quadros, mapas e diagramas colaborativos, antes da reunião dê uma navegada na web que terá um toró de insights. Não desperdice informações relevantes, mas sempre que possível resuma-os a selos, cores ou assinalamentos ocultos. O equilíbrio é amigo da inteligibilidade.

9. Construa sobre quadros brancos ou folhas de flipchart para poder fazer e refazer conectores, linhas ou setas (*);

Evite construí-los diretamente sobre uma parede de alvenaria, porque não poderá riscar nela. Se necessário, cole folhas de flipchart na parede e use-as como se fosse um quadro branco … funciona bem, mas um quadro branco é melhor porque podemos pagar e refazer N vezes.

10. O mapa deve ser fotografado e salvo em um repositório, mas será entrada para sua ferramenta de projeto, wiki, GC;

Sempre recomendo fotografar a reunião e o quadro a medida que ele vai se construindo, especialmente a sua versão final. Arquive as fotos de forma a estarem acessíveis aos participantes e interessados. Mas lembre que a foto não substitui seu site de projeto, ferramenta ALM, wiki, etc, a foto é apenas uma aliada.

Conclusões

O mínimo que eu espero de um profissional é que leve um caderno e caneta para qualquer reunião, e que a use. Em reuniões tradicionais, um deles redigirá uma ata e enviará aos demais, mas a maioria sequer as lê porque pressupõe que está tudo lá, viu que o colega passou a reunião anotando tudo em seu bloquinho.

Em técnicas visuais, vamos montando um mapa mental que ilustre e instigue o avanço da reunião, de forma colaborativa e objetiva … É uma ata de consenso em tempo real. Nosso bloquinho é a parede, se o entendimento é outro, discute-se e corrige-se o entendimento na hora, permitindo e agilizando os objetivos.

Temos em uma reunião diferentes memórias sendo aguçadas, a visual, auditiva e motora, também olfativa, tátil, cada sentimento nos influencia em seu acesso posterior. Pode ajudar, somando a visual e auditiva, a auditiva e motora, mas podem atrapalhar se estiver frio demais, desconfortável ou odores.

Uma reunião com uma técnica visual aguça o lado direito e esquerdo do cérebro, a mente visual, lúdica e criativa, além da analítica, prática e cartesiana. Conduzir, assim como tudo o mais, é uma habilidade que deve ser desenvolvida, alguns tem mais e outros menos, mas melhorar é só uma questão de prática.

Já tenho muitos outros posts sobre mapas conceituais, mapás mentais, canvas e quadros, faltava um que expressasse minha surpresa sempre que inicio um trabalho e vejo a felicidade de um cliente ou partes interessadas em participar de uma reunião com forte apelo visual e colaborativo … é muito gratificante!

mapa-mental

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