Alguns fundamentos sobre facilitação de reuniões

Se você gosta da ribalta, não seja um facilitador, porque paradoxalmente você será tão bom na facilitação quanto menos você aparecer, se sua participação faz-se necessária é porque a equipe ainda não tem maturidade suficiente. O termômetro do bom facilitador é quando a equipe está mandando bem e não precisa mais dele.

Tem coisas que um bom facilitador aprende fazendo, mas outras já são dele e é preciso continuar desenvolvendo, como pró-atividade e ética, não ter medo de orientar, ser um bom negociador e no tocante ao poder de argumentação, uma base conceitual e toolbox crescentes, com boa habilidade interpessoal.

. Cada reunião é única

Toda reunião (agrupamento de pessoas num mesmo local para tratar de algum assunto) merece e tem o direito de ser organizada, o foco de um facilitador é garantir a cada uma delas um significado. Para isso é preciso tratar cada reunião como sendo única, singular, merecedora de ter seus objetivos atingidos.

Sempre naqueles casos em que nossa arrogância nos diz que é apenas mais uma reunião e na hora as coisas fluirão, nossa experiência vai saber fazer, engatilhamos uma roleta russa. Um mau dia do facilitador e as coisas podem sair do controle, darem errado, mas é preciso humildade para aprender quando isso acontece.

. Preparação e organização

A própria existência de uma reunião exige entendimento, definição e validação, tanto que em 07/07/16 fiz um post sobre o 5w2h e MVP de reuniões e no dia 14/09/16 fiz um post sobre comportamento disfuncional em reuniões. Mas, este post agora tem outro objetivo, o de falar de situações e momentos, cases.

De toda a forma, toda facilitação de qualidade pode exigir material e equipamento, espaço e logística, o básico é quadro branco, flipchart, canetões, postits, fita crepe, mas também temos folhas A4, canetas e hidrocôr, tesouras e cola bastão … bolas. É bom quando temos um kit em uma maleta com o básico e itens quebra-galho.

. Plano de comunicação

É fundamental ter, formal ou informalmente, um bom plano de comunicação e uma estratégia adequada para cada tipo de reunião ou evento. Métodos como SCRUM e Kanban nos oferecem bons esquemas e scripts, que nos orientam a quem convidar, ter prévio alinhamento de objetivos comuns, possibilidades.

É importante prover informações prévias e gerar expectativas corretas para que uma reunião atinja seus objetivos. Muitas vezes a má comunicação faz com que participantes não levem material e informações disponíveis ou não se preparem adequadamente, levando normalmente a baixa produtividade e novas reuniões.

. Auto-conhecimento

Conhecer o perfil dos participantes, usando de técnicas ou boas práticas compatíveis, ativando ou mitigando comportamentos, atitudes e foco que estabeleçam seu curso e proporcionem bons resultados. Cada equipe suscita diferentes formas para se inspirar, instigar, buscar superação, fazer seu melhor.

Se temos pessoas dispersivas, hiperativas, até mesmo rabugentas ou agressivas, é possível lançar mão de um quebra-gelo e provocar um pacto ou alinhamento inicial que antecipe técnicas para diminuir estes comportamentos, aproximar essas pessoas, podendo inclusive influenciar o tempo, local e meios da reunião.

. Melhoria continua

Ao contrário do que os livros de auto-ajuda e interessados em valorizar-se dizem, ERRAR é ruim, mas a cada ocorrência de erros que não puderam ser previstos e mitigados, pelo menos devemos ter a vergonha na cara de tentar aprender com eles, tentar entender seus precedentes e gatilhos, para tentar evitá-los no futuro.

Por isso é tão importante fazer rápidas e descontraídas retrospectivas a cada duas semanas, para entender nossos desperdícios de todo tipo, quer com erros ou na falta de aproveitamento de oportunidades de melhoria. Desperdícios e melhorias podem dizer respeito a processo, pessoas, ambiente, ferramental, artefatos, …

. Transparência e Facilitação Visual

Esse é o remédio para quase todos os desperdícios existentes, pois sempre há a possibilidade de sermos transparentes e realistas, assertivos, usando a paredes para atas em tempo real baseadas em mapas mentais e facilitação visual. Mesmo antes da reunião iniciar, dispomos o que temos nas paredes para o kick-off da reunião.

Antes – Preparação adequada das pessoas e do local;
Início – Estabelecer combinações e pactos;
Durante – Manter foco e visibilidade do andamento;
Final – Alinhar conclusões e próximos passos;
Depois – Transparência do andamento das decisões.

Por hoje era isso, mais um post com mais algumas dicas sobre facilitação, aos poucos virão outros, pode perguntar, a resposta pode pautar o próximo post 🙂