Gestão do Tempo gera trabalho sustentável

De nada adianta um processo bem desenhado, otimizado, produtivo, se as pessoas envolvidas não conseguem gerir bem o seu tempo. Mesmo um processo ineficiente, se tiver pessoas engajadas e competentes na gestão do seu tempo, contornariam muitas de suas limitações.

Para isso, há um grande número de técnicas para auto-organização de suas atividades diárias, priorizando desde o início do dia aquilo que é importante e urgente. Algumas partem de uma lista no início de cada dia com prioridades, como a matriz de importância x urgência.

Podemos usar bons frameworks colaborativos, mas se não aprendermos a gerenciar nosso tempo no dia-a-dia, na granularidade de tarefas x valor (relevância) x urgência sempre será uma roleta russa. Sem gestão do tempo alternaremos desnecessariamente dias de tranquilidade e stress.

Na maior parte das vezes, é nossa melhor ferramenta para negociação, apoio a argumentação, porque quem pede muitas vezes não tem a oportunidade de uma visão geral e de impacto, gerando uma sobrecarga e resultados deficientes, atrasos, retrabalho ou desperdícios.

Tem gente que usa uma nova folha de seu moleskine todos os dias, outros possuem um kanban pessoal, usam sistemas ou apps, etc, adotam a técnica dos 7 minutos, Pomodoro Tecnique, … mas a percepção de valor da gestão do tempo só se apreende fazendo.

O segredo não é não parar para relaxar, tomar um café ou trocar impressões com colegas, pois isso é fundamental. Precisamos ter sempre a vista as prioridades e metas, com um bom quadro Kanban a nível coletivo e uma gestão de tempo pessoal, que pode usar listas, quadrantes ou quadros pessoais.

Se nosso cotidiano fosse previsível isso não seria tão relevante, mas sabemos que o telefone toca, um diretor demanda pequenas coisas, o cliente ou usuário tem dúvidas e consome tempo … inevitável, nosso dia-a-dia possui padrões explicados pelas Teorias da Complexidade, por isso uma gestão visual é útil.

Na gestão de tempo a data de entrega é importante, mas o deadline para iniciar também, o raciocínio segue o momento mais cedo e mais tarde da teoria de caminho crítico, então: faça uma coisa de cada vez, faça o que é realmente necessário, entregue cedo e comemore ao invés de tarde sob pressão, acima de tudo aprenda a justificar o NÃO.