Quadros usados por equipes fora da TI

A seguir alguns exemplos de uso de quadros de gestão visual (kanban) para diferentes áreas e equipes, fora do circuito de desenvolvimento de software, como uma área de eventos, tático transversal ou financeiro. Cada caso é um caso, a ideia não é apresentar soluções, mas instigar a reflexão sobre o quanto é possível extrair benefícios com quadros bem diferentes dos kanbans de projetos de sistemas.

1. Eventos – Quando era scrum master nas equipes de classificados do PenseCarros, Imóveis e Empregos, fizemos uma experiência para gestão visual dos eventos programados, relativos a salões de imóveis, feirões de automóveis e outros. A solução era muito simples, uma linha na parede, dali para cima cada postit representava um evento já negociado e previsto, da linha para baixo eram eventos possíveis ainda em aberto.

Cada postit com cores relativas a categorias dos eventos, com selos relativos a prioridade, datas-marcos, riscos, cada coluna relativa a um mês, quanto mais para cima antes, mais para baixo depois. Uma simples olhada para o quadro e era possível entender a programação, as possibilidades, riscos e oportunidades, a necessidade de antecipar o possível ou planos de ação:

2. Tático transversal – Quando scrum master da equipe Hagah, local search do grupo, equipe pioneira em Agile, com gestores nas áreas administrativas e operacionais com alto engajamento e empreendedorismo. Idealizei e implantei um quadro usado em reuniões gerenciais envolvendo o diretor da unidade, acho que eram dois ou três gerentes e seus coordenadores, ao todo umas 10 pessoas.

Na manhã de cada sexta-feira eles realizavam uma standup meeting em frente ao quadro, onde diziam o que surgiu de riscos e oportunidades, fatos fora da curva, em 15 minutos cada um havia falado e alinhado, gerando desdobramentos a partir de links, sinergia, insights, realinhamento estratégico e tático. Lembro de oportunidades em que planos foram traçados ali mesmo a partir de uma ideia surgida em uma equipe e ampliada para outras:

3. Financeiro – Abaixo imagem de um quadro principal e dois auxiliares para uma área financeira com três bancadas, aqui ilustrando estarem na terceira semana do mês, as 2 primeiras semanas já estão no quadro Realizado, a 3ª semana está em curso no quadro de tarefas (Scrum Board) e as últimas 2 semanas ainda estão aguardando no quadro de Planejamento.

Com PostIts que podem conter data-marco, tempo estimado de dedicação para realizar a atividade, data limite para início e selos para identificar atraso na execução, extras e impedimentos, podendo inclusive ter-se no verso registro dos dados mês-a-mês, assim manteremos todas as informações, que proporcionará aprendizado e oportunidades para melhoria continua.

A esquerda, um quadro com o Planejamento Mensal – O quadro possui 5 linhas (semanas) por 7 colunas (dias da semana) – A área financeira tem um pack de atividades recorrentes e críticas a cada mês (fechamentos, conciliações, pagamentos, conferências, etc). No início de cada mês ao fazer a análise de feriados, finais de semana e dias úteis, distribuirão os PostIts correspondentes nas datas em que cada uma das atividades devem estar prontas. Os PostIts são plastificado para reuso.

No centro, o quadro principal, focado na semana corrente – No início de cada semana do mês, traz-se toda a linha da semana que inicia do quadro de planejamento mensal para a coluna TO DO do quadro de tarefas. Ao final da semana tudo o que não estiver concluído recebe um selo de disfunção (atraso), assim o que estiver neste quadro com o selo quer dizer que é um problema.

A direita, o quadro de Execução mensal – Igual ao quadro de planejamento, mas este, a partir do final da primeira semana, receberá as atividades concluídas no Scrum Board, na coluna DOING, que devem ser movida para a linha da semana que acabou no quadro de execução mensal.

Escolhi estes três porque foram sintomáticos e marcaram momentos legais de uso de quadros kanban em áreas diferentes das de TI, com estruturas inesperadas. Lembro de outros, como o de tarefas e passagem de turno do Canal Rural, equipe em que também fui Scrum Master e os da equipe de multimídia da Zero Hora.

O primeiro passo sempre é entender quais são os desafios, problemas ou oportunidades que queremos debater, a partir disto usando técnicas como managing dojo, customer journey map ou opções que mostrem as prioridades. Se entre elas houver a necessidade de quadros ou dashboards, ideie, modele, comece a usar e o aperfeiçoe a cada ciclo … a tendência é melhorar e acompanhar as viagens do time na busca por processos e artefatos que lhe proporcionem maior produtividade e satisfação em fazer melhor sempre que possível.