Se você gosta da ribalta, não seja um facilitador, porque paradoxalmente você será tão bom na facilitação quanto menos você aparecer, se sua participação faz-se necessária é porque a equipe ainda não tem maturidade suficiente. O termômetro do bom facilitador é quando a equipe está mandando bem e não precisa mais dele.

Tem coisas que um bom facilitador aprende fazendo, mas outras já são dele e é preciso continuar desenvolvendo, como pró-atividade e ética, não ter medo de orientar, ser um bom negociador e no tocante ao poder de argumentação, uma base conceitual e toolbox crescentes, com boa habilidade interpessoal.

. Cada reunião é única

Toda reunião (agrupamento de pessoas num mesmo local para tratar de algum assunto) merece e tem o direito de ser organizada, o foco de um facilitador é garantir a cada uma delas um significado. Para isso é preciso tratar cada reunião como sendo única, singular, merecedora de ter seus objetivos atingidos.

Sempre naqueles casos em que nossa arrogância nos diz que é apenas mais uma reunião e na hora as coisas fluirão, nossa experiência vai saber fazer, engatilhamos uma roleta russa. Um mau dia do facilitador e as coisas podem sair do controle, darem errado, mas é preciso humildade para aprender quando isso acontece.

. Preparação e organização

A própria existência de uma reunião exige entendimento, definição e validação, tanto que em 07/07/16 fiz um post sobre o 5w2h e MVP de reuniões e no dia 14/09/16 fiz um post sobre comportamento disfuncional em reuniões. Mas, este post agora tem outro objetivo, o de falar de situações e momentos, cases.

De toda a forma, toda facilitação de qualidade pode exigir material e equipamento, espaço e logística, o básico é quadro branco, flipchart, canetões, postits, fita crepe, mas também temos folhas A4, canetas e hidrocôr, tesouras e cola bastão … bolas. É bom quando temos um kit em uma maleta com o básico e itens quebra-galho.

. Plano de comunicação

É fundamental ter, formal ou informalmente, um bom plano de comunicação e uma estratégia adequada para cada tipo de reunião ou evento. Métodos como SCRUM e Kanban nos oferecem bons esquemas e scripts, que nos orientam a quem convidar, ter prévio alinhamento de objetivos comuns, possibilidades.

É importante prover informações prévias e gerar expectativas corretas para que uma reunião atinja seus objetivos. Muitas vezes a má comunicação faz com que participantes não levem material e informações disponíveis ou não se preparem adequadamente, levando normalmente a baixa produtividade e novas reuniões.

. Auto-conhecimento

Conhecer o perfil dos participantes, usando de técnicas ou boas práticas compatíveis, ativando ou mitigando comportamentos, atitudes e foco que estabeleçam seu curso e proporcionem bons resultados. Cada equipe suscita diferentes formas para se inspirar, instigar, buscar superação, fazer seu melhor.

Se temos pessoas dispersivas, hiperativas, até mesmo rabugentas ou agressivas, é possível lançar mão de um quebra-gelo e provocar um pacto ou alinhamento inicial que antecipe técnicas para diminuir estes comportamentos, aproximar essas pessoas, podendo inclusive influenciar o tempo, local e meios da reunião.

. Melhoria continua

Ao contrário do que os livros de auto-ajuda e interessados em valorizar-se dizem, ERRAR é ruim, mas a cada ocorrência de erros que não puderam ser previstos e mitigados, pelo menos devemos ter a vergonha na cara de tentar aprender com eles, tentar entender seus precedentes e gatilhos, para tentar evitá-los no futuro.

Por isso é tão importante fazer rápidas e descontraídas retrospectivas a cada duas semanas, para entender nossos desperdícios de todo tipo, quer com erros ou na falta de aproveitamento de oportunidades de melhoria. Desperdícios e melhorias podem dizer respeito a processo, pessoas, ambiente, ferramental, artefatos, …

. Transparência e Facilitação Visual

Esse é o remédio para quase todos os desperdícios existentes, pois sempre há a possibilidade de sermos transparentes e realistas, assertivos, usando a paredes para atas em tempo real baseadas em mapas mentais e facilitação visual. Mesmo antes da reunião iniciar, dispomos o que temos nas paredes para o kick-off da reunião.

Antes – Preparação adequada das pessoas e do local;
Início – Estabelecer combinações e pactos;
Durante – Manter foco e visibilidade do andamento;
Final – Alinhar conclusões e próximos passos;
Depois – Transparência do andamento das decisões.

Por hoje era isso, mais um post com mais algumas dicas sobre facilitação, aos poucos virão outros, pode perguntar, a resposta pode pautar o próximo post 🙂