Há uma semana atras estava debatendo sobre como promover e potencializar ao máximo Lições Aprendidas, que muitas vezes ficam restritas a repositórios fragmentados por projeto, iniciativas, ou perdem-se em meio a um enorme volume de informações fracionadas sem concentração por tipo de lição aprendida, conteúdo ou … conhecimento.
Retrospectives ou Futurespectives são dinâmicas de grupos voltadas a aprendizados e melhoria contínua, podendo ser com frequência pré-determinada como no Scrum ou conforme demanda. Seu conceito mais tradicional advém do registro das lições aprendidas no transcorrer ou final de um projeto, para que fiquem ao alcance de outras equipes ou colegas.
A dúvida não é fazer ou não fazer, mas estabelecer racionalmente sua estrutura e natureza, muito especialmente definir uma abordagem clara para a gestão cumulativa de conhecimentos como núcleo essencial, um meio disponível e acessível a todos para ser seu repositório, podendo este ter diferentes naturezas, como wiki, blog, site, …
O PMBOK orienta que um Projeto deve ter registrada suas Lições Aprendidas antes de encerrar, sendo mais eficaz fazer estes registros a medida que o projeto transcorre e aprendizados acontecem. Este processo foca na redução de riscos e aproveitamento de oportunidades ao iniciar cada novo projeto.
Fato, muitos gerentes de projetos realizavam este registro ao final do projeto preenchendo e anexando ao site de projeto um formulário de lições aprendidas, de forma que o aprendizado é de um projeto e não de um tema ou assunto. Qualquer estratégia centrada no projeto, transforma a lição aprendida em refém do projeto ou GP, ao invés de tratá-la como um aprendizado da organização, registrada através de artigos estruturados como em um jardim do conhecimento.
Organizações que aprendem
Senge (1990) afirma que colaboradores geram e aplicam seus conhecimentos, novos e consolidados, desenvolvendo sua capacidade de gerar resultados e valor, onde surgem novos e elevados padrões em que a aspiração coletiva é liberada, onde as pessoas aprendem a aprender em grupo.
Nonaka e Takeushi (1997) são considerados os pais da gestão do conhecimento como a conhecemos hoje, dois dos grandes contribuidores das Teorias das Organizações que Aprendem, circulando entre o conhecimento tácito e implícito, transformando aprendizado individual em organizacional.
Jardim do Conhecimento
Jardim do conhecimento, por exemplo, pode ser uma plataforma wiki em que cada ítem é categorizado e tagueado de forma a facilitar seu agrupamento, localização, permitindo fácil rastreabilidade, criando páginas autônomas com hipertexto para outras páginas, centrado cada uma em um item de conhecimento.
Podemos ter categorias ou trilhas sobre Scrum, com tags para papéis, timeboxes, artefatos e regras, outra sobre Kanban, com métricas, gestão de fluxo, maturidade, uma sobre Dot NET, JAVA, DevOps, etc, talvez uma sobre reuniões, facilitação, gestão de conflitos, … contendo links, hipertexto, áudio, vídeos, … com versionamento.
Cada item está relacionado a uma categoria e sub-categorias, de forma a gerar estruturas (árvores ~ tronco e galhos onde temos as folhas ~ conhecimento), com tags livres para fácil localização. Se o conteúdo é 100% co-criado livremente, a estrutura precisa curadoria para não perder-se em conflitos de estrutura, redundâncias e ‘anacronismo’.
Co-criação
Bem conduzido e orquestrado desde o início é garantia de um volume imprevisível e exponencial de conteúdo co-criado e refinado por seus pares, versionado e permanentemente enriquecido por links e mídias internas e externas. Previsivelmente poderá ser usado como base de conhecimento para workshops, livros, inbound marketing, etc …
Um excelente exemplo para árvores de conhecimento é a Wikipedia, que se utiliza de um open source chamado MediaWiki criada por eles para atender a sua própria necessidade. Cada página é editável pelos próprios envolvido de forma colaborativa, segundo um manual básico de estilo, que é uma página de recomendações de estrutura textual e hipertexto.
Em um contexto organizacional, NÃO é preciso uma mediação prévia de conteúdo, beirando a censura, ao contrário, a liberdade integrada a uma estrutura e recomendações gerará muitos aprendizados de forma descentralizada em volumes e pertencimento desejados para que transforme-se uma ferramenta de todos, mantida colaborativamente.
Mediação NÃO é necessária, mas uma equipe ou comitê organizador é imprescindível, de forma a fazer crescer a estrutura e categorias conforme os aprendizados vão-se ampliando e gerando novas oportunidades. Em empresas com uma boa gestão de comunidades, há sempre grupo(s) que se reúne(m) periodicamente com atribuições de boa administração.
Jorge Horácio "Kotick" Audy 