Auto-facilitação, uma competência coletiva

Vamos iniciar uma reunião, fazer um planejamento, uma demo, um brainstorming, atividades como estas são fruto de um trabalho colaborativo, envolvendo um ou mais times. Gera altas expectativas sobre o atingimento e superação de seus objetivos, para isso, muitas vezes tem a ajuda de um facilitador!

Na TI, a partir das metodologias ágeis, houve uma terceirização do papel de facilitação em reuniões. Nesta condição, o grupo ou time poderia dedicar-se 100% ao tema, ao conteúdo, planejamento, sem que nenhum dos participantes tivesse qualquer preocupação além dos resultados esperados.

“Um facilitador é uma pessoa (1) não membro do grupo, (2) neutro em relação ao conteúdo, (3) sem autoridade sobre as decisões, (4) aceito por todos os membros do grupo, (5) diagnostica e intervém no grupo para (6) ajudar a melhorar o processo e meios, com o objetivo de melhorar a eficácia do grupo” (SCHWARZ, 2017, p. 14)

Preparação prévia, checkin, slogan, parking lot, checkout, técnicas de alinhamento, debate, priorização, conclusões, garantindo sempre um resultado plausível. A cada reunião ou momento, no tempo que temos agendado e disponível, usarmos boas práticas que direcionem melhor à construção do resultado.

Auto-organização também é auto-facilitação?

Enquanto estávamos circunscritos à TI em nossos métodos ágeis e design thinkings (entre outros), consolidou-se termos alguém dedicado aos time fazendo as vezes de facilitação. Entretanto, com a disseminação destes métodos à outras áreas organizacionais essa prerrogativa está rapidamente se flexibilizando.

Ao disseminar o Agile Thinking em outros times, como RH, financeiro, controladoria, planejamento, jurídico, nunca incentivo a prerrogativa de um facilitador. Os times se auto-organizam integralmente, são eles que escolhem as técnicas mais afeitas as suas características, são eles que puxam suas reuniões.

“A facilitação pode ser executada por qualquer profissional que deseje, desde que se muna com metodologias e processos capazes de garantir os três pontos básicos da facilitação – (1) garantir o melhor desempenho do time, (2) relações interpessoais equilibradas e (3) bem-estar individual durante o trabalho.” – Heller de Paula

Este desafio gera uma cadência de transformação própria, instigando e promovendo melhoria contínua. Tem mais a ver com Team Building e Lean Thinking, os times se empenham no dia a dia e em suas reuniões de forma legitima, sem terceirização. Eles nem cogitam pedir a contratação de um facilitador.

Conclusões

Quando há alguém já com algum conhecimento prévio sobre métodos ágeis (Scrum), eles reinvindicam alguém para este papel, citando a necessidade de um “scrum master”. Com certeza, é um privilégio ter alguém dedicado a facilitação, mas raramente isto é possível, frequentemente desnecessário.

É um desafio maior, uma equipe de controladoria, por exemplo, ao ser treinada em princípios Lean, Agile e Design, sobre team building, PDCA, times de alta performance e inovação, toma as rédeas de sua transformação ou evolução … gerando uma curva maior de aprendizagem e experimentação.

O que for possível aportar de início, melhor, um bom workshop e uma breve mentoria nos primeiro passo, depois é acreditar que com algum incentivo e empoderamento, seguirá evoluindo em ciclos quinzenais ou mensais de retro e futurespectivas. Desta forma, voltar a zona de conforto tem um apelo maior.

A seguir um resumo com as técnicas mais usadas:

Em qualquer time, a partir do modelo de combinação do Gartner, temos uma base singular de Team Building, além disso é possível perceber oportunidades sobre estratégia, concepção, projetos, operações e tecnologias.

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